Гостевые пользователи: как добавить, как сделать гостя участником в аккаунте
Гостевые пользователи могут просматривать пространства, куда их пригласили, доски на них и оставлять комментарии в карточках, но не требуют оплаты.
Возможность бесплатно приглашать гостевых пользователей на свои пространства пригодится, если вы хотите дать доступ заказчику или сторонним экспертам к вашим процессам.
В этой статье вы узнаете:
Отличие гостевых пользователей от обычных
Гостевых пользователей можно добавлять в рабочие элементы вашего аккаунта бесплатно, но они не могут выполнять никаких функций, кроме просмотра и комментирования.
Пользователь с ролью «Комментатор» | Гостевой пользователь | |
|---|---|---|
Стоимость | Платно, зависит от тарифа | Бесплатно |
Действия на пространствах | Может просматривать карточки и оставлять комментарии Роль можно изменить Может создавать свои пространства, где будет иметь другие роли Может получать уведомления. | Может просматривать карточки и оставлять комментарии и получать уведомления. Не может быть ответственным или участником карточек, но можно назначить заказчиком. |
Работа с Кайтен-документами | Видит открытые для всех документы Можно пригласить в документ Можно дать доступ на чтение, редактирование или администрирование документа | Не видит открытые для всех документы Можно пригласить в документ Может только читать документ, нельзя расширить доступ |
Работа с User Story Map | Видит открытые для всех User Story map Может создавать User Story map, карточки, активности, релизы Можно приглашать в User Story map | Не видит открытые для всех User Story map. Может только просматривать User Story map Можно приглашать в User Story map |
Работа с модулем «Служба поддержки» | Если дать доступ, может оставлять заявки из интерфейса Службы поддержки Можно дать доступ к административным функциям модуля | Если дать доступ, может оставлять заявки из интерфейса Службы поддержки |
Как пригласить гостевого пользователя
Есть два способа это сделать: из пространства или из раздела меню «Пользователи».
Приглашать гостевых пользователей могут только те, у кого есть право «Приглашение пользователей на пространство». Его выдает владелец аккаунта или участник с правом доступа к административному разделу «Пользователи».
Из пространства
Нажмите на иконку с человечками в правом верхнем углу пространства.
Нажмите иконку с плюсом.
В открывшемся окне выберите вкладку «Отправить приглашение» → введите почту того, кого вы хотите пригласить, и поставьте галочку напротив «Пригласить в качестве гостевого пользователя» → нажмите «Отправить»
Из раздела «Пользователи»
Чтобы приглашать людей в этом разделе, нужно иметь доступ к административному разделу «Пользователи»
Откройте меню → Пользователи.
Выберите вкладку «Приглашения».
Введите почту того, кого хотите пригласить. Не забудьте поставить галочку напротив «Пригласить в качестве гостевого пользователя». Выберите пространство, на которое вы приглашаете гостя, и нажмите «Отправить».
Как изменить гостя на пользователя с обычными правами?
Если пользователь уже есть в вашем аккаунте с гостевым доступом, и вы пытаетесь пригласить его на пространство, система покажет вам это значком G на аватаре сотрудника.
Если вы хотите дать пользователю роль участника в аккаунте и, соответственно, приглашать его в роли администратора/редактора/комментатора на пространства, вам нужно изменить его роль с гостя на участника.
Чтобы конвертировать гостя в участника зайдите административный раздел Пользователи. Если у вас нет доступа к этому разделу, нужно обратиться к коллегам.
Примените фильтр и в поле «Доступ к Kaiten» выберите опцию «Гость». Так вы увидите список гостевых пользователей аккаунта.
Выберите нужного пользователя. Чтобы сделать это быстрее, можете ввести почту гостя, которого пытались пригласить в поле «Найти».
Кликните на него и в открывшемся окне в поле «Доступ в Kaiten» смените роль гостя на роль «Участник». Тогда сможете приглашать его на нужные пространства как полноценного участника.
Обратите внимание, участники занимают лицензии.
Если у вас тариф с лимитированным количеством пользователей, то конвертировать гостя в пользователя вы можете только при условии, что у вас есть доступные лицензии. Либо докупите нужное количество лицензий в разделе Оплата.
Если у вас тариф с постоплатой за фактическое количество активированных пользователей, то вы можете свободно конвертировать гостя в обычного пользователя. Имейте в виду, что стоимость тарифа изменится, так как вы увеличили число лицензий, расчет стоимости осуществляется кратно дням.
На бесплатном тарифе количество пользователей не ограничено.
Как изменить пользователя с обычными правами на гостя
Зайдите в Меню → Пользователи. Нажмите на строчку с именем пользователя, которому хотите запретить доступ.
Затем в поле «Доступ к Kaiten» выберите опцию «Гость».
Дальше откроется окно, в котором вы сможете настроить передачу прав этого пользователя. Эти настройки необходимо выполнить, чтобы вы не потеряли доступ к тем папкам, пространствам, документам и Story maps, которые создавал и администрировал этот пользователь.
Настраиваемые роли для гостевых пользователей
Вы можете создавать настраиваемые роли для гостевых пользователей. По умолчанию все гости имеют только роль Комментатора (он может просматривать и комментировать пространства).
Если у вас подключен модуль «Управление группами пользователей», вы можете создать для них специальные роли, доступы которых будут ниже или равны доступам комментатора.
Например, что гость может только просматривать пространства, но не комментировать.
Создать роль для гостевого пользователя можно в административном разделе «Пользователи» во вкладке «Роли», если у вас подключен модуль «Управление группами пользователей».
Гостевые пользователи и группы пользователей
Гостевых пользователей нельзя добавлять в группы.
Также гостевые пользователи не входят в группу «Все пользователи» и на них не распространяются их права.
Как назначить кастомную роль гостевого пользователя по умолчанию?
Назначить роль гостя по умолчанию можно в разделе Администрирование ⭢ Настройки компании ⭢ Настройка ролей.
Стандартно гости имеют роль комментатора сущности, но вы можете установить кастомную роль по умолчанию, которая подходит под разрешенные действия для гостей.
Как ограничить приглашения гостей напрямую в пространство, папку, документ или сторимэп?
Раздел Настройка ролей позволяет запретить администраторам приглашать гостей напрямую в сущность. Они смогут это сделать только через административные разделы Пользователи и Дерево сущностей.
Для активации ограничения достаточно отметить галочку в разделе Настройка ролей.
👉 Подробнее о Настройке ролей читайте в инструкции
Вам также могут быть полезны статьи:
👉 Роли пользователей — какие роли и доступы можно давать пользователям на пространствах, в карточках и документах
👉 Виртуальные пользователи — планирование ресурсов пользователей, которых нет в Kaiten
👉 Группы пользователей — управление доступами больших групп пользователей
👉Настройка ролей — раздел для управления ролями в сущностях