Права на перемещение и создание рабочих элементов внутри иерархии

Добавили настройки прав пользователей на создание и перемещение элементов в корне меню и внутри иерархии элементов. Они помогут предотвратить хаотичные изменения структуры главного меню и иерархических структур, избежать ошибок с доступами к рабочим элементам и навести порядок в вашем аккаунте.

Нововведения коснутся всех аккаунтов, но больше возможностей для детального управления правами пользователей получат аккаунты с модулем «Группы пользователей».

Повторим основные понятия, чтобы не запутаться

Рабочие элементы — это папки, пространства, документы и Story maps.

Иерархия (узел) — это группа элементов, в которой один из элементов является верхнеуровневым, а остальные — вложенными в него. Внутри одной иерархии могут быть также вложены и другие иерархии.

Элементы в корне меню — это элементы или иерархии, которые находятся на самом высоком уровне иерархии. Они расположены на первом уровне в главном меню аккаунта (левая навигационная панель).

Роли пользователей — фиксированные наборы прав пользователя или группы в рабочем элементе или иерархии.

❗️Доступ (роль) к главенствующему элементу иерархии определяет доступ к вложенным элементам внутри него. Перемещая рабочие элементы и вкладывая их друг в друга, вы также изменяете параметры доступов к этим элементам.

В аккаунтах без модуля «Группы пользователей»

Пользователи с ролью «Администратор» могут создавать и перемещать элементы в корне меню, перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль, выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль.

Пользователи с ролью «Редактор» могут создавать и перемещать элементы в корне меню, перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль, выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль.

Пользователи с ролью «Комментатор» могут только просматривать иерархию, в которую они добавлены, и элементы внутри нее. Прав на создание и любое перемещение элементов в иерархии у комментаторов нет.

Обратите внимание: для перемещения элемента из одной иерархии в другую, у пользователя также должна быть роль «Администратора» или «Редактора» в элементе, куда он хочет его переместить.

В аккаунтах с подключенным модулем «Группы пользователей»

Добавили возможность детально регулировать доступ к редактированию корня меню. Это поможет ограничить круг лиц, которые смогут изменять текущий вид основной навигационной панели.

Новая роль «Редактор в корне меню» позволяет создавать новые элементы в корне меню (через кнопку «Плюс») и перемещать их.

По умолчанию эта роль выдана всем пользователям аккаунта. Вы можете это изменить.

Настройка прав на перемещение и создание элементов в коне меню

По умолчанию все пользователи аккаунта могут перемещать и создавать новые элементы в корне меню. Чтобы это изменить:

Перейдите в административный раздел «Пользователи» → вкладка «Группы».
Откройте редактирование группы «Все пользователи» → вкладку «Пространства».
Если напротив значения «Корень меню» указана роль «Редактор в корне меню», то все пользователи могут создавать новые элементы в корне и перемещать их. Чтобы забрать это право у всех пользователей вы можете полностью удалить этот доступ, нажав на крестик.
(Далее расскажем, как выдать соответствующие доступы избранным пользователям).

Доступ к редактированию в корне меню всегда остается у владельца аккаунта.

Чтобы предоставить доступ к созданию и перемещению элементов в корне меню избранным пользователям вернитесь в административный раздел «Пользователи» → вкладка «Группы».

Создайте новую группу для людей, которые смогут редактировать корень меню (либо откройте настройки уже существующей группы с нужными пользователями).
Перейдите во вкладку «Пространства» и добавьте в список «Корень меню».
В роли укажите — «Редактор в корне меню».

Таким образом вы ограничите права на редактирование корня меню для всех пользователей аккаунта и дадите разрешение на создание новых элементов в корне и их перемещение только нужным людям.

Ограничение прав только на создание или только на перемещение в корне меню.

На корень меню можно назначать настраиваемые роли, в которых будет доступно только создание или только перемещение.

Например, на картинке ниже роли доступно только создание в корне. То есть он может добавлять новые элементы в корень, но перемещать их и идругие элементы корня не может.

Настройка прав на перемещение рабочих элементов внутри и за пределы иерархии для настраиваемых ролей

В аккаунтах с модулем «Группы пользователей» можно детально регулировать доступы на перемещение рабочих элементов внутри и за пределы любых иерархий с помощью настраиваемых ролей.

В разделе «Пользователи» во вкладке «Роли» вы можете создать роль с уникальными настройками.

Разрешение «Создание» дает возможность создавать новые элементы внутри иерархии, а также переносить в эту иерархию ранее созданные элементы.
Разрешение «Перемещение внутри иерархии» дает возможность перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль.
(Например, менять порядок документов внутри одной папки, но не выносить из неё)
Разрешение «Перемещение за пределы иерархии» дает возможность выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль. При этом в новой иерархии, куда пользователь хочет перенести элемент, у него должны быть права на создание. Если он хочет вынести элемент в корень меню, то должен быть доступ на создание элементов в корне.

Выдавать подобные разрешения можно как для всех типов рабочих элементов единовременно, так и по отдельности (для папок, пространств, документов и Story maps).

Если хотите выдать роли разрешение сразу ко всем элементам, прожмите галочку в списке «Разделы»;
Если хотите выдать роли разрешение к конкретным типам элементов, то проставьте галочки только в соответствующих списках.

Объясним популярные кейсы на примере

На скриншоте представлены:

корневая «Папка Б» с иерархией вложенных документов;
корневая «Папка А» со вложенной «Папкой В» и вложенными документами.

Далее разберем несколько вариантов перемещений и какие доступы для них нужны.

Чтобы переместить «Папку А» выше «Папки Б», нужно:

разрешение на перемещение в корне меню, так как меняется основная структура навигационного меню;
разрешение на перемещение папки внутри иерархии в «Папке А».

Чтобы переместить «Документ А-1» в «Папку В», нужно:

разрешение на перемещение документа внутри иерархии в «Папке А».

Чтобы переместить «Документ А-1» в «Папку Б», нужно:

разрешение на перемещение документа за пределы иерархии в «Папке А», так как мы выносим документ из папки;
разрешение на создание документа в «Папке Б», так как перемещение происходит за пределы текущей иерархии.

Чтобы переместить «Документ А-1» в корневое меню, нужно:

разрешение на создание элементов в корне меню;
разрешение на перемещение документа за пределы иерархии в «Папке А».

Чтобы переместить «Папку Б» в «Папку А» нужно:

разрешение на перемещение в корне меню, так как меняется основная структура навигационного меню;
разрешение на перемещение папки за пределы иерархии в «Папке Б»;
разрешение на создание папки в «Папке А».