Kaiten

Документация и инструкции

To Kaiten
АдминистрированиеДоступ к аккаунту

Как удалить / деактивировать пользователя из аккаунта

В Kaiten не существует кнопки удаления пользователя. Но вы можете запретить пользователю доступ к вашему аккаунту — деактивировать.

Если вы запрещаете пользователю доступ в аккаунт, то у вас автоматически освобождается лицензия. Вы можете добавить в аккаунт нового пользователя.

Если сотрудник временно не работает в команде, но вы хотите сохранить всю историю его участия в работе — рассмотрите вариант временной деактивации вместо полной. Это позволит освободить лицензию, не теряя данных.

Как деактивировать пользователя

  1. Откройте Административный раздел в левой боковой панели внизу экрана.

  1. Выберите раздел «Пользователи» → нажмите на строчку с именем пользователя, которому хотите запретить доступ.

  1. В поле «Доступ к Kaiten» выберите опцию «Доступ запрещен».

Дальше откроется окно, в котором вы сможете настроить передачу прав этого пользователя. Эти настройки необходимо выполнить, чтобы вы не потеряли доступ к тем папкам, пространствам, документам и Story maps, которые создавал и администрировал этот пользователь.

Вы можете:

  • не передавать никому права пользователя;

  • заменить пользователя и передать его права доступа другому человеку;

  • добавить аналогичные права доступа другому пользователю. Выбирая эту опцию вы оставляете возможность позже вернуть удаленному пользователю его права, например, если сотрудник ушел в декрет.

Выберите одну из опций в левом окне, а в правом — укажите другого пользователя, которому хотите предоставить права удаленного сотрудника.

Обратите внимание: не ко всем сущностям/ролям можно выдать аналогичные права доступа другому пользователю. Например, не может быть два владельца или два ответственных карточки.

Если вы хотите распределить права доступа пользователя между разными людьми, то нажмите на кнопку «Детализация передачи прав доступа». Здесь вы сможете детально настроить передачу прав для каждого рабочего элемента или раздела, к которому пользователь имел доступ.

Обратите внимание: при передаче или добавлении прав учитывайте вложенность рабочих элементов и административных функций. Например, если вы передадите права на пространстве Иванову, а участие в автоматизациях назначите Петрову, он не сможет работать с автоматизациями в пространствах, куда его не добавили.

Таким же образом можно передавать права пользователя переведенного в статус гостя.

Текущий статус процесса передачи прав доступа по конкретному пользователю вы можете увидеть в таблице с пользователями в столбце «Статус передачи прав доступа».

Права доступа будут переназначены после завершения данного процесса, статус: «Завершен».

При возникновении статуса «Ошибка» необходимо нажать на данную ссылку и в открывшемся окне посмотреть на каком этапе выполнения процесса передачи прав возникла проблема. Также все данные из TransferOptions и Message необходимо скопировать и передать в службу поддержки Kaiten для устранения ошибки.

Обратите внимание: если вы деактивировали пользователя, но хотите вернуть его обратно, то сначала необходимо дождаться, пока будет завершен процесс переноса данных, как в случае если вы передаете права другим пользователям, так и в случае если не передаете никому. Статус виден в разделе Пользователи.

⚠️ Важно

Удаление пользователя из пространства ≠ удаление пользователя из системы.

Если вы удалили пользователя только из пространств, он по-прежнему сможет войти в аккаунт. Такой пользователь продолжает занимать лицензию, и оплата за него сохраняется. Чтобы освободить лицензию, нужно деактивировать пользователя в настройках системы.

Автоматическая деактивация

Пользователь может быть автоматически деактивирован системой в следующих случаях:

  • Если пользователь не использовал приглашение. Приглашение активно 7 дней с момента отправления.

  • Если у вас тариф с лимитированным количеством пользователей, и вы приглашаете пользователей сверх количества оплаченных лицензий. В этом случае вы можете докупить необходимое количество лицензий либо деактивировать неактивных пользователей, если они есть. Как это сделать описали в статьях: Тарифы с предоплатой и Тарифы с постоплатой.

Полезные ссылки