Модуль «Ограничения»

Этот инструмент позволяет ввести строгий контроль над операциями пользователей. То есть указывать, что и при каких условиях им можно и нельзя делать с карточками.

Основные сценарии использования модуля:

Реализация строгого workflow. То есть контроль пути прохождения карточек в зависимости от их типа.
Реализация регламентов перехода карточек между статусами. Например, пока критерии завершения задачи не реализованы, нельзя переместить карточку в следующий этап.

Кому доступен?

Модуль Ограничения можно подключить на тарифах Standard и Pro, также модуль по умолчанию доступен в аккаунтах с тарифом Enterprise.

Также этот модуль частично доступен бесплатно:

На тарифе Free доступно 5 ограничений на компанию.

На тарифах Standard и Pro без подключения модуля доступно до 15 ограничений на компанию, а с подключенным модулем количество ограничений неограниченно.

Где находится и как работает?

«Ограничения» — это правила, при которых пользователи НЕ смогут выполнить определенные действия.

Чтобы ознакомиться с новым инструментом и создать свои правила, нажмите на значок «Ограничения» на правой панели пространства.

Принцип работы модуля похож на «Автоматизации» — вы можете задавать условия, при которых пользователям будет запрещено выполнить определенные действия.

Например, если карточка находится в определенной колонке, пользователям запрещено перемещать ее назад в предыдущую колонку.

Сейчас доступны условия:

Предыдущий путь карточки. Позволяет запретить перемещение или создание карточки, в зависимости от того, где эта карточка находилась ранее. Поможет контролировать путь прохождения карточек на досках.
Тип карточки. Позволяет запретить перемещение или создание карточки, в зависимости от ее типа. При создании ограничения по типу карточки, вы можете использовать параметры «в списке» и «не в списке».
- «В списке» — ограничение сработает, если у карточки, установлен один из указанных в условии типов.
- «Не в списке» — ограничение сработает, если у карточки установлен любой тип, кроме указанных в условии.
Значение поля карточки (равно, одно из, не установлено). В качестве условий можно указывать данные в полях карточек — конкретные значения или их отсутствие.
Количество связанных карточек. Позволяет запретить перемещение или создание карточки, если у задачи нет дочерних / родительских задач, либо их количество не соответствует норме. Эта функция поможет контролировать декомпозицию задач на подзадачи на определенном этапе.
В учете времени карточки нет записей. Позволяет запретить перемещение карточки, если ее участники не заполнили записи учета времени. Поможет контролировать своевременное заполнение отчетности исполнителями. В качестве дополнительного условия можно указать роль, записи которой не были учтены.
Не выполнены все пункты чек-листов. Позволяет запретить перемещение или создание карточки, если не были выполнены и отмечены пункты чек-листов карточки.
Не завершены все дочерние задачи. Позволяет установить ограничение на перемещение карточки, если не выполнены ее дочерние задачи. Например, таким образом можно запретить перемещать карточки в колонку «готово», пока их дочерние подзадачи не будут выполнены.
Статус блокировки. Позволяет установить ограничение на перемещение карточки, если в ней установлен определенный статус блокировки: заблокирована / не заблокирована, блокирует / не блокирует другую задачу, заблокирована другими карточками или нет.
Превышен WIP-лимит. Позволяет установить ограничение на создание или перемещение карточки на доску (а также в конкретную колонку / дорожку / ячейку), если это нарушит WIP-лимит. При необходимости можно задать исключения — указать доски, колонки, дорожки или ячейки, на которые правило не будет распространяться, и куда карточки можно будет перенести, даже если WIP-лимит превышен.

Обратите внимание: ограничение по WIP-лимиту не распространяется на колонку с типом «Готово». Например, если в дорожке указан WIP-лимит — 5, но при этом 5 задач лежат в «Готово», то в таком случае перенести еще карточки на дорожку будет можно.

Измениться состояние карточки. Позволяет запретить перемещение карточки, если при этом изменится ее статус. То есть ограничение не дает перемещать карточки в колонки с другим типом (статусы — это запланирована, в работе, завершена).
- Условие можно использовать только для ограничения на перемещение карточки.
- Запретить перемещение можно только «В» конкретный или любой путь. Использовать опцию «НЕ В», чтобы добавить путь как исключение с этим условием не получится.

Доступные действия:

Запретить перемещение;
Запретить создание.

Создавать Ограничения могут администраторы и редакторы пространств. Запреты будут распространять свое действие на всех пользователей пространства. Но будьте внимательны, чтобы Ограничения не противоречили другим процессам и не мешали ходу работы.

После сохранения, Ограничение появится на вкладке Управление. Вы можете его отредактировать или удалить (удаление доступно только пользователям пространства с правами администратора).

Обращаем внимание: ограничения распространяются только на действия совершенные самими пользователями, на действия в рамках модуля Автоматизации правила не сработают.

Объясняем на примере

Допустим, вам важно, чтобы сотрудники доводили начатую работу до конца, а не бросали её, если задача показалась им слишком сложной.

Тогда вы можете ввести ограничение, которое запретит перемещать уже взятые в работу карточки обратно в Очередь.

Задаем условие «Если»: предыдущий путь карточки «В работе»;
Добавляем уточнение: тип карточки «Bug»;
Добавляем ограничение «То»: Запретить перемещение в «Очередь».

Таким образом, если сотрудник начнет работать над задачей с типом «Bug», он не сможет бросить её и вернуть обратно в Очередь. И будет вынужден довести работу до конца.

Еще один пример: допустим, вам важно, чтобы сотрудники соблюдали порядок на доске и распределяли карточки по дорожкам согласно их приоритету.

Тогда вы можете ввести ограничение, которое запрещает перемещать или создавать на дорожке «срочно» карточки с более низким приоритетом.

Задаем условие «Если»: значение поля «Приоритет» одно из «Стандартно», «Без даты - 3 приоритет»
Добавляем ограничение «То»: запретить создание в «Очередь, дорожка Срочно», запретить перемещение в «Очередь, дорожка Срочно».

Таким образом сотрудники не смогут переместить на дорожку «Срочно» карточки с несоответствующим приоритетом.

Удаление и деактивация ограничений

В разделе «Управление» вы можете удалить или деактивировать ранее созданные ограничения.

Деактивация — приостановит действие запрета, но сохранит настройки, чтобы позже можно было его восстановить.

Удаление — полностью сотрет ограничение.