Группы пользователей

Если у вас большая компания и вы используете много пространств, то рекомендуем настраивать права и доступы сотрудников с помощью групп.

Группы помогут:

  • дать новому сотруднику доступ сразу ко всем нужным пространствам,

  • следить, чтобы рядовой сотрудник не получил доступ к закрытой информации,

  • редактировать права сразу у группы человек,

  • добавлять на пространство или в карточку сразу всех участников группы, вместо того, чтобы приглашать по-одному.

В этой статье вы узнаете:

  • Как создать группу пользователей

  • Как добавить участников в группу

  • Как удалить пользователя из группы

  • Как регулировать права доступа участников группы

  • Сложение и вычитание прав пользователя при добавлении в группу

  • Как добавить группу пользователей на пространство

  • Как добавить группу пользователей в карточку

Как создать группу пользователей

Группы может создать тот, у кого есть права доступа к административному разделу «Пользователи». Первоначально такие права есть у владельца компании, он может открыть доступ к нему другим пользователям.

У всех компаний по умолчанию уже создана группа «Все пользователи компании». Используйте ее, чтобы поделиться общей информацией.

Чтобы создать новую группу:

  1. Откройте меню → Пользователи.

  1. Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую кнопку с плюсом.

  1. Введите название группы и основные настройки.

При создании группы поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства и в карточки». Без этой настройки не получится добавить группу на пространство.

Как добавить участников в группу

  1. Откройте меню → Пользователи → Перейдите во вкладку «Группы» → выберите нужную группу.

  2. Кликните на иконку с человечками справа от названия группы.

  3. В открывшемся окне выберите пользователей, которых хотите добавить.

Как удалить пользователя из группы

Способ 1. Через раздел «Группы»

  1. Откройте меню → Пользователи.

  2. Откройте вкладку Группы.

  3. Выберите нужную группу и нажмите на имя пользователя, которого хотите удалить из группы.

  1. В открывшемся окне в поле «Группы» нажмите на крестик рядом с группой, из которой хотите удалить участника.

Способ 2. Через раздел «Пользователи»

  1. Откройте меню → Пользователи.

  2. Кликните на строчку с именем пользователя, которого вы хотите удалить.

  1. В открывшемся окне нажмите крестик рядом с названием группы.

При удалении пользователя из группы можно выбрать, удалять его с пространств группы или нет.

Для удаления в появившемся окне поставьте галочку напротив «Удалить пользователя из пространств, доступ к которым определен настройками данной группы». Нажмите «Удалить».

При удалении пользователя из группы доступы к административным разделам, которые дала группа, у него сохранятся. Чтобы закрыть доступ, нужно отредактировать доступы пользователя вручную.

Как регулировать права доступа участников группы

  1. Откройте меню → Пользователи → Перейдите во вкладку «Группы» → выберите нужную группу.

  2. Нажмите на значок редактирования рядом с названием группы.

  1. Если хотите дать пользователям из этой группы права доступа к административным разделам, перейдите в соответствующую вкладку и поставьте галочки рядом с нужными разделами.

Права доступа будут выданы участникам при добавлении в группу.

Отзыв прав группы влияет на всех участников.

Удаление из группы не влияет на права доступа пользователя.

  1. Если хотите дать пользователям из этой группы доступ к пространствам, перейдите в соответствующую вкладку, поставьте галочки рядом с нужными пространствами и выберите роли на пространствах для всех участников группы.

Сложение и вычитание прав пользователя при добавлении в группу

Есть несколько нюансов при добавлении пользователя в группу:

  • Личный доступ к административным разделам складывается с групповым.

  • Роль на пространстве задает группа. Если роль, указанная в настройках группы, ниже, чем текущая роль пользователя, то его роль снизится при добавлении в группу.

  • Одного пользователя можно добавить в несколько групп. В этом случае права и доступы складываются.

В статье о группах в нашем блоге «Все о группах в Кайтене» есть подробный пример, как складываются и вычитаются права пользователей при добавлении в группу.

Как добавить группу пользователей на пространство

При создании группы поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства и в карточки». Без этой настройки не получится добавить группу на пространство или в карточку.

  1. Зайдите на нужное пространство и нажмите иконку с человечками в правом верхнем углу Кайтена.

  1. Нажмите на иконку с плюсом, в открывшемся окне выберите вкладку «Добавить группы». Нажмите на название группы, которую вы хотите добавить.

  1. Подтвердите ваш выбор

Как добавить группу пользователей в карточку

Откройте карточку, нажмите «Добавить участников». В открывшемся окне перейдите на вкладку «Группы» и кликните на название группы.

Если во вкладке «Группы» вы не видите нужной вам группы, то проверьте доступ группы к пространству, на котором находится карточка. 

Для этого откройте меню → Пользователи → вкладка «Группы».

Вам также могут быть полезны статьи:

👉 Роли пользователей

👉 Регулирование прав пользователей и управление пользователями

👉 Руководство администратора аккаунта

👉 Разграничение доступов в Kaiten