Роли пользователей

В этой статье вы узнаете:

• Какие роли пользователей есть в Kaiten;

• Как настроить иерархию доступов внутри группы рабочих элементов;

• Роли пользователей на рабочих пространствах, в карточках, в документах и папках;

• Как настроить собственные роли пользователей.

Какие есть роли пользователей в Kaiten

Глобально в Kaiten существует 5 ролей пользователей:

В каждом рабочем элементе (на разных пространствах, папках, документах и стори мэпах) у пользователя может быть своя роль, независимо от других элементов. Например, на одном пространстве пользователь можем быть администратором, а на другом — только комментатором.

Как настроить иерархию доступов внутри группы рабочих элементов

Обратите внимание, что Роль пользователя наследуется от главенствующего элемента ко вложенным.

Если пользователь имеет роль «Администратор» на корневом пространстве, то он также будет иметь доступ администратора ко всем элементам, которые в него вложены.

Соответственно, если пользователь имеет роль «Комментатора» в главенствующему элементу, то он также сможет только просматривать и комментировать вложенные в него элементы.

Важно: если вы являетесь создателем аккаунта в Кайтене, имеете доступ ко всем административным разделам, вы все равно можете иметь роль «только чтение» на пространстве, созданном другим пользователем.

Также важно: Администратор пространства и пользователь с правами доступа к административным разделом — это НЕ одно и то же. Про разницу между ними читайте в нашей инструкции.

Как изменить текущую роль пользователя

• откройте нужный рабочий элемент (папку, пространство, документ или Story map);

• нажмите на кнопку «Пользователи» (в Story maps, в папке или документе) или на фиолетовый значок «Пользователи» в правой части экрана (на пространствах);

• кликните на нужного пользователя и измените его роль на нужную.

При изменении роли в рабочем элементе важно учесть наследование ролей от главенствующих элементов ко вложенным:

• Если вы меняете роль в главенствующем элементе на более высокую (был комментатор, стал редактор), то во всех вложенных элементах роль пользователя тоже повысится;

• Если вы меняете в главенствующем элементе роль на более низкую (был редактор, стал комментатор), то во всех вложенных элементах роль пользователя тоже понизится);

• Если вы меняете роль во вложенном элементе на более высокую, а в главенствующем документе роль ниже, то у пользователя будет высокая роль только в одном вложенном элементе.

• Если вы меняете роль во вложенном элементе на более низкую, а в главенствующем элементе стоит более высокая, то роль не изменится.

Важный момент, изменить роль может только администратор или пользователь, с настраиваемой ролью, которая позволяет это делать.

Если рядом с аватаром пользователя вы видите значок G (гость), нужно предварительно изменить доступ пользователя к аккаунту на участника, так как он приглашен как гость. Инструкция: Гостевые пользователи: как добавить, как сделать гостя участником в аккаунте.

Владелец и Приглашенные пользователи

Владелец – тот, кто первым зарегистрировал компанию в Кайтен, ему открыты все возможности работы в Кайтен. Именно он первый приглашает пользователей, выбирает им роли и передает административные права. Владение аккаунтом также можно передать.

👉 Подробнее: «Руководство администратора аккаунта»

Приглашенные пользователи – все те, кто получает доступ к информации в вашем аккаунте Кайтен. Те, кого пригласил владелец или другие администраторы аккаунта.

👉 О том как пригласить пользователей информация в «Регулирование пользователей и управление правами доступа».

Роли пользователей на рабочих пространствах

Администратор

Администратору доступны все операции на рабочем пространстве и назначение роли администратора другим пользователям.

Для администраторов в Kaiten есть специальный административный раздел. В нем можно настраивать метки и типы карточек, создавать пользовательские поля, менять настройки компании, вести учет времени, производить оплату, добавлять пользователей, работать со службой поддержки и выгружать данные по API.

👉 Подробнее: «Руководство администратора аккаунта»

Редактор

Редактору доступны все операции на рабочем пространстве, кроме удаления. Пользователь с этими правами сможет создать колонку или доску, но удалить ее не сможет. У редакторов нет доступа к административному разделу.

Администратор пространства может ограничить доступ редактора только к тем карточкам, где он владелец или участник. При активном модификаторе пользователь будет иметь доступ только к тем карточкам, в которых он участник или владелец:

Обратите внимание! Пользователи которые имеют доступ только к своим карточкам не могут управлять участниками карточки, видеть список пользователей пространства и тегать через @ в карточках кого-либо, кроме ее участников.

Комментатор

Комментатор имеет доступ ко всему рабочему пространстсву, но только в режиме просмотра и комментирования.

То есть он может видеть доски, открывать и комментировать карточки, просматривать отчеты и архив, но не может редактировать, перемещать, создавать или удалять никакие элементы пространства.

Гостевой пользователь

Гостевые пользователи могут просматривать доски и оставлять комментарии в карточках, но не требуют оплаты.

Возможность бесплатно приглашать гостевых пользователей на свои пространства пригодится, если вы хотите дать доступ заказчику или сторонним экспертам к вашим процессам.

👉 О всех сценариях использования данной роли можно узнать из инструкции — «Гостевые пользователи».

Роли пользователей в карточках

Внутри карточки (задачи) есть три типа участников:

Заказчик

Заказчиком автоматически становится человек, создавший карточку.

Исполнитель

Все, кто добавлены в карточку в качестве участников.

Ответственный

Ответственный у карточки может быть только один. Чтобы назначить ответственного, нужно кликнуть на аватарку участника. В появившемся окне нажать «Сделать ответственным».

Также в карточку можно добавить пользовательское поле с типом «Пользователь» и и отмечать в карточках заинтересованных людей, не добавляя их в качестве участников задачи. Например, обозначить, людей, к которым можно обратиться за помощью, тех, кто должен согласовать задачу, или заказчиков.

С полем «Пользователь» можно работать также как и с остальными полями — фильтровать по нему карточки на пространстве, использовать в автоматизациях и запретах, детализировать отчеты и т.д.

Дэшборд

Во вкладке Дэшборд вы можете увидеть все свои карточки, действия в Кайтене и затраченное на работу время. В этом разделе роли (заказчик, ответственный или участник) можно использовать для сортировки карточек.

То есть вы можете посмотреть, в каких карточках вы выполняете ту или иную роль.

Роли пользователей в Документах и Папках

Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других.

У каждой папки и документа можно настроить доступ, для этого нужно нажать на кнопку «Доступ» в правом углу экрана.

Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании» — документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам.

Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи», то никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его роль: «администратор», «редактор», «комментатор» (или вашу пользовательскую роль).

Возможности ролей по правам доступа к папке / документу:

Администратор

Может создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.

Редактор

Может создавать, редактировать, удалять, делиться ссылкой.

Только чтение

Может видеть и копировать содержимое документов.

Доступ к папке является приоритетным по отношению к доступу в документе этой папки. Т.е., если вы пользователю предоставите права доступа к документу внутри папки - "только чтение", но к самой папке дадите права доступа - "редактор", то у пользователя будут права редактора к каждом документу этой папки, куда вы его пригласили.

Важно! Администратор пространства не может удалить документ другого пользователя, если у него нет соответствующих прав на документ или папку.

Настраиваемые роли пользователей

В аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников к пространствам, доскам, задачам, документам, стори мэпам.

Например, пользователю с ролью Редактора на пространстве доступны все функции, кроме удаления досок и колонок, настройки интеграций и административного раздела.

А вы можете создать свою роль, например, «Рядовой сотрудник», который сможет редактировать и перемещать карточки на пространстве, но при этом не сможет настраивать автоматизации и запреты или редактировать доски.

Различия между стандартными и настраиваемыми ролями

Как создавать и настраивать собственные роли?

В административном разделе «Пользователи» откройте вкладку «Роли» и нажмите «Создать роль»:

Укажите название роли и далее отметьте галочками действия, которые будут доступны этой роли:

При необходимости вы можете регулировать доступ к управлению пользовательскими полями — разрешить или запретить сотрудникам редактировать и/или удалять пользовательские поля.

• Создайте новую пользовательскую роль или откройте редактирование существующей.

• Далее предоставьте доступ к просмотру и редактированию карточек.

• Теперь разверните список полей и выберите, к каким именно полям хотите разрешить доступ пользователям с этой ролью. Здесь же можете настроить, какие именно действия пользователь может совершать с полями (редактирование, удаление)

Таким образом можно регулировать доступ ко всем пользовательским полям, кроме поля «Формула», так как оно по умолчанию не доступно для ручного редактирования.

При создании новых пользовательских полей в аккаунте, пользователи с настроенными доступами к полям не смогут их редактировать и удалять. Чтобы это изменить, нужно будет включить их доступ.

Что если вы не хотите настраивать доступ роли к каждому полю? Тогда просто отметьте галочкой «Редактирование» карточки. И все.

Подгруппу «Поля» оставьте пустой. Сам доступ к редактированию без дополнительных настроек подразумевает возможность действий с полями.

Поскольку система ролей сейчас находится в активной разработке, и мы будем добавлять новые варианты действий, вы можете выбрать, выдавать ли этой роли права на новые действия по умолчанию или нет:

После того, как вы сохранили новую роль, вы можете присваивать ее пользователям.

Примеры использования пользовательских ролей

Например, на пространстве ниже пользователю Анне выдана роль «Рядовой сотрудник».

В настройках этой роли мы указали, что «Рядовой сотрудник» может просматривать пространства и доски, но не может их редактировать, также он может выполнять все действия с карточками, но не имеет доступа к автоматизациям и запретам.

Поэтому на пространстве у такого пользователя не будут показаны иконки «Автоматизаций» и «Запретов», а также при раскрытии меню доски, запрещенные действия не будут для него активными:

Контроль и настройка ролей пользователей по умолчанию

Раздел Настройка ролей позволяет: 

• выбирать те роли, которые будут доступны для назначения в определенных сущностях. Назначайте список ролей, которые могут присваиваться пользователям на определенном пространстве, документе, папке или сторимэпе;

• назначать роли по умолчанию. Обозначьте, какую роль пользователь получит, если он создал сущность, был добавлен в сущность или импортирован из другой системы без явно указанной роли. Также регулируйте роли гостей без конкретного статуса. 

• назначать роль по умолчанию для гостей без явно указанной роли;

• запрещать администраторам приглашать гостей напрямую в сущность. Администраторы смогут приглашать гостей только через разделы Пользователи и Дерево сущностей и при наличии права приглашения пользователей в аккаунт.  

Вам также могут быть полезны статьи:

👉 Как добавить пользователей в Kaiten

👉 Руководство администратора аккаунта

👉 Роли пользователей на пространстве и разграничение доступов

👉 Гостевые пользователи

👉 Группы пользователей

👉 Регулирование ролей в Настройках компании