Пользовательские поля

Помимо полей, доступных в Кайтен по умолчанию, вы можете создать свои поля для отображения важных для вас характеристик задачи.

В этой статье вы узнаете:

  • Как создавать новые пользовательские поля и кто может это делать;

  • Какие бывают пользовательские поля и как с ними работать;

  • Как удалить значение пользовательского поля, как удалить его из карточки, как деактивировать пользовательское поле.

Как создать пользовательское поле?

Создать новое пользовательское поле можно двумя способами:

1. В административном разделе «Пользовательские поля» (в левом боковом меню)

2. Прямо из карточки, выбрав опцию «Создать новое поле»

Кто может создавать пользовательские поля?

Создать поле может владелец компании, а также пользователи с доступом к административному разделу «Пользовательские поля».

👉 Как настраивать права доступа к административным функциям читайте в статье: «Руководство администратора аккаунта»

Какие бывают типы пользовательских полей?

При создании нового пользовательского поля можно выбрать его тип (строка, email, селект, мультиселект, число, дата и т.д.) и параметры отображения (показывать на фасаде карточки, многострочное).

Подробнее расскажем о них:

Email

Позволяет прямо из карточки послать письмо на указанный в поле адрес. Помимо выбора ответственных можно, например, назначить контактное лицо для связи по задаче.

Селект

Пользовательское поле с типом «Селект» ограничивает выбор лишь одним значением. То есть при заполнении поля с типом «Селект» пользователь может выбрать только один вариант из предложенных.

Мультиселект

Отличие мультиселекта от селекта заключается в том, что в выбранном поле теперь могут находиться несколько значений, отражающих, к примеру, сложность задачи.

Число

Числовое пользовательское поле используется для любых количественных значений. Мы в Kaiten используем их для обозначения количества гипотез, которые есть внутри задачи.

Также поле может быть полезно для прописывания RICE и ICE Score. Прямо на фасаде карточки будет отражаться уровень приоритета задачи. Можно отфильтровывать карточки с наиболее высоким рейтингом и быстро определять к выполнению какой задачи приступать в первую очередь.

Формула

Данное поле используется для любых расчетов. В формулу можно вставить значения полей типа «Число» или «Строка», другую формулу или просто использовать, как калькулятор.

Например, можно считать RICE Score:

1. Создайте 4 числовых поля (Reach, Impact, Confidence и Effort)

2. Создайте формулу для расчёта RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort

3. Перейдите в режим отображения «Таблица»

4. В «Настройках колонок» выберите поля карточек для отображения в таблице.

5. Введите расчетные значения в таблицу. Формула рассчитается автоматически.

Коллективная оценка

В Kaiten можно создать поле, в которое могут ввести значения несколько пользователей. Такое поле будет полезно при командной оценке приоритета задачи (RICE и ICE Score) или ее сложности (покерное планирование).

👉 Подробнее про данный тип поля читайте в статье «Как делать то, что принесет больше пользы бизнесу и не косячить со сроками

Голосование

В карточку можно добавить оценку с помощью эмодзи, и эта оценка будет видна на фасаде карточки. На выбор два варианта: шкала эмодзи или набор эмодзи.

Используйте поле с типом «Голосование» для:

1. приоритизизации задач,

2. демонстрации важных метрик задачи,

3. оценки результатов.

При создании поля «Голосование» можно выбрать тип оценки

1. Индивидуальная оценка — каждая новая выставленная оценка в карточке затирает предыдущее значение.

2. Коллективная оценка — голосовать может несколько пользователей. Оценка рассчитывается по среднему значению.

Дата

Поле с типом «Дата» подойдет, если помимо дедлайна в задаче есть еще важные даты, о которых нужно помнить.

Это может быть:

— запись о дне рождения клиента,

— дата презентации КП,

— промежуточные дедлайны: когда будет готов дизайн, текст, верстка на разных площадках и т.д.

Вот так поле с типом «Дата» выглядит на фасаде карточек.

Справочник

Это поле позволяет использовать Кайтен как CRM — систему управления взаимоотношениями с клиентами. Справочник представляет собой список записей, например, для учета данных о клиентах, товарах, услугах.

В отличие от поля с типом данных "Селект" справочник может содержать более подробную информацию. Детализация данных осуществляется за счет задания пользователем любых текстовых полей для справочника.

Значение справочника можно выводить на фасаде карточки, фильтровать по нему карточки. Для отображения справочника можно задать цвет, он будет использоваться для всех его значений.

Для справочника пользователь может задать любые текстовые поля. Первое поле — обязательное, его значение будет отображаться на фасаде карточки. Другие поля также можно сделать обязательными для заполнения.

Записи в нужные поля вы можете делать вручную, перейдя в раздел Записи

Либо это можно делать прямо из карточки:

Обратите внимание, что вы можете отключить эту опции для пользователей, просто уберите галочку:

👉 Кроме того, вы можете импортировать данные в "Справочник" из файлов .xls

Телефон

Позволяет прямо из карточки позвонить на указанный в поле номер. Помимо выбора ответственных можно, например, назначить контактное лицо для связи по задаче.

Как удалить значение в пользовательском поле

Кликните на значение, в появившемся окне нажмите кнопку «Удалить»

Если первый способ не работает, нажмите на значок мусорной корзины справа от поля.

Как удалить пользовательское поле из карточки

Откройте меню → Пользовательские поля → Нажмите на значок мусорной корзины справа от названия поля.

В открывшемся окне нажмите «Удалить», если нужно, чтобы поле исчезло из всех карточек. Если нажать «Деактивировать», то поле нельзя будет добавить в новые карточки, в существующих карточках поле останется.

Как деактивировать пользовательское поле

Деактивировать означает, что поле нельзя будет добавить в новые карточки, в существующих карточках поле и его значения останутся неизменными.

Откройте меню → Пользовательские поля → Нажмите на значок мусорной корзины справа от названия поля → В открывшемся окне нажмите «Деактивировать».