Настраиваемые роли пользователей

Стандартно на пространствах и в документах в Kaiten вы можете выдавать пользователям или группам пользователей три вида ролей: Администратор, Редактор и Комментатор. Они ограничивают ряд действий, которые пользователи могут выполнять внутри этих сущностей.

В аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников.

Например, пользователю с ролью Редактора на пространстве доступны все функции, кроме удаления досок и колонок, настройки интеграций и административного раздела.

А вы можете создать свою роль, например, «Рядовой сотрудник», который сможет редактировать и перемещать карточки на пространстве, но при этом не сможет настраивать автоматизации и запреты или редактировать доски.

Различия между стандартными и настраиваемыми ролями

Как создавать и настраивать собственные роли

В административном разделе «Пользователи» откройте вкладку «Роли» и нажмите «Создать роль»:

Укажите название роли и далее отметьте галочками действия, которые будут доступны этой роли:

В настойках прав пользовательской роли вы можете выдавать определенные доступы либо сразу ко всем сущностям, либо к конкретным:

Поскольку система ролей сейчас находится в активной разработке, и мы будем добавлять новые варианты действий, вы можете выбрать, выдавать ли этой роли права на новые действия по умолчанию или нет:

После того, как вы сохранили новую роль, вы можете присваивать ее пользователям.

Например, на пространстве ниже пользователю Анне выдана роль «Рядовой сотрудник».

В настройках этой роли мы указали, что «Рядовой сотрудник» может просматривать пространства и доски, но не может их редактировать, также он может выполнять все действия с карточками, но не имеет доступа к автоматизациям и запретам.

Поэтому на пространстве у такого пользователя не будут показаны иконки «Автоматизаций» и «Запретов», а также при раскрытии меню доски, запрещенные действия не будут для него активными:

Как назначить роли на пользователей

Все также как со стандартными ролями. Выдать роль пользователю можно при добавлении его в рабочий элемент или в административном разделе «Пользователи».

Как назначить роли на группы пользователей

Выдать роли группам пользователей можно в административном разделе «Пользователи», во вкладке «Группы». Выбираете нужную группу, открываете вкладку «Пространства» и для каждого пространства выдаете роль всем участникам группы.

Обратите внимание, что в отличие от отдельных пользователей, группе можно выдать сразу несколько ролей. В таком случае доступы разных ролей будут суммироваться, открывая пользователям данной группы больше возможностей.

Настройка прав на перемещение рабочих элементов внутри и за пределы иерархии для настраиваемых ролей

В аккаунтах с модулем «Группы пользователей» можно детально регулировать доступы на перемещение рабочих элементов внутри и за пределы любых иерархий с помощью настраиваемых ролей.

В разделе «Пользователи» во вкладке «Роли» вы можете создать роль с уникальными настройками.

• Разрешение «Создание» дает возможность создавать новые элементы внутри иерархии, а также переносить в эту иерархию ранее созданные элементы.

• Разрешение «Перемещение внутри иерархии» дает возможность перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль.

  (Например, менять порядок документов внутри одной папки, но не выносить из неё)

• Разрешение «Перемещение за пределы иерархии» дает возможность выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль. При этом в новой иерархии, куда пользователь хочет перенести элемент, у него должны быть права на создание. Если он хочет вынести элемент в корень меню, то должен быть доступ на создание элементов в корне.

Выдавать подобные разрешения можно как для всех типов рабочих элементов единовременно, так и по отдельности (для папок, пространств, документов и Story maps).

• Если хотите выдать роли разрешение сразу ко всем элементам, прожмите галочку в списке «Разделы»;

• Если хотите выдать роли разрешение к конкретным типам элементов, то проставьте галочки только в соответствующих списках.

Роли для гостевых пользователей

Также вы можете создавать настраиваемые роли для гостевых пользователей. По умолчанию все гости имеют только роль Комментатора (он может просматривать и комментировать пространства).

Если у вас подключен модуль «Управление группами пользователей», вы можете создать для них специальные роли, доступы которых будут ниже или равны доступам комментатора.

Например, что гость может только просматривать пространства, но не комментировать.

Гостевые пользователи в списке пользователей пространства будут обозначены значком «G».

Ошибка при назначении роли гостевому пользователю

Если при попытке назначить гостю пользовательскую роль возникает ошибка, значит выбранная роль содержит права, недоступные для гостевых пользователей.

Чтобы создать отдельную роль специально для гостей:

• Откройте Административный раздел → «Пользователи» → раздел «Роли»

• Наведите на роль «Комментатор» и нажмите на появившуюся справа кнопку «Создать новую роль на основе данной»

• Введите название роли, не добавляйте к ней дополнительных прав и нажмите «Создать».

Как сделать кастомную роль видимой при добавлении пользователя в сущность

Чтобы администратор мог назначить кастомную роль пользователю, когда добавляет того в сущность, нужно активировать эту роль в разделе Настройки ролей. 

Как попасть в раздел: 

Администрирование ⭢ Настройки компании ⭢ Настройка ролей.

После перехода в раздел достаточно поставить галочки напротив тех ролей, которые вы хотите сделать видимыми при назначении роли сотрудника в сущности.

👉 Подробнее о Настройке ролей читайте в инструкции