Настройки компании: административный раздел

В этом разделе вы можете управлять основными настройками вашей компании:

• изменить название компании;

• выбрать способ авторизации в аккаунте;

• дать участникам компании возможность приглашать пользователей на пространства;

• регулировать доступ к административным разделам и функциям, который получает по умолчанию пользователь при присоединении к вашему аккаунту;

• определить функциональность Kaiten при интеграции с другими сервисами;

• удалить аккаунт компании.

Вкладка «Настройка компании»

Название компании

Название компании пригодится, если пользователь с одной и той же почтой добавлен сразу в несколько аккаунтов.

Тогда при входе он сможет выбрать нужный аккаунт по названию компании.

Настройки способов авторизации

Здесь вы можете выбрать, как пользователи смогут авторизоваться в аккаунте и зайти в Kaiten.

Есть несколько доступных способов:

• по ПИН-коду;

• по паролю;

• Google workspace;

• LDAP;

• Open ID connect;

• Open ID connect with secret.

👉 Подробнее читайте в инструкции Регистрация и авторизация в Kaiten

Как разрешить приглашать коллег на пространства

Если сотрудники вашей компании используют корпоративную почту, можно разрешить им приглашать друг друга на пространства, где они администраторы или редакторы. Для этого включите в настройках компании опцию «Участники компании могут приглашать друг друга на пространства».

Как открыть возможность приглашать друг друга на пространства:

1. В административном разделе «Настройки компании» откройте вкладку «Настройки компании».

2. В разделе «Способ аутентификации» справа от способа авторизации, который хотите настроить нажмите на три точки и выберите пункт «Редактировать».

3. В открывшемся окне включите опцию «Участники компании могут приглашать друг друга на пространства».

4. Укажите нужные домены компании в соответствующей строке. Тогда пользователи с этими доменами смогут приглашать на пространства пользователей компании.

Права доступа по умолчанию

В «Настройках компании» можно выбрать, какие возможности будут по умолчанию доступны новым пользователям.

Для этого поставьте галочки напротив нужных опций:

Эти настройки применяются только к пользователям, которых добавят в компанию после изменений. Права тех, кто уже добавлен, не изменятся.

Функциональности Kaiten

В «Настройках компании» вы также можете отключать некоторые функции Kaiten на уровне компании:

• Открытие публичного доступа — позволяет выгружать сроки по карточкам в виде событий календаря, открывать публичный доступ к карточкам и документам. При отключении также деактивируются все активные публичные ссылки на карточки и документы, интеграции календаря.

• Запросы на доступ — позволяет пользователям отправлять запросы на доступ к закрытым рабочим элементам. При отключении такая опция пропадает.

• Автоматическое добавление запросов нерабочего времени — если вы настроили процесс согласования отпусков и других нерабочих дней в Кайтен, то этот пункт поможет включить или отключить их автосогласование.

  👉 Подробнее читайте в статье «Как запустить процесс согласования отпусков и нерабочих дней в Кайтене».

• Разрешить использование Бета-функций — после включения у всех пользователей в настройках аккаунта появится раздел с бета-функциями, которые можно индивидуально включить или выключить.

  👉 Подробнее про бета-функции читайте здесь.

• Чаты и Встречи — поля, которые есть только у пользователей с тарифом «Корпорация». Если убрать галочки, то Чаты или Встречи пропадут из левой панели управления.

Файлы

В этом разделе вы можете настроить работу с файлами на уровне компании.

Пользователи с тарифом «Корпорация» могут отключить загрузку файлов с устройства, из Dropbox и Google Drive.

• Dropbox и Google Drive — загрузка файлов из этих сервисов в карточки.

• Загрузка файлов — загрузка файлов с устройства в карточки и документы. Если отключить эту опцию, ранее загруженные файлы в карточках и комментариях станут недоступны.

• Ограниченный доступ к файлам — закрывает доступ к файлам по прямой ссылке для неавторизованных пользователей. После включения новые файлы смогут открывать только авторизованные пользователи с доступом к карточке, документу или пространству, где находится файл.

На остальных тарифах сотрудники могут загружать файлы всеми тремя способами. Но можно ограничить доступ к файлам для неавторизованных пользователи и загрузку файлов через публичное REST API.

Экспериментальные функции

У клиентов с on-premise-версией Kaiten или с тарифом «Корпорация» будет пункт «Экспериментальный функционал». Он означает, что возможность уже доступна, но пока находится в тестовом режиме и может меняться в будущих версиях.

В настройках компании вы можете регулировать, добавлять ли подобные функции в ваш аккаунт или нет.

Удаление аккаунта

Здесь владелец аккаунта может полностью удалить аккаунт компании.. После этого он станет недоступен всем его пользователям.

Аккаунт компании можно удалить, если:

• на платном тарифе нет просроченных счетов. Сначала оплатите задолженность;

• аккаунт не на постоплате. Сначала перейдите на бесплатный тариф.

Как удалить аккаунт:

Откройте раздел Администрирование → Настройки компании и прокрутите страницу вниз до блока «Удаление аккаунта компании».

Нажмите «Удалить». Подтвердите действие в открывшемся окне.

После подтверждения аккаунт компании удаляется сразу. Все его пользователи теряют доступ и при попытке войти увидят, что аккаунт недоступен.

Вкладка «Настройка ролей»

Раздел позволяет контролировать административные права пользователей и следить за безопасностью информации в аккаунте — никто не сможет выдать высокие права новому пользователю без ведома администратора. 

Настройка ролей доступна при подключенном модуле Группы пользователей.

Как найти раздел:

Администрирование ⭢ Настройки компании ⭢ Настройка ролей.

С помощью раздела можно:

• выбрать те роли, которые будут доступны для назначения в определенных сущностях. Назначайте список ролей, которые могут присваиваться пользователям на определенном пространстве, документе, папке или сторимэпе. Например, скройте кастомные роли, которые предназначены для сотрудников определенного отдела. 

Важно: ограничение в выборе ролей распространяется только на назначение ролей из сущностей. Администратор может назначить пользователю любую роль в разделах Пользователи и Дерево сущностей.  

• назначать роли по умолчанию. Обозначьте, какую роль пользователь получит, если он создал сущность, был добавлен в сущность или импортирован из другой системы без явно указанной роли. Также регулируйте роли гостей без конкретного статуса. 

• запретить администраторам приглашать гостей напрямую в сущность. Администраторы смогут приглашать гостей только через разделы Пользователи и Дерево сущностей и при наличии права приглашения пользователей в аккаунт.  

👉 Подробнее о Настройке ролей читайте в инструкции