Новые настройки доступа к Документам и USM

Теперь доступ пользователей к Документам и User Story Maps настраивается таким же образом, как и доступ к пространствам. Пользователям можно предоставлять стандартные роли (администратор, редактор, комментатор) или настраиваемые роли.

Кто может настраивать доступы к Документам и USM

Чтобы сотрудники могли приглашать других пользователей аккаунта к Документам и USM, в ваших настройках аккаунта, а именно в настройках аутентификации, должен быть проставлен соответствующий доступ:

👉 Регулирование возможности участников компании приглашать друг друга на пространства

А добавлять новых людей, которых еще нет в вашем аккаунте, в Документы и USM, могут только пользователи, у которых есть права на «Приглашение новых пользователей в аккаунт компании» или доступ к административному разделу «Пользователи».

👉 Настройка прав пользователей

Настройка доступа к документам и папкам

Чтобы предоставить доступ к папке или к документу, нажмите на кнопку «Пользователи». В правой части экрана откроется панель с настройками.

По умолчанию у новых документов и папок установлен доступ только для приглашенных пользователей. Чтобы пригласить пользователя к документу или папке нажмите на значок в верхнем углу экрана и выберите пользователей, которых хотите добавить.

По умолчанию новые пользователи добавляются в роли комментатора. То есть не могут редактировать документы и папки. Вы можете отредактировать права пользователя, нажав на него и выбрав нужную роль.

Также вы можете открыть доступ к документу или папке всем пользователям вашего аккаунта. Для этого установите доступ «Все пользователи» и выберите, какую роль в документе или папке будут иметь все пользователи аккаунта:

Если хотите дать кому-то из пользователей роль с более высокими доступами, то добавьте его в документ и назначьте соответствующие права.

Например, вы дали всем пользователям доступ «комментатора», но кого-то хотите сделать «редактором». Тогда добавьте его в документ и дайте роль редактора.

Обратите внимание: в иерархии документов (папка — внутри нее документы/другие папки) всегда отдается приоритет максимальной роли. Например у вас есть Большая папка, внутри нее Документ 1 и Документ 2. Если вы предоставили пользователю доступ «Редактор» ко всей папке, а к Документу 1 у него доступ «Комментатор», то он сможет редактировать и саму папку, и Документ 1, и Документ 2, и последующие документы/папки, которые будут добавлены в Большую папку. С другой стороны, если вы дали пользователю доступ «Комментатор» к самой папке, а к Документу 1 дали доступ «Редактор», то пользователь сможет редактировать Документ 1, но не сможет редактировать саму папку или Документ 2.

Настройка доступа к User Story Map

При создании User Story Map вы можете указать, будет ли он доступен всем пользователям аккаунта или только приглашенным сотрудникам:

Для дальнейшего управления доступами откройте User Story Map и нажмите на кнопку «Пользователи». В правой части экрана откроется панель с настройками.

Если USM открыт для всех пользователей, то по умолчанию им дается доступ комментатора. Вы можете изменить права доступа всех сотрудников, поменяв их роль.

Вы можете изменить роли отдельных пользователей на более высокие, нажав на них и отредактировав доступ.

Например, вы дали всем пользователям доступ комментатора, а кому-то можете дать доступ редактора. Либо вы дали всем права редактора, а кому-то выдали права администратора.

Также можно открыть доступ к USM только приглашенным пользователям:

В таком случае, вы сможете открыть USM только для определенных пользователей и назначить им нужные роли.

Поскольку до этого обновления доступ ко всем USM был открыт для всех сотрудников аккаунта, то в ранее созданных USM все пользователи будут иметь роль администратора. При необходимости вы можете изменить их права.