Группы пользователей

Если у вас большая компания и вы используете много пространств, то рекомендуем настраивать права и доступы сотрудников с помощью групп.

Группы помогут:

• дать новому сотруднику доступ сразу ко всем нужным пространствам,

• следить, чтобы рядовой сотрудник не получил доступ к закрытой информации,

• редактировать права сразу у группы человек,

• добавлять на пространство или в карточку сразу всех участников группы, вместо того, чтобы приглашать по одному.

Как создать группу пользователей

Группы может создать тот, у кого есть права доступа к административному разделу «Пользователи». Первоначально такие права есть у владельца компании, он может открыть доступ к нему другим пользователям.

У всех компаний по умолчанию уже создана группа «Все пользователи компании». Используйте ее, чтобы поделиться общей информацией.

Чтобы создать новую группу:

1. Откройте меню → Пользователи.

2. Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую «Создать новую группу».

3. Введите название группы.

4. Выдайте доступ к административным разделам и функциям.

При создании группы поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства, в карточки и фильтрацию». Без этой настройки не получится добавить группу на пространство.

Как добавить участников в группу

1. В настройках нужной группы перейдите во вкладку «Пользователи»

2. В открывшемся списке выберите пользователей, которых хотите добавить.

Как удалить пользователя из группы

Способ 1. Через раздел «Группы»

1. В настройках нужной группы перейдите во вкладку «Пользователи»

2. Наведите курсор на пользователя, которого хотите исключить, и нажмите крестик.

Способ 2. Через раздел «Пользователи»

1. Откройте список всех пользователей в разделе «Пользователи» и выберите нужного сотрудника.

2. Откройте его настройки и рядом с нужной группой нажмите на крестик, чтобы удалить его из этой группы.

Как добавить группу пользователей в карточку

Откройте карточку, нажмите «Добавить участников». В открывшемся окне перейдите на вкладку «Группы» и кликните на название группы.

Добавить группу пользователей в карточку можно при соблюдении условий:

• у группы есть доступ к пространству, на котором находится карточка;

• в настройках группы активирован пункт «Разрешить добавлять группу на пространства, в карточки и фильтрацию».

Как регулировать права доступа участников группы

В настройках каждой группы вы можете регулировать:

• настройки к административным разделам и функциям;

• доступ к рабочим элементам (пространствам, папкам, документам, стори мэпам);

• доступ к редактированию корня меню.

Настройка доступа группы к административным разделам и функциям

Откройте нужную группу, перейдите во вкладку «Настройки» и в поле «Права доступа» добавьте нужные разделы и функции.

В описании каждого пользователя доступы к административным разделам и функциям, которые он унаследовал из групп, будут отмечены в специальном блоке. Если вы исключите пользователя из группы с соответствующими правами, то он лишится их.

Настройка доступа группы к рабочим элементам: пространствам, папкам, документам, Story maps

Откройте нужную группу, перейдите во вкладку «Сущности». В поисковой строке наберите названия тех элементов, в которые хотите добавить группу пользователей.

Затем определите, в какой роли вы хотите добавить всех пользователей этой группы в рабочий элемент.

Также можно добавить группу пользователей напрямую на пространство. Но для этого необходимо, чтобы в настройках группы была активирована опция «Разрешить приглашать группу на пространства, в карточки и фильтрацию».

1. Откройте пространство и нажмите на значок пользователей в правом верхнем углу.

2. Выберите вкладку «Добавить участников группы» и добавьте нужную группу.

Настройка доступа группы к корню меню

Этот доступ позволяет или запрещает группе пользователей создавать или перемещать элементы в корне меню.

В настройках нужной группы во вкладке «Сущности» выберите «Корень меню» и назначьте роль.

• Если хотите, чтобы пользователи группы могли и создавать и перемещать элементы в группе, укажите роль «Редактор корня меню».

• Если хотите ограничить права участников этой группы к корню меню, создайте и назначьте настраиваемую роль с соответствующими доступами.

Сложение и вычитание прав пользователя при добавлении в группу

Есть несколько нюансов при добавлении пользователя в группу:

• Личный доступ к административным разделам складывается с групповым.

• Роль в рабочем элементе (пространстве, папке, документе , Story map) задает группа. Если роль, указанная в настройках группы, ниже, чем текущая роль пользователя, то его роль снизится при добавлении в группу.

• Одного пользователя можно добавить в несколько групп. В этом случае права и доступы складываются (в пользу более высоких прав).

В статье о группах в нашем блоге «Все о группах в Кайтене» есть подробный пример, как складываются и вычитаются права пользователей при добавлении в группу.

Настраиваемые роли пользователей

Стандартно на пространствах и в документах в Kaiten вы можете выдавать пользователям или группам пользователей три вида ролей: Администратор, Редактор и Комментатор. Они ограничивают ряд действий, которые пользователи могут выполнять внутри этих сущностей.

В аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников.

Например, пользователю с ролью Редактора на пространстве доступны все функции, кроме удаления досок и колонок, настройки интеграций и административного раздела.

А вы можете создать свою роль, например, «Рядовой сотрудник», который сможет редактировать и перемещать карточки на пространстве, но при этом не сможет настраивать автоматизации и запреты или редактировать доски.

Различия между стандартными и настраиваемыми ролями

Как создавать и настраивать собственные роли?

В административном разделе «Пользователи» откройте вкладку «Роли» и нажмите «Создать роль»:

Укажите название роли и далее отметьте галочками действия, которые будут доступны этой роли:

Поскольку система ролей сейчас находится в активной разработке, и мы будем добавлять новые варианты действий, вы можете выбрать, выдавать ли этой роли права на новые действия по умолчанию или нет:

После того, как вы сохранили новую роль, вы можете присваивать ее пользователям.

Например, на пространстве ниже пользователю Анне выдана роль «Рядовой сотрудник».

В настройках этой роли мы указали, что «Рядовой сотрудник» может просматривать пространства и доски, но не может их редактировать, также он может выполнять все действия с карточками, но не имеет доступа к автоматизациям и запретам.

Поэтому на пространстве у такого пользователя не будут показаны иконки «Автоматизаций» и «Запретов», а также при раскрытии меню доски, запрещенные действия не будут для него активными:

Как назначить роли на пользователей?

Все также как со стандартными ролями. Выдать роль пользователю можно при добавлении его на пространство или в административном разделе «Пользователи».

Как назначить роли на группы пользователей?

Выдать роли группам пользователей можно в административном разделе «Пользователи», во вкладке «Группы». Выбираете нужную группу, открываете вкладку «Пространства» и для каждого пространства выдаете роль всем участникам группы.

Обратите внимание, что в отличие от отдельных пользователей, группе можно выдать сразу несколько ролей. В таком случае доступы разных ролей будут суммироваться, открывая пользователям данной группы больше возможностей.

Настраиваемые роли для гостевых пользователей

Также вы можете создавать настраиваемые роли для гостевых пользователей. По умолчанию все гости имеют только роль Комментатора (он может просматривать и комментировать пространства).

Если у вас подключен модуль «Управление группами пользователей», вы можете создать для них специальные роли, доступы которых будут ниже или равны доступам комментатора.

Например, что гость может только просматривать пространства, но не комментировать.

Гостевые пользователи в списке пользователей пространства будут обозначены значком «G».

Вам также могут быть полезны статьи:

👉 Роли пользователей

👉 Регулирование прав пользователей и управление пользователями

👉 Руководство администратора аккаунта

👉 Разграничение доступов в Kaiten