Права и роли пользователей на пространстве

Обычно в компании есть несколько команд или сотрудников, выполняющих разные функции. Каждому сотруднику не обязательно (а чаще даже не желательно) видеть всю информацию о работе всех отделов и сотрудников. 

Им нужно:

• либо видеть и изменять только ту информацию, которая касается конкретно их задач;

• либо обмениваться информацией с сотрудниками и командами, с которыми у них есть смежные области работы.

В Кайтене можно разграничить доступ разных сотрудников к доскам с карточками с помощью создания разных пространств, наделения пользователей специальными ролями на пространствах, размещения одной доски на нескольких пространствах с разными уровнями доступа.

Разберем подробнее. 

В этой статье вы узнаете:

• Кто из пользователей имеет доступ к пространству;

• Какие роли пользователей есть на пространстве;

• Иерархия доступа к пространствам вложенным в другие рабочие элементы;

• Как ограничить права доступа пользователя к карточкам на пространстве;

• Как разграничить права доступа пользователей с помощью разных пространств;

• Как настроить права доступа для больших команд с помощью групп;

• Что такое гостевые пользователи.

Доступ пользователей к пространству

При создании рабочего пространства, пользователь автоматически становится его администратором. Он может приглашать на это пространство других пользователей, если у него есть на это разрешение.

К каждому пространству в Кайтене имеют доступ только те пользователи, которые на него добавлены, либо если они добавлены в любой из вышестоящих элементов, в который вложено это пространство.

То есть пользователи Кайтена имеют доступ только к доскам и карточкам, которые располагаются на доступных им пространствах.

Каждый пользователь в Кайтене может создавать свои пространства (за исключением гостевых пользователей).

Важно! Даже если вы являетесь владельцем аккаунта, вас может не быть на пространствах, созданных другими пользователи. Чтобы увидеть все пространства аккаунта и присоединиться к ним вам нужно иметь доступ к административному разделу «Пространства».

👉 Подробнее в инструкции: Как приглашать пользователей на пространство.

Роли пользователей на рабочих пространствах

Приглашая пользователей на пространство, для каждого из них вы можете выбрать одну из ролей на этом пространстве:

• Администратор;

• Редактор;

• Комментатор.

Кроме того, в аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников к пространствам, доскам, задачам, документам.

Важно! У каждого пользователя своя роль на конкретном пространстве, независимо от других пространств. То есть на одном пространстве вы можете быть администратором, а на другом — только комментатором или редактором. Даже если вы являетесь создателем аккаунта в Кайтене и имеете доступ ко всем административным разделам, вы все равно можете иметь роль «комментатора» на пространстве, созданном другим пользователем.

👉 Доступ Администратора на пространстве это НЕ одно и то же, что и доступ к административным разделам Кайтена. Подробнее о разнице между ними читайте в нашей инструкции.

Как назначить администратора пространства

Способ 1. Если у вас есть доступ к административному разделу «Пространства» и «Пользователи».

1. Кликните на иконку «Пользователи» в правом верхнем углу Кайтена

2. Кликните на аватарку человека, которого вы хотите сделать админом. Смените его роль на «Администратор»

Способ 2. Через группы

1. Зайдите в меню → раздел «Пользователи» → вкладка «Группы»

2. Создайте новую группу для администраторов

3. Выберите пространства, где они будут администраторами.

4. Дайте доступ к административным функциям при необходимости.

5. Добавьте в группу нужных пользователей

👉 Подробнее в статье «Группы пользователей»

Доступ к пространствам, вложенным в другие рабочие элементы

Вы можете создавать как отдельные пространства, так и «прикреплять» их к другим рабочим элементам, то есть вкладывать их в папки, другие пространства и Story maps. Например, у вас есть папка, а к ней привязано несколько пространств.

В таком случае доступ к пространствам получат те же пользователи, которые имеют доступ к главенствующему элементу, и в той же роли.

Например, если пользователь имеет роль «Администратор» в корневой папке, то он также будет иметь доступ администратора ко всем пространствам, которые в нее вложены.

Точно также, если в пространство вложены другие рабочие элементы, пользователи, имеющие доступ к пространству, будут иметь такие же права и роли во вложенных элементах.

👉 Подробнее в инструкции Система доступов и навигации в Kaiten

Как изменить текущую роль пользователя

• откройте нужный рабочий элемент (папку, пространство, документ или Story map);

• нажмите на кнопку «Пользователи» (в Story maps, в папке или документе) или на фиолетовый значок «Пользователи» в правой части экрана (на пространствах);

• кликните на нужного пользователя и измените его роль на нужную.

При изменении роли в рабочем элементе важно учесть наследование ролей от главенствующих элементов ко вложенным:

• Если вы меняете роль в главенствующем элементе на более высокую (был комментатор, стал редактор), то во всех вложенных элементах роль пользователя тоже повысится;

• Если вы меняете в главенствующем элементе роль на более низкую (был редактор, стал комментатор), то во всех вложенных элементах роль пользователя тоже понизится);

• Если вы меняете роль во вложенном элементе на более высокую, а в главенствующем документе роль ниже, то у пользователя будет высокая роль только в одном вложенном элементе.

• Если вы меняете роль во вложенном элементе на более низкую, а в главенствующем элементе стоит более высокая, то роль не изменится.

Важный момент, изменить роль может только администратор или пользователь, с настраиваемой ролью, которая позволяет это делать.

Если рядом с аватаром пользователя вы видите значок G (гость), нужно предварительно изменить доступ пользователя к аккаунту на участника, так как он приглашен как гость. Инструкция: Гостевые пользователи: как добавить, как сделать гостя участником в аккаунте.

Ограничение прав доступа пользователя к карточкам на пространстве

Иногда нужно добавить пользователя на пространство, но так, чтобы он видел только те карточки, в которых он является участником или владельцем.

Для этого в Кайтене есть Модификатор уровня доступа к пространству.

Выберите нужного пользователя с ролью Редактор на пространстве (или при добавлении нового пользователя) и поставьте галочку у модификатора. Готово! Теперь пользователь видит только карточки со своим участием, а остальные — нет.

Обратите внимание! Пользователи которые имеют доступ только к своим карточкам (через настраиваемую роль или через установку галочки на пространстве) не могут управлять участниками карточки, видеть список пользователей пространства и тегать через @ в карточках кого-либо, кроме ее участников.

Еще нюанс: если вы выдаете подобное ограничение гостевому пользователю, то учтите, поскольку гость не может быть исполнителем и ответственным в карточках, то он сможет видеть только карточки, в которых он указан как заказчик.

Ограничение доступа к доскам с помощью создания отдельных пространств

Бывает, что в компании есть несколько отделов, которые должны иметь разные уровни доступа к разной информации, но при этом выполняют смежные функции.

Например, у вас есть отдел, отвечающий за проект в целом, и подотдел, выполняющий конкретную функцию, например «Дизайн». Вам важно, чтобы проектный отдел видел всю картину целиком, а функциональный отдел видел только свою доску.

В таком случае вы можете создать два отдельных пространства для каждого из отделов и на обоих из них расположить доску функционального отдела.

Таким образом:

• У вас будет два пространства, на которые будут добавлены разные пользователи;

• Пользователи общего пространства будут видеть доску функционального отдела и все карточки на ней, а также остальные доски этого пространства. А пользователи добавленные на пространство функционального отдела будут видеть только одну свою доску;

• Все карточки на доске, которая находится на обоих пространствах, и действия с ними, будут видны и на том и на другом пространстве.

Для этого:

1. Создайте новое пространство для функционального отдела (кнопка «+» сверху левого меню)

2. Добавьте нужную существующую доску из общего пространства на новое пространство

Зайдите в новое пространство → кнопка «Добавить» сверху → «Доску из другого пространства».

3. Добавьте на это пространство пользователей, которые должны иметь доступ к целевой доске.

Настройка прав доступа на пространстве для групп пользователей

Обычно группы пользователей используют в больших командах, чтобы ускорить процесс передачи прав большому количеству сотрудников.

Чтобы добавить группу пользователей на пространство:

1. Зайдите на пространство и нажмите на иконку «Пользователи»;

2. Выберите «Добавить группы»;

3. Выберите группу, которую хотите добавить на пространство. 

👉 Как создавать группы пользователей и управлять ими — читайте в инструкции.

Гостевые пользователи на пространстве

В Кайтене можно приглашать гостей на рабочие пространства. Гостевые пользователи могут просматривать доски и оставлять комментарии в карточках, но не требуют оплаты.

Чтобы пригласить на пространство пользователя в качестве гостя:

1. Нажмите на иконку с человечками в правом верхнем углу;

2. Нажмите иконку с плюсом;

3. В открывшемся окне выберите вкладку «Отправить приглашение»

4. Введите почту того, кого вы хотите пригласить;

5. Поставьте галочку напротив «Пригласить в качестве гостевого пользователя»;

6. Нажмите «Отправить».

Ему будет доступно для просмотра и комментирования только пространство, на которое его добавили. Он не является членом компании — платить за него не нужно.

👉 Подробнее о Гостевых пользователях читайте в нашей инструкции. 

Вам также будут полезны статьи:

👉 Инструкция: Как приглашать пользователей на пространство

👉 Инструкция: Руководство администратора аккаунта

👉 Инструкция: Регулирование прав пользователей и управление пользователями

👉 Инструкция: Гостевые пользователи 

👉 Инструкция: Группы пользователей 

👉 Статья в блоге: Все о группах в Кайтене