Что нового в Кайтене

Новые гибкие настройки управления доступами пользователей на пространствах, в документах и папках. Теперь помимо стандартных ролей: Администратор, Редактор и Комментатор, вы можете создавать и настраивать собственные роли в Kaiten.

В административном отчете по затраченному времени изменилось отображение записей учета времени без группировки.

Добавили два новых условия: «Карточка является заявкой» и «Автор заявки» → «Принадлежит к одной из организаций». Они позволят автоматизировать работу с заявками из Service desk.

Добавили сразу три условия, которые помогут сделать ваши автоматизации более точными: предыдущее расположение карточки, установленные значения в полях формата «селект», перемещение одной или всех дочерних карточек в указанное место.

Теперь вы можете установить запрет на создание или перемещение карточек в зависимости от заполненных полей.

Теперь пользователи могут просматривать отчет о своем затраченном времени в табличном формате. Это позволит удобно смотреть, сколько времени ушло на работу с задачами в каждый день, и сопоставлять запланированные трудозатраты с фактическими.

User metadata integration позволяет добавлять данные о пользователях из ваших источников в карточки заявок Службы поддержки.

Теперь вы можете скрывать сервисы Службы поддержки от пользователей, не удаляя их. Кнопка сервиса просто исчезнет с портала приема заявок или из Telegram-бота.

Теперь вы можете фиксировать соглашение об уровне сервиса в каждой заявке Service desk и видеть прозрачную статистику по эффективности работы вашей Службы поддержки или других вспомогательных сервисов.

Создавайте календари для фиксирования рабочего графика ваших команд. Отмечайте рабочее время, выходные, праздничные и рабочие дни.

Теперь при создании динамической формы заявки вы можете выбрать в качестве условия не один, а сразу несколько вариантов заполнения полей.

Теперь вы можете задать ограничения значений в числовых и текстовых пользовательских полях карточек. То есть ограничить минимальное и максимальное число, или количество знаков, которое пользователь может указать в поле.

Теперь вы можете планировать проекты, распределяя ресурсы пользователей, которых нет в Kaiten. Это могут быть внешние подрядчики, предполагаемые сотрудники или специалисты, которых вы еще только планируете нанять в штат.

Теперь вы можете зафиксировать общую информацию по проекту в каждой карточке, которая к нему относится, а также видеть трудозатраты по задаче в соответствующем поле внутри карточки.

Видели, как устроена База знаний Kaiten и раздел «Что нового» ? Теперь вы можете сделать такие же разделы для своей компании или использовать публикацию документов для других целей.

Теперь вы можете визуализировать важные этапы проекта на таймлайне и автоматически учитывать рабочие часы и дни конкретного сотрудника при распределении трудозатрат.

Теперь вы можете создавать полноценные проекты, объединяя на Диаграмме Ганта задачи из разных пространств, фиксировать ранее утвержденные планы по проекту, а также задавать постоянные временные промежутки между задачами.

Теперь на заявки в Службе поддержки вы сможете отвечать шаблонными комментариями и автоматически перемещать карточки в нужные колонки. Это сэкономит ваше время, а еще поможет унифицировать коммуникацию с заказчиками.

Теперь заказчики Службы поддержки могут управлять пользователями внутри Организаций через личный кабинет Service desk, даже не имея доступа к пространствам Kaiten, — изменять их права либо исключать из Организаций.

Благодаря этой функции вы сможете получать более подробные и детализированные данные от заказчиков. Форма заявки будет автоматически подстраиваться под вашу задачу в зависимости от заполненных ранее полей.

Добавили подробный отчет по соблюдению сроков задач и пунктов чек-листов.

Теперь авторы заявок могут поставить оценку вашей работе прямо в Telegram-боте. Оценка заказчика отобразится в карточке заявки в Кайтен.

Теперь вы можете устанавливать порядок исполнения автоматизаций в зависимости от их приоритета, копировать уже существующие автоматизации, а также автоматически добавлять комментарии в карточки и контролировать выполнение чек-листов.

Новый инструмент позволяет ввести строгий контроль над операциями пользователей. То есть указывать, что и при каких условиях им можно и нельзя делать с карточками.

Теперь вы можете привязать заявку к другому сервису прямо из карточки с заявкой и настраивать поля, которые отображаются в таблице вывода заявок.

Теперь вы можете видеть и комментировать не только свои заявки, но и заявки своих коллег, с которыми вы находитесь в одной «Организации».

Теперь вы можете отслеживать, какие изменения произошли в дочерних задачах, и в зависимости от этого выполнять автоматические действия с родительскими карточками.

Теперь вы можете поддерживать порядок на досках с помощью автоматизаций, детально отслеживать изменения сроков и выбирать последующие действия в зависимости от того как именно был изменен срок, а также автоматически добавлять родительские карточки к задачам.

Теперь при выгрузке сроков по карточкам в виде событий календаря (Google, Outlook и т.д.) перед наименованием события указывается его статус (в работе / выполнено):

Продолжаем совершенствовать модуль Автоматизации . Теперь вы можете:

С помощью нового действия "Установить срок" вы можете автоматически устанавливать срок карточки: на указанное количество дней после события или на точную дату. При этом доступны стандартные настройки срока: "установить время", "срочно" и "не позднее".

Добавили больше автоматики в раздел Timeline , чтобы сделать планирование задач еще удобнее

Теперь вы можете настраивать под себя удобное отображение карточек на пространстве:

Определите, какое именно событие является необходимым триггером для желаемых действий, настройте его с помощью условий и сформируйте правило, подходящее именно для вашей ситуации.

Раньше в Ресурсном планировании рабочие часы на задачу по дням распределялись автоматически. Вы могли только выбирать один из типов автоматического расчёта. Но для некоторых команд нужно больше гибкости в планировании загрузки сотрудников. Поэтому теперь вы можете вручную распределять ресурсы каждого сотрудника на каждый день выполнения задачи.

Теперь можно выставлять рабочее время не только на пространстве, но и индивидуально для каждого сотрудника. Также вы можете посмотреть все карточки, в которых используется ресурс сотрудника, не переключаясь на другие пространства.

С помощью действия "Добавить поле" вы можете автоматически присваивать карточкам предустановленные пользовательские поля. Обратите внимание, что если карточка уже содержит аналогичное поле, его значение будет перезаписано. Сейчас к выбору доступны поля с типами строка, число, ссылка, телефон, email и этот список будет расширяться. Так же теперь стало возможно автоматические добавление участников в карточку и перемещение карточки внутри доски.

Инструмент «Ресурсное планирование» поможет вам планировать нагрузку сотрудников, знать, какие задачи когда будут выполнены, и сколько рабочих часов сотрудников для этого потребуется.

По умолчанию Sub-tasks импортируются в виде чек-листов. Теперь вы можете изменить это поведение и импортировать Sub-Tasks в виде отдельных карточек. В таком случае у таких карточек будут установлены связи с родительскими карточками. Вы также можете перенести Sub-Tasks на отдельную доску точно также как и другие типы задач.

Теперь в разделе Автоматизация можно выбрать действие "Добавить метку" - и выбранные метки будут присвоены карточке как только произойдет определенное вами событие.

В административный раздел «Настройки компании» добавлен новый блок, который позволяет отключать некоторые фукции Кайтена на уровне компании:

В разделе «Timeline» можно настроить порядок выполнения карточек, создав между ними связи.

Мы понимаем, как важен порядок и непрерывный поток в ежедневной деятельности и как сложно бывает его поддерживать. Для того чтобы освободить вас от необходимости постоянного контроля и разгрузить от повторяющихся задач, мы предлагаем вам новый инструмент - Автоматизации.

Добавлена возможность переименовать загруженный файл в карточке и комментарии:

Добавлена возможность фильтровать карточки на пространстве по дате относительно текущего дня (сегодня, вчера, за последние 7 дней и т.д.)

В административном разделе «Настройки компании» можно изменить текущий способ авторизации (доступно для пользователей с тарифом PRO или для пользователей с подключенным пакетом «Управление группами пользователей»).

В настройках доски "Предлагаемые к заполнению поля карточек" добавлена возможность выбирать для каких колонок доски применять настройки:

Теперь в разделе "Журнал событий" вы можете восстановить удаленную дорожку - вместе со всеми карточками, которые не были перемещены перед удалением. Если доска, на которой была расположена дорожка, теперь недоступна, вам будет предложено сначала восстановить доску, после чего дорожка восстановится на ней автоматически.

Вы помните, как добавить таблицу в описание карточки? 😬 Теперь это можно сделать в 2 клика !

Модификатор уровня доступа позволяет администраторам пространства регулировать доступ пользователей к карточкам пространства.

Напоминания позволяют не забыть о сроках карточек или пунктах чек-листов.

В новом разделе вы сможете отследить важные события, произошедшие в вашей компании, увидеть когда и кем они были сделаны и получите возможность восстанавливать удаленные карточки и доски.

Теперь вы можете использовать привычные фильтры из пространства в календарном виде

Добавлена возможность подписаться на оповещения в групповой чат telegram о событиях выбранной доски, колонки или дорожки. События доступные для подписки: создание, перемещение, блокировка/разблокировка карточек, добавление участников карточки и назначение ответственных.

Внизу таблицы добавлена дорожка с суммарными значениями. Значения рассчитываются по следующим полям: размер, суммарное время блокировок, cуммарное время; а также для пользовательских полей следующих типов: число, формула, коллективная оценка, голосование (набор эмодзи).

В широком режиме таблица растягивается на всю доступную ширину экрана.

Теперь вы можете контролировать доступ к записям сотрудников в разделе карточки "Учет времени". В разделе Администрирование - Пользователи - Редактировать пользователя появилось новое меню - Доступ на чтение записей коллег в Учете времени. По умолчанию оно отключено: это означает, что пользователь будет иметь доступ только к своим данным, учтенным в процессе работы над карточкой.

Теперь вы можете создавать карточки в несколько кликов прямо из Telegram бота.

Новый раздел в пространстве «Календарь» позволяет видеть карточки со сроком на конкретный месяц, неделю, день, час.

Теперь вы можете управлять сортировкой карточек с помощью полей с типом "селект". Для того чтобы использовать ее максимально гибко, воспользуйтесь функцией сортировки значений селектов в разделе Администрирование. Просто переместите наиболее используемые значения к верху списка для более удобного поиска - в таком порядке они будут вам доступны во всех меню.

Мы изменили работу нотификаций при добавлении комментария в карточку. Все нотификации будут отправлены спустя минуту после добавления комментария. В случае если вы отредактируете комментарий в течение минуты - все адресаты нотификаций получат ваш отредактированный комментарий. Если в момент редактирования нотификации уже были доставлены адресатам - Кайтен спросит вас, нужно ли отправить нотификации повторно.

Прикрепляйте в документы файлы любых типов. Можно добавить как сам файл, так и ссылку на сторонний сервис, где хранится файл.

Визуализируйте важные части документа с помощью нового блока «Сообщение». С помощью цветного фона и бросающейся в глаза иконки никто не пропустит нужную информацию.

Теперь можно создавать свое поле с типом данных "Справочник". Новое поле позволяет использовать Кайтен как CRM - систему управления взаимоотношениями с клиентами. Справочник представляет собой список записей, например для учета данных о клиентах, товарах, услугах. В отличие от поля с типом данных "Селект" справочник может содержать более подробную информацию. Детализация данных осуществляется за счет задания пользователем любых текстовых полей для справочника.

Наш редактор документов стал еще более функциональным. Вставляйте блоки кода в документ и выбирайте синтаксис нужного языка программирования. Подсветка кода и визуальное отделение блока от остального документа сделают документацию более выразительной и понятной для ваших коллег.

Чтобы добавить аннотацию к прикрепленным к карточке изображениям, больше не нужно идти в сторонний инструмент, достаточно открыть диалог с картинкой и кликнуть на «Добавить аннотацию». Все основные инструменты работы с изображением будут доступны в верхней панели.

Теперь вы можете создавать карточки на основе таблиц, пользуясь новым импортом. Он принимает файлы формата .csv, .xls, .xlsx, не требует соответствия шаблону и позволяет гибко настроить ваши данные для импорта. Это удобный инструмент для создания большого количества карточек с минимальными затратами времени. Также он может использоваться для импорта данных из других систем, которые поддерживают выгрузку в табличном формате.

Теперь можно посмотреть суммарный отчет только для конкретного типа карточек за любой период времени.

Заблокировать / разблокировать карточку в Кайтене теперь можно не выходя из slack.

Добавлена возможность сортировать карточки по названию в колонке. Это поможет вам быстрее находить нужную задачу. Также в Кайтене можно отсортировать карточки по размеру, дате создания и сроку выполнения.

Теперь можно создавать свое поле для ввода даты и времени, выводить его на фасаде карточки, фильтровать карточки по этому полю. Новое поле подойдет, если помимо дедлайна в задаче есть еще важные даты, о которых нужно помнить.

Мы продолжаем совершенствовать табличное представление. Раньше для перемещения карточек нужно было либо изменить вид отображения (перейти на доски), либо можно было переместить карточку в пределах доски через ячейки колонки/дорожки. Теперь вы можете навести курсор на название карточки, и слева от названия появится иконка перемещения - перетащите карточку в нужное вам место.

Добавили дополнительную информацию при удалении доски с пространства. Если доска расположена на нескольких пространствах, Кайтен выведет список этих пространств, и у вас будет полная информация об остальных местоположениях доски (в случае если доска находится на недоступном для вас пространстве, Кайтен также сообщит об этом).