Регулирование прав пользователей и управление пользователями
В этой статье мы на верхнем уровне расскажем, что такое «Права пользователей в Кайтен», как вы можете управлять пользователями в своем аккаунте и дадим ссылки на более подробные инструкции.
Вы узнаете:
Как регулировать доступ пользователей к редактированию корня меню
Как регулировать доступы пользователей в группах рабочих элементов
Какие бывают права доступа у пользователей в Kaiten
Все права пользователей в Кайтене делятся на два типа:
Доступ к административным разделам и функциям;
Доступы к рабочим элементам: пространствам, папкам, документам и Story maps.
Доступ к редактированию элементов в корне меню.
Изначально только Владелец аккаунта (тот, кто первый создал аккаунт компании) имеет доступ ко всем административным разделам и может приглашать других пользователей и давать им остальные доступы.
Далее приглашать новых пользователей и менять их права могут все, у кого есть доступ к административному разделу «Пользователи» и функции «Приглашать пользователей в аккаунт».
Доступ к административным разделам и функциям
дает возможность управлять одним или несколькими разделами Кайтена, а также дополнительными административными функциями.
Эти доступы настраиваются в административном разделе «Пользователи»
Название раздела | Что может пользователь, у которого есть доступ к разделу | Что может пользователь, у которого НЕТ доступа к разделу |
Метки | Удалять метки, менять цвет метки | Создавать новые метки, добавлять существующие метки в карточку |
Типы карточек | Создавать и удалять типы карточек; изменять название типа, эмодзи, цвет полоски на карточке; настроить, какие поля будут добавлены по умолчанию в карточку данного типа; настроить обязательные поля. | Присваивать карточке один из существующих типов |
Учет времени | Просматривать записи о затраченном времени для всех пользователей компании. Фильтровать и группировать записи. Скачивать отчет по затраченному времени в формате таблицы Excel. | Просматривать и изменять только свои записи о затраченном времени |
Пользователи | Приглашать и удалять пользователей в Кайтен; объединять пользователей в группы; настраивать доступ любого пользователя к административному разделу модуля «Служба поддержки»; сделать пользователя гостем или запретить доступ в Кайтен; настраивать доступ любого пользователя и себя в том числе к другим административным разделам. | Ничего |
Настройки компании | Менять название компании; указывать шаблоны email-адресов, которые могут оставлять заявки в службу поддержки; устанавливать, какие доступы получает присоединившийся пользователь по умолчанию. | Ничего |
Оплата | Менять тариф, покупать дополнительные модули, менять реквизиты компании, управлять счетами. | Ничего |
Пространства | Просматривать все пространства, созданные в домене компании. Даже те, куда его не приглашали; присоединиться к любому пространству как администратор. | Может видеть только те пространства, куда его пригласили, роль пользователя определяет администратор пространства |
Журнал событий | Просмаривать важные события аккаунта: удаления досок, колонок, дорожек и карточек. Восстанавливать удаленные рабочие элементы, даже если к ним нет доступа. | Ничего |
Календари | Управление рабочими калентарями: создание, редактирование, просмотр | Ничего |
Доступ к настройкам Службы поддержки | Создавать, редактировать и удалять сервисы для приема заявок; настраивать доступ к службе поддержки; создать бота в Telegram. Без доступа к заявкам и аналитике. | Может создавать заявки и следить за их статусом |
Доступ к заявкам Службы поддержки | Просматривать заявки Службы поддержки в табличном виде в специальном разделе | Может создавать заявки и следить за их статусом |
Доступ к аналитике Службы поддержки | Просматривать статистику по заявкам и SLA в Службе поддержки | Может создавать заявки и следить за их статусом |
Конвертация карточек в заявки службы поддержки и смена автора | Может присоединить карточку к сервису приема заявок и изменить автора заявки. Доступ к административным функциям службы поддержки не нужен | Ничего |
Экспорт данных компании | Может сделать выгрузку всех данных аккаунта на Яндекс.Диск | Ничего |
Дополнения | Управлять дополнениями: создавать дополнения, редактировать, удалять. | Использовать дополнения на пространствах, на которые они добавлены |
Dump action (API) | Выгружать данные со всех пространств по API | Ничего |
Приглашение пользователей в аккаунт компании | Приглашать в аккаунт и на пространства, документы и Story maps пользователей по почте или имени | Ничего |
Создание пользовательских полей в карточке | Создавать, редактировать, деактивировать и удалять кастомные поля | Может добавлять уже созданные пользовательские поля в карточку |
Открыть общий доступ к карточке (поделиться карточкой) | Может поделиться содержимым карточки со всем интернетом | Ничего |
Чтение записей коллег в "Учете времени" | Просматривать в карточке записи учета времени коллег | Просматривать в карточке только свои записи учета времени |
Ресурсное планирование | Позволяет управлять загрузкой ресурсов в представлении Timeline, строить взаимосвязи между задачами на временной шкале, просматривать проекты | Только доступ к стандартному представлению Timeline |
Журнал аудита | Просматривать записи, которые фиксируют последовательность действий и событий, связанных с информационной безопасностью аккаунта | Ничего |
👉 Подробнее об административных разделах и о том, как регулировать к ним доступ пользователей читайте в инструкции «Руководство администратора аккаунта»
Доступ к рабочим элементам
Дает возможность пользователю видеть конкретные пространства (с досками и карточками), документы, папки и Story maps.
В каждом из рабочих элементов у пользователя может быть одна из ролей — «Администратор», «Редактор» или «Комментатор». В зависимости от заданной роли у пользователя будут определенные возможности на этом пространстве.
В разных рабочих элементах у пользователя могут быть разные роли. То есть на пространстве А он может быть Администратором, а на пространстве Б — только комментатором.
Глобально в Kaiten существует 5 ролей пользователей:
🙋♂️ Владелец | |
Создатель аккаунта. Автоматически имеет доступ ко всем административным функциям. | |
🙋♂️ Администратор | |
В корне меню и в иерархиях | Может создавать и перемещать элементы в корне меню, перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль, выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль. |
В папках | Может создавать, редактировать, перемещать, удалять папки и их содержимое. |
На пространствах | Может редактировать, удалять и восстанавливать доски и колонки, менять роли других участников на пространстве, настраивать автоматизации и ограничения. |
В документах | Может создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу или папке и удалять их. |
В Story map | Может выполнять все действия. |
🙋♂️ Редактор | |
В корне меню и в иерархиях | Может создавать и перемещать элементы в корне меню, перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль, выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль. |
В папках | Доступны все операции, кроме удаления чужих сущностей |
На пространствах | Доступны все операции, кроме: настройки интеграций, административного раздела, управления доступами. |
В документах | Может создавать, редактировать, делиться ссылкой. Не доступно удаление чужих документов и управление доступами. |
В Story map | Доступны все операции, кроме удаления, приглашения и изменения ролей других пользователей. |
🙋♂️ Комментатор | |
В корне меню и в иерархиях | Может только просматривать иерархию, в которую он добавлен, и элементы внутри нее. Прав на создание и любое перемещение элементов в иерархии у комментаторов нет. |
В папках | Только просмотр. |
На пространствах | Доступны доски, отчеты, Доступно всё рабочее пространство (доски, отчеты, архив), но только в режиме чтения. Также есть возможность оставлять комментарии. |
В документах | Может только просматривать, но не редактировать. |
В Story map | Только просмотр. |
🙋♂️ Гостевой пользователь | |
Все рабочие элементы доступны только в режиме чтения и комментирования. За гостевых пользователей платить не нужно. | |
В аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников к пространствам, доскам, задачам, документам.
Доступ к административным разделам не влияет на уровень доступа или роли на конкретных пространствах.
👉 Подробнее о том, какие бывают роли в Kaiten читайте в инструкции «Роли пользователей».
Вы также можете разрешить сотрудникам добавлять на пространства и другие рабочие элементы пользователей, которые уже добавлены в аккаунт компании.
Если у сотрудников вашей компании есть определенные домены почты, вы можете дать возможность коллегам приглашать друг друга на пространства, где они являются администраторами или редакторами.
Для этого в Настройках компании укажите нужные домены компании в соответствующей строке.
Тогда пользователи с этими доменами смогут приглашать на пространства пользователей компании.
👉 Подробнее Административный раздел Настройки компании
Если пользователю отправили ссылку на рабочий элемент, а у него нет к нему доступа, он может нажать на кнопку «Запросить доступ». Администраторы получат обращение и смогут выдать нужные права.
Запрос на доступ можно отправить к закрытому пространству, документу, папке, сторимэпу.
👉 Подробнее Возможность запросить доступ в недоступных сущностях
Как управлять пользователями в Kaiten
Чтобы управлять пользователями, у вас должны быть права доступа к административному разделу «Пользователи».
В этом разделе вы можете:
*Переходите по ссылкам, чтобы открыть подробные инструкции.
Чтобы управлять пользователями внутри рабочих элементов (пространств, папок, документов, Story maps), у вас должна быть роль Администратора в конкретном рабочем элементе.
Для этого зайдите на конкретный рабочий элемент и нажмите на кнопку «Пользователи» (или на иконку с человечками в правом верхнем углу для пространств).
Чтобы добавить новых пользователей на пространство, в папку, документ или Story map, нажмите на иконку с человечками и плюсом в правом верхнем углу.
Или нажмите на имя пользователя, который уже есть в этом рабочем элементе, чтобы изменить его роль или ограничить доступ к информаци.
👉 Подробнее читайте в инструкции «Роли пользователей».
Как регулировать доступ пользователей к редактированию корня меню
В аккаунтах без подключенного модуля «Группы пользователей» доступ к редактированию корня меню регулируется стандартными ролями: Администратор, Редактор, Комментатор (см. выше: список стандартных ролей).
В аккаунтах с подключенным модулем «Группы пользователей» можно детально регулировать доступ к редактированию корня меню. Это поможет ограничить круг лиц, которые смогут изменять текущий вид основной навигационной панели.
Новая роль «Редактор в корне меню» позволяет создавать новые элементы в корне меню (через кнопку «Плюс») и перемещать их.
По умолчанию эта роль выдана всем пользователям аккаунта. Вы можете это изменить.
Настройка прав на перемещение и создание элементов в корне меню
По умолчанию все пользователи аккаунта могут перемещать и создавать новые элементы в корне меню. Чтобы это изменить:
Перейдите в административный раздел «Пользователи» → вкладка «Группы».
Откройте редактирование группы «Все пользователи» → вкладку «Пространства».
Если напротив значения «Корень меню» указана роль «Редактор в корне меню», то все пользователи могут создавать новые элементы в корне и перемещать их. Чтобы забрать это право у всех пользователей вы можете полностью удалить этот доступ, нажав на крестик.
(Далее расскажем, как выдать соответствующие доступы избранным пользователям).
Чтобы предоставить доступ к созданию и перемещению элементов в корне меню избранным пользователям вернитесь в административный раздел «Пользователи» → вкладка «Группы».
Создайте новую группу для людей, которые смогут редактировать корень меню (либо откройте настройки уже существующей группы с нужными пользователями).
Перейдите во вкладку «Пространства» и добавьте в список «Корень меню».
В роли укажите — «Редактор в корне меню».
Таким образом вы ограничите права на редактирование корня меню для всех пользователей аккаунта и дадите разрешение на создание новых элементов в корне и их перемещение только нужным людям.
Ограничение прав только на создание или только на перемещение в корне меню.
На корень меню можно назначать настраиваемые роли, в которых будет доступно только создание или только перемещение.
Например, на картинке ниже роли доступно только создание в корне. То есть он может добавлять новые элементы в корень, но перемещать их и идругие элементы корня не может.
Как регулировать доступы пользователей в группах рабочих элементов
Вы можете создавать как отдельные рабочие элементы (пространства, документы, папки, Story maps), так и объединять их в группы. Например, создать папку, а в нее положить пространство, папки с документами и пр.
В таком случае, вы сможете регулировать доступы пользователей сразу ко всему узлу рабочих элементов. Для этого:
Откройте нужный рабочий элемент (пространство, папку, документ или Story map);
Нажмите на кнопку «Пользователи» (а на пространстве на на иконку с пользователями в правом верхнем углу);
Добавьте нового пользователя или выберете из тех, что уже добавлены;
Укажите нужную роль.
Обратите внимание, что права пользователя наследуются от главенствующего элемента ко вложенным.
Если пользователь имеет роль «Администратор» на корневом пространстве, то он также будет иметь доступ администратора ко всем элементам, которые в него вложены.
Соответственно, если пользователь имеет роль «Комментатора» в главенствующему элементу, то он также сможет только просматривать и комментировать вложенные в него элементы.
При необходимости вы можете отдельно предоставить пользователю более высокую роль к вложенному элементу.
Таким образом вы можете создавать иерархию доступов к информации для определенных отделов и команд внутри компании.
Как регулировать доступы на создание и перемещение рабочих элементов внутри и за пределы любых иерархий
В аккаунтах с модулем «Группы пользователей» можно детально регулировать доступы на перемещение рабочих элементов внутри и за пределы любых иерархий с помощью настраиваемых ролей.
В разделе «Пользователи» во вкладке «Роли» вы можете создать роль с уникальными настройками.
Разрешение «Создание» дает возможность создавать новые элементы внутри иерархии, а также переносить в эту иерархию ранее созданные элементы.
Разрешение «Перемещение внутри иерархии» дает возможность перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль.
(Например, менять порядок документов внутри одной папки, но не выносить из неё)
Разрешение «Перемещение за пределы иерархии» дает возможность выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль. При этом в новой иерархии, куда пользователь хочет перенести элемент, у него должны быть права на создание. Если он хочет вынести элемент в корень меню, то должен быть доступ на создание элементов в корне.
Выдавать подобные разрешения можно как для всех типов рабочих элементов единовременно, так и по отдельности (для папок, пространств, документов и Story maps).
Если хотите выдать роли разрешение сразу ко всем элементам, прожмите галочку в списке «Разделы»;
Если хотите выдать роли разрешение к конкретным типам элементов, то проставьте галочки только в соответствующих списках.
👉 Подробнее в инструкции: Навигация и регулирование доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps