Разграничение доступов в Kaiten

Пользователям Kaiten открывается доступ к пространству и всем его внутренним досками и карточкам. Разделение доступа к данным реализуется с помощью размещения досок на разных пространствах.

Если вам необходимо ограничить, в той или иной мере, доступ к доске/карточке, информация ниже снавигирует вас по возможностям организации работы в Kaiten.

Рабочее пространство

К вашему рабочему пространству имеют доступ только те люди, которых вы пригласили в него после создания.

Вы можете создать свое рабочее пространство и компоновать на нем доски из других пространств.

Создать ограничения доступа к доскам возможно только через создание отдельного пространства:

  1. Создать новое пространство (кнопка + при наведении мышкой на Пространства в меню слева);

  2. Добавить целевую доску на это пространство (кнопка Добавить сверху —> Доску из другого пространства);

  3. Выбрать целевую доску;

  4. Добавить на это пространство пользователей, которые должны иметь доступ к целевой доске.

Доступ пользователей к пространству

Пользователи Kaiten имеют доступ только к тем доскам и карточкам, которые располагаются на доступных им пространствах.

Вы можете как приглашать каждого пользователя отдельно, так и создавать группы пользователей для удобной передачи доступа к пространствам.

Создать группу пользователей

Откройте меню → Пользователи. Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую кнопку с плюсом.

*Группы может создать тот, у кого есть права доступа к разделу «Пользователи».

Введите название группы и основные настройки.

При создании группы поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства и в карточки». Без этой настройки не получится добавить группу на пространство.

Добавление группы пользователей на пространство

Нажмите иконку с человечками в правом верхнем углу Кайтена.

Нажмите на иконку с плюсом, в открывшемся окне выберите вкладку «Добавить группы». Нажмите на название группы, которую вы хотите добавить.

Подтвердите ваш выбор.

Статья «Все о группах в Кайтене» - для тех, кто хочет научиться работать с группами пользователей в Кайтене, узнать о нюансах при добавлении новых пользователей в существующую группу.

Гостевые пользователи

В Kaiten можно приглашать гостей на рабочие пространства с возможностью просматривать доски и оставлять комментарии в карточках (не требует оплаты как пользователя).

Нажмите на иконку с человечками в правом верхнем углу рабочего пространства в Кайтене.

В открывшемся окне выберите вкладку «Отправить приглашение» → введите почту того, кого вы хотите пригласить, и поставьте галочку напротив «Пригласить в качестве гостевого пользователя» → нажмите «Отправить»

*Возможность бесплатно приглашать гостевых пользователей на свои пространства пригодится, если вы хотите дать доступ заказчику или сторонним экспертам к вашим процессам.

Доступ к карточке

Если вы хотите показать карточку коллегам, которые не работают в Kaiten – вы можете открыть публичный доступ к отдельной карточке и настроить её видимость по приглашению.

Доступ в модуле «Документы»

Важно! Модуль Документы не привязан к пространствам и права пространств не коррелируют с правами в этом разделе. Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других.

Для настройки доступа нужно нажать на кнопку «Доступ» в правом углу экрана. После этого выбрать, кто может просматривать этот документ или папку.

Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании» - документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам.

Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи», то никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его права: администратор, редактор, только чтение.

Хотите показать документ человеку, который не работает в Kaiten?

Сделайте документ публичным. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу документа и переключите тумблер «Публичный доступ». Скопируйте публичную ссылку и отправьте ее получателю.

Модуль «Служба поддержки»

Основная задача этого модуля — навести порядок и организовать работу с внешними запросами максимально удобно для всех участников процесса, т.е. обслуживание заявок, которые создаются сотрудниками внутри компании, не имеющими доступа к доскам.

Модуль позволяет принимать запросы по email, телеграм-боту @KaitenBot или с помощью специальной онлайн-формы, поля в которой выбираете и настраиваете вы сами. Запросы автоматически создаются карточками на вашей доске.

С карточками вы работаете, как привыкли. Внешние же пользователи могут получать информацию об изменении статуса своего запроса и коммуницировать с вами тремя способами:

  • По электронной почте;

  • С помощью специального интерфейса, где отображаются все заявки;

  • C помощью Телеграм-бота.

Полная информация в статье «Работа с внешними заказчиками внутри Kaiten. Модуль «Служба поддержки»»

Вам могут пригодиться инструкции из Базы знаний:

«Гостевые пользователи»

«Восстановление доступа к пространству»

«Работа с документами в Кайтен»

«Вход в Kaiten с помощью Google SSO»

«Загрузка файлов с компьютера, Google Drive, Dropbox в карточку»

Статьи нашего блога:

«Административные разделы в Кайтене. Права доступа» — для тех, кто хочет разобраться, какие административные разделы существуют и что они дают, какие права передаются по умолчанию, где настроить права доступа пользователя к административным разделам.

«Статья о настройках групп и прав доступа» — для тех, кто хочет познакомиться с системой прав доступа в Кайтен, правильно настроить систему прав доступа и убедиться, что использует оптимальные настройки системы.

«Гостевые пользователи» для тех, кто хочет узнать отличие гостевых пользователей от обычных и как пригласить гостевого пользователя.

«Все о группах в Кайтене» для тех, кто хочет научиться работать с группами пользователей в Кайтене, узнать о нюансах при добавлении новых пользователей в существующую группу.