Пользовательские поля

Помимо полей, доступных в Кайтен по умолчанию, вы можете создать свои поля для отображения важных для вас характеристик задачи.

В этой статье вы узнаете:

  • Как создавать новые пользовательские поля и кто может это делать;

  • Какие бывают пользовательские поля и как с ними работать;

  • Как удалить значение пользовательского поля, как удалить его из карточки, как деактивировать пользовательское поле.

Как создать пользовательское поле?

Создать новое пользовательское поле можно двумя способами:

1. В административном разделе «Пользовательские поля» (в левом боковом меню)

2. Прямо из карточки, выбрав опцию «Создать новое поле»

Кто может создавать пользовательские поля?

Создать поле может владелец компании, а также пользователи с доступом к административному разделу «Пользовательские поля».

👉 Как настраивать права доступа к административным функциям читайте в статье: «Руководство администратора аккаунта»

Какие бывают типы пользовательских полей?

При создании нового пользовательского поля можно выбрать его тип (строка, email, селект, мультиселект, число, дата и т.д.) и параметры отображения (показывать на фасаде карточки, многострочное).

Подробнее расскажем о них:

Строка

Позволяет зафиксировать в карточке важную текстовую информацию. Например, ФИО клиента, название компании-контрагента, текст рекламного объявления и тд. Поле может быть однострочным и многострочным на ваш выбор.

Для поля с типом «Строка» доступно ограничение максимального и минимального количества знаков. Подробнее об этом в конце статьи.

Email

Позволяет прямо из карточки послать письмо на указанный в поле адрес. Помимо выбора ответственных можно, например, назначить контактное лицо для связи по задаче.

Селект

Пользовательское поле с типом «Селект» ограничивает выбор лишь одним значением. То есть при заполнении поля с типом «Селект» пользователь может выбрать только один вариант из предложенных.

При создании поля вы можете дать возможность пользователям добавлять новые значения, отметив галочкой нужную опцию:

Обратите внимание, если пользователям разрешено создание и редактирование пользовательских полей в административном разделе Пользователи, они смогут добавлять новые значения, даже если опция отключена на уровне самого поля.

Мультиселект

Отличие мультиселекта от селекта заключается в том, что в выбранном поле теперь могут находиться несколько значений, отражающих, к примеру, сложность задачи.

При создании поля вы можете дать возможность пользователям добавлять новые значения, отметив галочкой нужную опцию:

Обратите внимание, если пользователям разрешено создание и редактирование пользовательских полей в административном разделе Пользователи, они смогут добавлять новые значения, даже если опция отключена на уровне самого поля.

Число

Числовое пользовательское поле используется для любых количественных значений. Мы в Kaiten используем их для обозначения количества гипотез, которые есть внутри задачи.

Также поле может быть полезно для прописывания RICE и ICE Score. Прямо на фасаде карточки будет отражаться уровень приоритета задачи. Можно отфильтровывать карточки с наиболее высоким рейтингом и быстро определять к выполнению какой задачи приступать в первую очередь.

Для поля «число» можно задать ограничение значений. Об этом читайте в конце статьи.

Формула

Поле «Формула» используется для любых расчетов. В формулу можно вставить значения полей типа «Число» или «Строка», другую формулу или просто использовать, как калькулятор.

Например, можно считать RICE Score:

1. Создайте 4 числовых поля (Reach, Impact, Confidence и Effort)

2. Создайте формулу для расчёта RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort

3. Перейдите в режим отображения «Таблица»

4. В «Настройках колонок» выберите поля карточек для отображения в таблице.

5. Введите расчетные значения в таблицу. Формула рассчитается автоматически.

Подробные инструкции использования: Пользовательское поле «Формула»

Коллективная оценка

В Kaiten можно создать поле, в которое могут ввести значения несколько пользователей. Такое поле будет полезно при командной оценке приоритета задачи (RICE и ICE Score) или ее сложности (покерное планирование).

👉 Подробнее про данный тип поля читайте в статье «Как делать то, что принесет больше пользы бизнесу и не косячить со сроками

Голосование

В карточку можно добавить оценку с помощью эмодзи, и эта оценка будет видна на фасаде карточки. На выбор два варианта: шкала эмодзи или набор эмодзи.

Используйте поле с типом «Голосование» для:

1. приоритизизации задач,

2. демонстрации важных метрик задачи,

3. оценки результатов.

При создании поля «Голосование» можно выбрать тип оценки

1. Индивидуальная оценка — каждая новая выставленная оценка в карточке затирает предыдущее значение.

2. Коллективная оценка — голосовать может несколько пользователей. Оценка рассчитывается по среднему значению.

Дата

Поле с типом «Дата» подойдет, если помимо дедлайна в задаче есть еще важные даты, о которых нужно помнить.

Это может быть:

— запись о дне рождения клиента,

— дата презентации КП,

— промежуточные дедлайны: когда будет готов дизайн, текст, верстка на разных площадках и т.д.

Вот так поле с типом «Дата» выглядит на фасаде карточек.

Справочник

Это поле позволяет использовать Кайтен как CRM — систему управления взаимоотношениями с клиентами. Справочник представляет собой список записей, например, для учета данных о клиентах, товарах, услугах.

В отличие от поля с типом данных "Селект" справочник может содержать более подробную информацию. Детализация данных осуществляется за счет задания пользователем любых текстовых полей для справочника.

Значение справочника можно выводить на фасаде карточки, фильтровать по нему карточки. Для отображения справочника можно задать цвет, он будет использоваться для всех его значений.

Для справочника пользователь может задать любые текстовые поля. Первое поле — обязательное, его значение будет отображаться на фасаде карточки. Другие поля также можно сделать обязательными для заполнения.

Записи в нужные поля вы можете делать вручную, перейдя в раздел Записи

Либо это можно делать прямо из карточки:

Обратите внимание, что вы можете отключить эту опции для пользователей, просто уберите галочку:

Обратите внимание, если пользователям разрешено создание и редактирование пользовательских полей в административном разделе Пользователи, они смогут добавлять новые значения, даже если опция отключена на уровне самого поля.

👉 Кроме того, вы можете импортировать данные в "Справочник" из файлов .xls

Телефон

Позволяет прямо из карточки позвонить на указанный в поле номер. Помимо выбора ответственных можно, например, назначить контактное лицо для связи по задаче.

Пользователь

Позволяет отмечать в карточках заинтересованных людей, не добавляя их в качестве участников задачи. Например, обозначить, людей, к которым можно обратиться за помощью, тех, кто должен согласовать задачу, или заказчиков.

В поле можно указывать тех же пользователей, что и в «участниках» карточки.

Если хотите, чтобы в поле была возможность указать не одного, а сразу нескольких пользователей, поставьте галочку «Множественный выбор». После сохранения поля эту опцию нельзя будет изменить.

Флажок

Тип пользовательского поля в формате чек-бокса, в котором можно проставить галочку и подтвердить соответствие заданному критерию. Поле поможет организовать процессы согласования, регулировать ход рабочего процесса и отмечать важные нюансы задач.

При добавлении поля с типом «флажок» в карточку, пользователь сможет отметить его, поставив в нем галочку.

Если флажок отмечен в карточке, то он будет отображаться на ее фасаде при соответствующей настройке. А если галочка в поле не установлена, то флажок отображаться на фасаде карточки не будет.

С этим типом поля можно работать также как и с остальными — уточнять данные в отчетах, фильтровать карточки на пространстве, запускать автоматизации и ограничения.

Сценаирии использования:

  • Подтверждение согласования от менеджера. Например, когда менеджер проверил задачу и не имеет возражений, то может проставить галочку в поле «Согласовано». Исполнитель увидит, что работа принята.

  • Подтверждение выполнения требований и запуск автоматизации. Например, когда задача прошла все подготовительные этапы и готова к разработке, ответственный менеджер ставит галочку в поле «Готово к разработке», и карточка автоматически перемещается на на доску разработчиков.

  • Ограничение действий с задачами, которые не соответствуют требованиям. Например, если в карточке не поставлена галочка в поле «подписан договор», карточку нельзя перенести в колонку «В работе».

Вложение

Позволяет структурировать файлы в карточке. Во «Вложениях» можно прикреплять к задачам файлы по заданным параметрам, отображать их в верхней части карточки и на ее фасаде. Также есть возможность указать формат (расширение) и максимальное количество вложений.

Например, редактору важно, чтобы в карточки со статьями дизайнеры загружали обложки в формате PNG. Тогда можно добавлять во все карточки статей поле «Обложка» с соответствующими настройками для загрузки файлов.

Как удалить значение в пользовательском поле

Кликните на значение, в появившемся окне нажмите кнопку «Удалить»

Если первый способ не работает, нажмите на значок мусорной корзины справа от поля.

Как удалить пользовательское поле из карточки

Откройте меню → Пользовательские поля → Нажмите на значок мусорной корзины справа от названия поля.

В открывшемся окне нажмите «Удалить», если нужно, чтобы поле исчезло из всех карточек. Если нажать «Деактивировать», то поле нельзя будет добавить в новые карточки, в существующих карточках поле останется.

Как деактивировать пользовательское поле

Деактивировать означает, что поле нельзя будет добавить в новые карточки, в существующих карточках поле и его значения останутся неизменными.

Откройте меню → Пользовательские поля → Нажмите на значок мусорной корзины справа от названия поля → В открывшемся окне нажмите «Деактивировать».

Как установить ограничение значений в пользовательских полях

Вы можете задать ограничения значений в числовых и текстовых пользовательских полях карточек. То есть ограничить минимальное и максимальное число, или количество знаков, которое пользователь может указать в поле. Это можно сделать при создании пользовательских полей в административном разделе.

Эту опцию удобно использовать вместе с функцией Обязательные к заполнению поля, чтобы получать максимально подробные и информативные описания задач.

Ограничение значений в числовых полях

При создании пользовательского поля с типом «Число» вы можете задать максимальное и минимальное значение, которое сможет указать пользователь.

Если пользователь укажет число вне заданного промежутка, то он не сможет сохранить в карточке поле с этим значением.

Поле можно будет сохранить только с тем значением, которое входит в указанный вами промежуток.

Ограничение значений в текстовом поле «Строка»

При создании пользовательского поля с типом «Строка» вы можете задать максимальное и минимальное количество знаков, которое пользователь должен будет внести в это поле.

Если количество знаков будет меньше или больше указанного ограничения, пользователь не сможет сохранить данное поле.

Вы также можете задать ограничение для многострочного текстового поля. 

В таком случае в количестве символов будут учитываться также символы маркдаун (благодаря которым осуществляется форматирование текста):