Пользователи: административный раздел

❗️Раздел доступен владельцу аккаунта и пользователям с правами доступа.

В этом разделе вы можете:

приглашать новых пользователей в ваш аккаунт;
настраивать доступ пользователей к административным разделам и функциям;
управлять доступом пользователей к аккаунту (деактивировать, переводить в статус гостя) и передавать права от одного пользователя к другому;
создавать и настраивать группы пользователей;
создавать настраиваемые роли.

Как приглашать пользователей

Зайдите в Меню (три полоски слева сверху) → Администрирование → Пользователи

В открывшемся окне перейдите на вкладку «Приглашения». Там вы можете отправить приглашение новому пользователю, указав его почту в форме.

Если вы хотите пригласить пользователя сразу на конкретное пространство, папку, документ или Story map, поставьте галочку в соответствующем окошке, а ниже выберите рабочий элемент, на который хотите добавить нового пользователя, и укажите его роль.

Важно — ссылка в приглашении для нового пользователя активна в течение 7 дней с момента отправки. Если пользователь не воспользуется приглашением, он будет автоматически деактивирован.

👉 Подробнее: Как добавить пользователей в Kaiten

Как регулировать права пользователей к административным разделам и функциям Kaiten

Выберите нужного пользователя → В открывшемся окне поставьте галочки рядом с теми доступами, которые хотите ему предоставить.

Какие административные доступы существуют и что они дают

Название раздела	Что может пользователь, у которого есть доступ к разделу	Что может пользователь, у которого НЕТ доступа к разделу
Метки	Удалять метки, менять цвет метки	Создавать новые метки, добавлять существующие метки в карточку
Типы карточек	Создавать и удалять типы карточек; изменять название типа, эмодзи, цвет полоски на карточке; настроить, какие поля будут добавлены по умолчанию в карточку данного типа; настроить обязательные поля.	Присваивать карточке один из существующих типов
Учет времени	Просматривать записи о затраченном времени для всех пользователей компании. Фильтровать и группировать записи. Скачивать отчет по затраченному времени в формате таблицы Excel.	Просматривать и изменять только свои записи о затраченном времени
Пользователи	Приглашать и удалять пользователей в Кайтен; объединять пользователей в группы; настраивать доступ любого пользователя к административному разделу модуля «Служба поддержки»; сделать пользователя гостем или запретить доступ в Кайтен; настраивать доступ любого пользователя и себя в том числе к другим административным разделам.	Ничего
Настройки компании	Менять название компании; указывать шаблоны email-адресов, которые могут оставлять заявки в службу поддержки; устанавливать, какие доступы получает присоединившийся пользователь по умолчанию.	Ничего
Дополнения	Управлять дополнениями в облачной версии: создавать дополнения, редактировать, удалять.	Использовать дополнения на пространствах, на которые они добавлены.
Дерево сущностей	Просматривать все пространства, созданные в домене компании. Даже те, куда его не приглашали; присоединиться к любому пространству как администратор.	Может видеть только те пространства, куда его пригласили, роль пользователя определяет администратор пространства
Журнал событий	Просмаривать важные события аккаунта: удаления досок, колонок, дорожек и карточек. Восстанавливать удаленные рабочие элементы, даже если к ним нет доступа.	Ничего
Календари	Управление рабочими калентарями: создание, редактирование, просмотр	Ничего
Доступ к настройкам Службы поддержки	Создавать, редактировать и удалять сервисы для приема заявок; настраивать доступ к службе поддержки; создать бота в Telegram. Без доступа к заявкам и аналитике.	Может создавать заявки и следить за их статусом
Доступ к заявкам Службы поддержки	Просматривать заявки Службы поддержки в табличном виде в специальном разделе	Может создавать заявки и следить за их статусом
Доступ к аналитике Службы поддержки	Просматривать статистику по заявкам и SLA в Службе поддержки	Может создавать заявки и следить за их статусом
Конвертация карточек в заявки службы поддержки и смена автора	Может присоединить карточку к сервису приема заявок и изменить автора заявки. Доступ к административным функциям службы поддержки не нужен	Ничего
Экспорт данных компании	Может сделать выгрузку всех данных аккаунта на Яндекс.Диск	Ничего
Приглашение пользователей в аккаунт компании	Приглашать в аккаунт и на пространства, документы и Story maps пользователей по почте или имени	Ничего
Создание пользовательских полей в карточке	Создавать, редактировать, деактивировать и удалять кастомные поля	Может добавлять уже созданные пользовательские поля в карточку
Открыть общий доступ к карточке (поделиться карточкой)	Может поделиться содержимым карточки со всем интернетом	Ничего
Чтение записей коллег в "Учете времени"	Просматривать в карточке записи учета времени коллег	Просматривать в карточке только свои записи учета времени
Ресурсное планирование	Позволяет управлять загрузкой ресурсов в представлении Timeline, строить взаимосвязи между задачами на временной шкале, просматривать проекты	Только доступ к стандартному представлению Timeline
Журнал аудита	Просматривать записи, которые фиксируют последовательность действий и событий, связанных с информационной безопасностью аккаунта	Ничего
Ресурсное планирование	Добавлять и удалять виртуальных пользователей и менять им имя	Добавлять в карточки, если на аккаунте подключен модуль «ГАНТ и Ресурсное планирование»
Нерабочие дни	Пользователь сможет управлять отсутствиями коллег в календаре: согласовывать, отклонять, редактировать и удалять.	Ничего

👉 Подробнее: Регулирование прав пользователей и управление пользователями

Как управлять доступом пользователей к аккаунту

Нажмите на строчку с именем пользователя и далее в поле «Доступ к Kaiten» выберите нужную опцию:

Участник — чтобы перевести гостя в статус участника;
Гость — чтобы перевести участника в статус гостя;
Доступ запрещен — чтобы деактивировать пользователя.

В этом же окне вы можете:

Как управлять доступом пользователей к оставлению заявок в Службу поддержки

Чтобы разрешить или запретить конкретному пользователю оставлять заявки в Службу поддержки:

Настройте фильтры Доступ к «Службе поддержке» - «Может пользоваться», «Доступ к Кайтен» - «Запрещен»
Кликните на интересующих пользователей и в поле «Служба поддержки» выберите опцию «доступ разрешен» или «доступ запрещен», чтобы выдать / забрать доступ.

Как временно деактивировать пользователя

Выберите нужного пользователя из списка всех пользователей и отметьте чекбокс Временно деактивирован.

Пользователь сразу будет автоматически выведен из системы и не сможет войти, пока его не активируют обратно.

👉 Подробнее: Как временно деактивировать пользователя

Как создавать группы пользователей

❗️Раздел доступен только для аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей»

Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую кнопку с плюсом.

Введите название группы и основные настройки.

Кликните на иконку с человечками справа от названия группы.
В открывшемся окне выберите пользователей, которых хотите добавить.

👉 Подробнее: Группы пользователей

Как создавать свои настраиваемые роли пользователей

❗️Раздел доступен только для аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей»

В административном разделе «Пользователи» откройте вкладку «Роли» и нажмите «Создать роль»:

Укажите название роли и далее отметьте галочками действия, которые будут доступны этой роли:

Поскольку система ролей сейчас находится в активной разработке, и мы будем добавлять новые варианты действий, вы можете выбрать, выдавать ли этой роли права на новые действия по умолчанию или нет:

После того, как вы сохранили новую роль, вы можете присваивать ее пользователям.

Как выдать доступ к рабочему элементу по запросу пользователя

Если пользователю отправили ссылку на рабочий элемент, а у него нет к нему доступа, он может нажать на кнопку «Запросить доступ». Администраторы получат обращение и смогут выдать нужные права. Запрос на доступ можно отправить к закрытому пространству, документу, папке, сторимэпу.

Запросы на доступ также отображаются в административном разделе «Пользователи». Администраторы могут просматривать все активные запросы в этом разделе и управлять правами.

Как управлять нерабочими днями пользователей

Если вы распределяете нагрузку сотрудников в ресурсном планировании, вам будет удоно пользоваться разделом «Нерабочие дни», чтобы Кайтен учитывал нерабочие дни сотрудников в ресурсном планировании — без лишних таблиц и хаоса в Таймлайне.

Отмечать нерабочие дни (отпуск, больничный, отгулы и т. д.) могут только те сотрудники, которым предоставлен доступ к разделу «Нерабочие дни»: HR-менеджер, администратор или руководитель.

Откройте вкладку «Нерабочие дни»

Выберите сотрудника и отметьте отпуск, больничный или другой период отсутствия в календаре.

В карточке пользователя хранится история всех нерабочих дней — можно быстро проверить, кто и когда отсутствует.

👉 Подробнее о нерабочих днях в ГАНГ и ресурсном планировании

Content