Административный раздел Пользователи

❗️Раздел доступен владельцу аккаунта и пользователям с правами доступа.

В этом разделе вы можете:

  • приглашать новых пользователей в ваш аккаунт;

  • настраивать доступ пользователей к административным разделам и функциям;

  • управлять доступом пользователей к аккаунту (деактивировать, переводить в статус гостя) и передавать права от одного пользователя к другому;

  • создавать и настраивать группы пользователей;

  • создавать настраиваемые роли.

Как приглашать пользователей

Зайдите в Меню (три полоски слева сверху) → Администрирование → Пользователи

В открывшемся окне перейдите на вкладку «Приглашения». Там вы можете отправить приглашение новому пользователю, указав его почту в форме.

Если вы хотите пригласить пользователя сразу на конкретное пространство, папку, документ или Story map, поставьте галочку в соответствующем окошке, а ниже выберите рабочий элемент, на который хотите добавить нового пользователя, и укажите его роль.

Важно ссылка в приглашении для нового пользователя активна в течение 7 дней с момента отправки. Если пользователь не воспользуется приглашением, он будет автоматически деактивирован.

👉 Подробнее: Как добавить пользователей в Kaiten

Как регулировать права пользователей к административным разделам и функциям Kaiten

Выберите нужного пользователя → В открывшемся окне поставьте галочки рядом с теми доступами, которые хотите ему предоставить.

Какие административные доступы существуют и что они дают

Название раздела

Что может пользователь, у которого есть доступ к разделу

Что может пользователь, у которого НЕТ доступа к разделу

Метки

Удалять метки, менять цвет метки

Создавать новые метки, добавлять существующие метки в карточку

Типы карточек

Создавать и удалять типы карточек;

изменять название типа, эмодзи, цвет полоски на карточке;

настроить, какие поля будут добавлены по умолчанию в карточку данного типа;

настроить обязательные поля.

Присваивать карточке один из существующих типов

Учет времени

Просматривать записи о затраченном времени для всех пользователей компании.

Фильтровать и группировать записи. Скачивать отчет по затраченному времени в формате таблицы Excel.

Просматривать и изменять только свои записи о затраченном времени

Пользователи

Приглашать и удалять пользователей в Кайтен;

объединять пользователей в группы;

настраивать доступ любого пользователя к административному разделу модуля «Служба поддержки»;

сделать пользователя гостем или запретить доступ в Кайтен;

настраивать доступ любого пользователя и себя в том числе к другим административным разделам.

Ничего

Настройки компании

Менять название компании;

указывать шаблоны email-адресов, которые могут оставлять заявки в службу поддержки;

устанавливать, какие доступы получает присоединившийся пользователь по умолчанию.

Ничего

Оплата

Менять тариф,

покупать дополнительные модули,

менять реквизиты компании,

управлять счетами.

Ничего

Пространства

Просматривать все пространства, созданные в домене компании. Даже те, куда его не приглашали;

присоединиться к любому пространству как администратор.

Может видеть только те пространства, куда его пригласили,

роль пользователя определяет администратор пространства

Журнал событий

Просмаривать важные события аккаунта: удаления досок, колонок, дорожек и карточек. Восстанавливать удаленные рабочие элементы, даже если к ним нет доступа.

Ничего

Календари

Управление рабочими калентарями: создание, редактирование, просмотр

Ничего

Доступ к настройкам Службы поддержки

Создавать, редактировать и удалять сервисы для приема заявок;

настраивать доступ к службе поддержки;

создать бота в Telegram.

Без доступа к заявкам и аналитике.

Может создавать заявки и следить за их статусом

Доступ к заявкам Службы поддержки

Просматривать заявки Службы поддержки в табличном виде в специальном разделе

Может создавать заявки и следить за их статусом

Доступ к аналитике Службы поддержки

Просматривать статистику по заявкам и SLA в Службе поддержки

Может создавать заявки и следить за их статусом

Конвертация карточек в заявки службы поддержки и смена автора

Может присоединить карточку к сервису приема заявок и изменить автора заявки. Доступ к административным функциям службы поддержки не нужен

Ничего

Экспорт данных компании

Может сделать выгрузку всех данных аккаунта на Яндекс.Диск

Ничего

Дополнения

Управлять дополнениями: создавать дополнения, редактировать, удалять.

Использовать дополнения на пространствах, на которые они добавлены.

Dump action (API)

Выгружать данные со всех пространств по API

Ничего

Приглашение пользователей в аккаунт компании

Приглашать в аккаунт и на пространства, документы и Story maps пользователей по почте или имени

Ничего

Создание пользовательских полей в карточке

Создавать, редактировать, деактивировать и удалять кастомные поля

Может добавлять уже созданные пользовательские поля в карточку

Открыть общий доступ к карточке (поделиться карточкой)

Может поделиться содержимым карточки со всем интернетом

Ничего

Чтение записей коллег в "Учете времени"

Просматривать в карточке записи учета времени коллег

Просматривать в карточке только свои записи учета времени

Ресурсное планирование

Позволяет управлять загрузкой ресурсов в представлении Timeline, строить взаимосвязи между задачами на временной шкале, просматривать проекты

Только доступ к стандартному представлению Timeline

Журнал аудита

Просматривать записи, которые фиксируют последовательность действий и событий, связанных с информационной безопасностью аккаунта

Ничего

👉 Подробнее: Регулирование прав пользователей и управление пользователями

Как управлять доступом пользователей к аккаунту

Нажмите на строчку с именем пользователя и далее в поле «Доступ к Kaiten» выберите нужную опцию:

В этом же окне вы можете:

Как управлять доступом пользователей к оставлению заявок в Службу поддержки

Чтобы разрешить или запретить конкретному пользователю оставлять заявки в Службу поддержки:

  • Настройте фильтры Доступ к «Службе поддержке» - «Может пользоваться», «Доступ к Кайтен» - «Запрещен»

  • Кликните на интересующих пользователей и в поле «Служба поддержки» выберите опцию «доступ разрешен» или «доступ запрещен», чтобы выдать / забрать доступ.

Как создавать группы пользователей

❗️Раздел доступен только для аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей»

  1. Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую кнопку с плюсом.

  1. Введите название группы и основные настройки.

  1. Кликните на иконку с человечками справа от названия группы.

  2. В открывшемся окне выберите пользователей, которых хотите добавить.

👉 Подробнее: Группы пользователей

Как создавать свои настраиваемые роли пользователей

❗️Раздел доступен только для аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей»

В административном разделе «Пользователи» откройте вкладку «Роли» и нажмите «Создать роль»:

Укажите название роли и далее отметьте галочками действия, которые будут доступны этой роли:

Поскольку система ролей сейчас находится в активной разработке, и мы будем добавлять новые варианты действий, вы можете выбрать, выдавать ли этой роли права на новые действия по умолчанию или нет:

После того, как вы сохранили новую роль, вы можете присваивать ее пользователям.

Как выдать доступ к рабочему элементу по запросу пользователя

Если пользователю отправили ссылку на рабочий элемент, а у него нет к нему доступа, он может нажать на кнопку «Запросить доступ». Администраторы получат обращение и смогут выдать нужные права. Запрос на доступ можно отправить к закрытому пространству, документу, папке, сторимэпу.

Запросы на доступ также отображаются в административном разделе «Пользователи». Администраторы могут просматривать все активные запросы в этом разделе и управлять правами.