Группы пользователей
Если у вас большая компания и вы используете много пространств, то рекомендуем настраивать права и доступы сотрудников с помощью групп.
Группы помогут:
дать новому сотруднику доступ сразу ко всем нужным пространствам,
следить, чтобы рядовой сотрудник не получил доступ к закрытой информации,
редактировать права сразу у группы человек,
добавлять на пространство или в карточку сразу всех участников группы, вместо того, чтобы приглашать по-одному.
В этой статье вы узнаете:
Как создать группу пользователей
Как добавить участников в группу
Как удалить пользователя из группы
Как регулировать права доступа участников группы
Сложение и вычитание прав пользователя при добавлении в группу
Как добавить группу пользователей на пространство
Как добавить группу пользователей в карточку
Как создавать уникальные роли пользователей для регулирования доступа к пространствам и документам
Как создать группу пользователей
Группы может создать тот, у кого есть права доступа к административному разделу «Пользователи». Первоначально такие права есть у владельца компании, он может открыть доступ к нему другим пользователям.
У всех компаний по умолчанию уже создана группа «Все пользователи компании». Используйте ее, чтобы поделиться общей информацией.
Чтобы создать новую группу:
Откройте меню → Пользователи.
Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую кнопку с плюсом.
Введите название группы и основные настройки.
При создании группы поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства и в карточки». Без этой настройки не получится добавить группу на пространство.
Как добавить участников в группу
Откройте меню → Пользователи → Перейдите во вкладку «Группы» → выберите нужную группу.
Кликните на иконку с человечками справа от названия группы.
В открывшемся окне выберите пользователей, которых хотите добавить.
Как удалить пользователя из группы
Способ 1. Через раздел «Группы»
Откройте меню → Пользователи.
Откройте вкладку Группы.
Выберите нужную группу и нажмите на имя пользователя, которого хотите удалить из группы.
В открывшемся окне в поле «Группы» нажмите на крестик рядом с группой, из которой хотите удалить участника.
Способ 2. Через раздел «Пользователи»
Откройте меню → Пользователи.
Кликните на строчку с именем пользователя, которого вы хотите удалить.
В открывшемся окне нажмите крестик рядом с названием группы.
При удалении пользователя из группы можно выбрать, удалять его с пространств группы или нет.
Для удаления в появившемся окне поставьте галочку напротив «Удалить пользователя из пространств, доступ к которым определен настройками данной группы». Нажмите «Удалить».
Как регулировать права доступа участников группы
Откройте меню → Пользователи → Перейдите во вкладку «Группы» → выберите нужную группу.
Нажмите на значок редактирования рядом с названием группы.
Если хотите дать пользователям из этой группы права доступа к административным разделам, перейдите в соответствующую вкладку и поставьте галочки рядом с нужными разделами.
Если хотите дать пользователям из этой группы доступ к пространствам, перейдите в соответствующую вкладку, поставьте галочки рядом с нужными пространствами и выберите роли на пространствах для всех участников группы.
Сложение и вычитание прав пользователя при добавлении в группу
Есть несколько нюансов при добавлении пользователя в группу:
Личный доступ к административным разделам складывается с групповым.
Роль на пространстве задает группа. Если роль, указанная в настройках группы, ниже, чем текущая роль пользователя, то его роль снизится при добавлении в группу.
Одного пользователя можно добавить в несколько групп. В этом случае права и доступы складываются.
В статье о группах в нашем блоге «Все о группах в Кайтене» есть подробный пример, как складываются и вычитаются права пользователей при добавлении в группу.
Как добавить группу пользователей на пространство
При создании группы поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства и в карточки». Без этой настройки не получится добавить группу на пространство или в карточку.
Зайдите на нужное пространство и нажмите иконку с человечками в правом верхнем углу Кайтена.
Нажмите на иконку с плюсом, в открывшемся окне выберите вкладку «Добавить группы». Нажмите на название группы, которую вы хотите добавить.
Подтвердите ваш выбор
Как добавить группу пользователей в карточку
Откройте карточку, нажмите «Добавить участников». В открывшемся окне перейдите на вкладку «Группы» и кликните на название группы.
Если во вкладке «Группы» вы не видите нужной вам группы, то проверьте доступ группы к пространству, на котором находится карточка.
Для этого откройте меню → Пользователи → вкладка «Группы».
Настраиваемые роли пользователей
Стандартно на пространствах и в документах в Kaiten вы можете выдавать пользователям или группам пользователей три вида ролей: Администратор, Редактор и Комментатор. Они ограничивают ряд действий, которые пользователи могут выполнять внутри этих сущностей.
В аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников.
Например, пользователю с ролью Редактора на пространстве доступны все функции, кроме удаления досок и колонок, настройки интеграций и административного раздела.
А вы можете создать свою роль, например, «Рядовой сотрудник», который сможет редактировать и перемещать карточки на пространстве, но при этом не сможет настраивать автоматизации и запреты или редактировать доски.
Различия между стандартными и настраиваемыми ролями
Стандартные роли | Настраиваемые роли |
Стандартные роли нельзя редактировать. Их можно только дополнить условием «доступны только те карточки, в которых он владелец или участник». | В настраиваемых ролях можно точечно регулировать доступ к разным функциям и действиям с пространствами, досками, карточками, документами и т.д. |
Стандартные роли выдаются отдельно для разных сущностей. Например, пользователь может быть администратором на пространстве, и комментатором в документах. Для этого ему нужно выдать два разных доступа. | В настраиваемых ролях можно сразу обозначить доступ как к пространствам, так и к документам. Например, роль «Менеджер проекта» будет одновременно давать административный доступ к пространствам, а к документам — доступ читателя. |
Как создавать и настраивать собственные роли?
В административном разделе «Пользователи» откройте вкладку «Роли» и нажмите «Создать роль»:
Укажите название роли и далее отметьте галочками действия, которые будут доступны этой роли:
Поскольку система ролей сейчас находится в активной разработке, и мы будем добавлять новые варианты действий, вы можете выбрать, выдавать ли этой роли права на новые действия по умолчанию или нет:
После того, как вы сохранили новую роль, вы можете присваивать ее пользователям.
Например, на пространстве ниже пользователю Анне выдана роль «Рядовой сотрудник».
В настройках этой роли мы указали, что «Рядовой сотрудник» может просматривать пространства и доски, но не может их редактировать, также он может выполнять все действия с карточками, но не имеет доступа к автоматизациям и запретам.
Поэтому на пространстве у такого пользователя не будут показаны иконки «Автоматизаций» и «Запретов», а также при раскрытии меню доски, запрещенные действия не будут для него активными:
Как назначить роли на пользователей?
Все также как со стандартными ролями. Выдать роль пользователю можно при добавлении его на пространство или в административном разделе «Пользователи».
Как назначить роли на группы пользователей?
Выдать роли группам пользователей можно в административном разделе «Пользователи», во вкладке «Группы». Выбираете нужную группу, открываете вкладку «Пространства» и для каждого пространства выдаете роль всем участникам группы.
Обратите внимание, что в отличие от отдельных пользователей, группе можно выдать сразу несколько ролей. В таком случае доступы разных ролей будут суммироваться, открывая пользователям данной группы больше возможностей.
Роли для гостевых пользователей
Также вы можете создавать настраиваемые роли для гостевых пользователей. По умолчанию все гости имеют только роль Комментатора (он может просматривать и комментировать пространства).
Если у вас подключен модуль «Управление группами пользователей», вы можете создать для них специальные роли, доступы которых будут ниже или равны доступам комментатора.
Например, что гость может только просматривать пространства, но не комментировать.
Гостевые пользователи в списке пользователей пространства будут обозначены значком «G».
Вам также могут быть полезны статьи:
👉 Регулирование прав пользователей и управление пользователями