Административный раздел Пользователи
❗️Раздел доступен владельцу аккаунта и пользователям с правами доступа.
В этом разделе вы можете:
приглашать новых пользователей в ваш аккаунт;
настраивать доступ пользователей к административным разделам и функциям;
управлять доступом пользователей к аккаунту (деактивировать, переводить в статус гостя) и передавать права от одного пользователя к другому;
создавать и настраивать группы пользователей;
создавать настраиваемые роли.
Как приглашать пользователей
Зайдите в Меню (три полоски слева сверху) → Администрирование → Пользователи
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Приглашения». Там вы можете отправить приглашение новому пользователю, указав его почту в форме.
Если вы хотите пригласить пользователя сразу на конкретное пространство, папку, документ или Story map, поставьте галочку в соответствующем окошке, а ниже выберите рабочий элемент, на который хотите добавить нового пользователя, и укажите его роль.
👉 Подробнее: Как добавить пользователей в Kaiten
Как регулировать права пользователей к административным разделам и функциям Kaiten
Выберите нужного пользователя → В открывшемся окне поставьте галочки рядом с теми доступами, которые хотите ему предоставить.
Какие административные доступы существуют и что они дают
Название раздела | Что может пользователь, у которого есть доступ к разделу | Что может пользователь, у которого НЕТ доступа к разделу |
Метки | Удалять метки, менять цвет метки | Создавать новые метки, добавлять существующие метки в карточку |
Типы карточек | Создавать и удалять типы карточек; изменять название типа, эмодзи, цвет полоски на карточке; настроить, какие поля будут добавлены по умолчанию в карточку данного типа; настроить обязательные поля. | Присваивать карточке один из существующих типов |
Учет времени | Просматривать записи о затраченном времени для всех пользователей компании. Фильтровать и группировать записи. Скачивать отчет по затраченному времени в формате таблицы Excel. | Просматривать и изменять только свои записи о затраченном времени |
Пользователи | Приглашать и удалять пользователей в Кайтен; объединять пользователей в группы; настраивать доступ любого пользователя к административному разделу модуля «Служба поддержки»; сделать пользователя гостем или запретить доступ в Кайтен; настраивать доступ любого пользователя и себя в том числе к другим административным разделам. | Ничего |
Настройки компании | Менять название компании; указывать шаблоны email-адресов, которые могут оставлять заявки в службу поддержки; устанавливать, какие доступы получает присоединившийся пользователь по умолчанию. | Ничего |
Оплата | Менять тариф, покупать дополнительные модули, менять реквизиты компании, управлять счетами. | Ничего |
Пространства | Просматривать все пространства, созданные в домене компании. Даже те, куда его не приглашали; присоединиться к любому пространству как администратор. | Может видеть только те пространства, куда его пригласили, роль пользователя определяет администратор пространства |
Журнал событий | Просмаривать важные события аккаунта: удаления досок, колонок, дорожек и карточек. Восстанавливать удаленные рабочие элементы, даже если к ним нет доступа. | Ничего |
Календари | Управление рабочими калентарями: создание, редактирование, просмотр | Ничего |
Доступ к настройкам Службы поддержки | Создавать, редактировать и удалять сервисы для приема заявок; настраивать доступ к службе поддержки; создать бота в Telegram. Без доступа к заявкам и аналитике. | Может создавать заявки и следить за их статусом |
Доступ к заявкам Службы поддержки | Просматривать заявки Службы поддержки в табличном виде в специальном разделе | Может создавать заявки и следить за их статусом |
Доступ к аналитике Службы поддержки | Просматривать статистику по заявкам и SLA в Службе поддержки | Может создавать заявки и следить за их статусом |
Конвертация карточек в заявки службы поддержки и смена автора | Может присоединить карточку к сервису приема заявок и изменить автора заявки. Доступ к административным функциям службы поддержки не нужен | Ничего |
Экспорт данных компании | Может сделать выгрузку всех данных аккаунта на Яндекс.Диск | Ничего |
Дополнения | Управлять дополнениями: создавать дополнения, редактировать, удалять. | Использовать дополнения на пространствах, на которые они добавлены. |
Dump action (API) | Выгружать данные со всех пространств по API | Ничего |
Приглашение пользователей в аккаунт компании | Приглашать в аккаунт и на пространства, документы и Story maps пользователей по почте или имени | Ничего |
Создание пользовательских полей в карточке | Создавать, редактировать, деактивировать и удалять кастомные поля | Может добавлять уже созданные пользовательские поля в карточку |
Открыть общий доступ к карточке (поделиться карточкой) | Может поделиться содержимым карточки со всем интернетом | Ничего |
Чтение записей коллег в "Учете времени" | Просматривать в карточке записи учета времени коллег | Просматривать в карточке только свои записи учета времени |
Ресурсное планирование | Позволяет управлять загрузкой ресурсов в представлении Timeline, строить взаимосвязи между задачами на временной шкале, просматривать проекты | Только доступ к стандартному представлению Timeline |
Журнал аудита | Просматривать записи, которые фиксируют последовательность действий и событий, связанных с информационной безопасностью аккаунта | Ничего |
👉 Подробнее: Регулирование прав пользователей и управление пользователями
Как управлять доступом пользователей к аккаунту
Нажмите на строчку с именем пользователя и далее в поле «Доступ к Kaiten» выберите нужную опцию:
Участник — чтобы перевести гостя в статус участника;
Гость — чтобы перевести участника в статус гостя;
Доступ запрещен — чтобы деактивировать пользователя.
В этом же окне вы можете:
Как управлять доступом пользователей к оставлению заявок в Службу поддержки
Чтобы разрешить или запретить конкретному пользователю оставлять заявки в Службу поддержки:
Настройте фильтры Доступ к «Службе поддержке» - «Может пользоваться», «Доступ к Кайтен» - «Запрещен»
Кликните на интересующих пользователей и в поле «Служба поддержки» выберите опцию «доступ разрешен» или «доступ запрещен», чтобы выдать / забрать доступ.
Как создавать группы пользователей
❗️Раздел доступен только для аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей»
Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую кнопку с плюсом.
Введите название группы и основные настройки.
Кликните на иконку с человечками справа от названия группы.
В открывшемся окне выберите пользователей, которых хотите добавить.
👉 Подробнее: Группы пользователей
Как создавать свои настраиваемые роли пользователей
❗️Раздел доступен только для аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей»
В административном разделе «Пользователи» откройте вкладку «Роли» и нажмите «Создать роль»:
Укажите название роли и далее отметьте галочками действия, которые будут доступны этой роли:
Поскольку система ролей сейчас находится в активной разработке, и мы будем добавлять новые варианты действий, вы можете выбрать, выдавать ли этой роли права на новые действия по умолчанию или нет:
После того, как вы сохранили новую роль, вы можете присваивать ее пользователям.
Как выдать доступ к рабочему элементу по запросу пользователя
Если пользователю отправили ссылку на рабочий элемент, а у него нет к нему доступа, он может нажать на кнопку «Запросить доступ». Администраторы получат обращение и смогут выдать нужные права. Запрос на доступ можно отправить к закрытому пространству, документу, папке, сторимэпу.
Запросы на доступ также отображаются в административном разделе «Пользователи». Администраторы могут просматривать все активные запросы в этом разделе и управлять правами.
