Навигация и регулирование доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps

Создайте удобную иерархию доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps. Систематизируйте информацию как вам удобно и соберите гармоничные рабочие области для разных отделов и направлений компании.

В Kaiten есть разные рабочие элементы:

• Пространства, где хранятся доски и задачи.

• Документы — текстовые файлы.

• Story maps — сущности для планирования пользовательских историй.

• Папки — элемент навигации, в котором можно объединить другие элементы.

Вы можете «вкладывать» одни элементы внутрь других, выстраивая свою иерархию и предоставляя доступы к главенствующему элементу и элементам, которые находятся внутри.

Например, у вас есть Story map, в него вложено несколько пространств, и к этим пространствам привязаны документы. Все пользователи, которые имеют доступ к Story map, будут также иметь доступ ко всем вложенным пространствам и документам.

Увидеть иерархию элементов вашего аккаунта вы можете в левом меню Kaiten. Оно служит для навигации по рабочим элементам и разделам:

Как использовать систему навигации и доступов в Kaiten

Иерархия меню поможет создать структурированную систему рабочих элементов для разных отделов компании. Для этого мы рекомендуем сгруппировать разные элементы, которые относятся к одному направлению деятельности.

Например, создайте папку для направления Development и предоставьте к ней доступ всем, кто имеет отношение к разработке. В эту папку добавьте одно или несколько пространств, связанных с разработкой. К этим пространствам можно прикрепить документы с описанием правил работы. А также вложить папки с важной информацией в виде документов или Story maps. 

Таким образом вы объедините в одном информационном узле все сущности, которые относятся к этой рабочей группе. 

Элементы меню и иерархии (узлы)

Рабочие элементы — это Пространства, Story maps, Папки и Документы. Вы можете сами определять, что из них будет главенствующим элементом, а что – вложенным.

Иерархия (узел) — это группа элементов, в которой один из элементов является верхнеуровневым, а остальные — вложенными в него. Внутри одной иерархии могут быть также вложены и другие иерархии.

Элементы в корне меню — это элементы или иерархии, которые находятся на самом высоком уровне иерархии. Они расположены на первом уровне в главном меню аккаунта (левая навигационная панель).

В качестве корневого элемента может выступать любая сущность Kaiten.

Регулирование доступов с помощью иерархии меню

Главное правило, которое нужно запомнить: доступ к главенствующему элементу определяет доступ к вложенным элементам внутри него.

Перемещая рабочие элементы и вкладывая их друг в друга, вы также изменяете параметры доступов к этим элементам.

Роли пользователей — фиксированные наборы прав пользователя или группы в рабочем элементе или иерархии.

Если вы хотите предоставить пользователю доступ ко всем элементам внутри узла, дайте ему доступ к самому верхнему элементу иерархии. Вы можете выдать ему любую роль, и соответствующая роль будет у него во всех элементах, которые находятся ниже.

Как предоставить доступ?

Чтобы предоставить пользователю доступ к Пространству, Story map, Папке или Документу:

• откройте нужный элемент;

• нажмите на кнопку «Пользователи» (в Story maps, в папке или документе) или на фиолетовый значок «Пользователи» в правой части экрана (на пространствах);

• введите имя, id или email нужного пользователя и укажите, в какой роли хотите его добавить;

• если пользователь еще не добавлен в Kaiten, можете его пригласить, нажав на кнопку «Пригласить» — иконка с двумя человечками и плюсом в правой части экрана.

Как удалить доступ?

Чтобы удалить пользователя из рабочего элемента:

• откройте нужную папку, пространство, документ или Story map;

• нажмите на кнопку «пользователи» или на значок «пользователи» на пространстве;

• выберите нужного пользователя и нажмите «Удалить»

Удалять пользователей из рабочих элементов могут только администраторы или пользователи с настраиваемой ролью, в которой выдано соответствующее разрешение.

Важно! При удалении пользователя из главенствующего рабочего элемента, он также потеряет доступ ко всем вложенным в него элементам.

Как навести порядок: создание, вложение и перемещение элементов меню

Все элементы, существующие в аккаунте и доступные вам, отображены на левой панели меню. Вы можете их систематизировать.

Создание новых элементов

Чтобы создать новое Пространство, Story map, Папку и Документ:

• нажмите на плюс + в верхней части меню (рядом с поиском),

• из предложенного списка элементов выберите нужный.

Например, у вас есть 2 пространства для организации процессов маркетинга. Вы можете создать папку «Маркетинг», чтобы затем вложить в нее эти пространства и необходимые документы. 

Вложение элементов

Чтобы вложить один элемент в другой и тем самым создать иерархию (узел)  из нескольких сущностей:

• наведите курсор на нужный элемент и зажмите его,

• не отпуская курсор перетащите объект и наведите его на тот элемент, в который хотите его вложить, 

• тот элемент, который вы переместили окажется вложенным в главенствующий элемент.

Например, у вас есть пространство «Development» и вы хотите прикрепить к нему папку «Как писать код». Возьмите эту папку и перетащите ее на пространство «Development».

Перемещение элементов (без вложения)

Если вы хотите просто изменить порядок расположения элементов в меню, просто переместите их, не вкладывая в другие элементы или узлы:

• наведите курсор на нужный элемент и зажмите его,

• не отпуская курсор перетащите объект так, чтобы он не оказался внутри другой иерархии.