Автоматический импорт данных из Notion в Kaiten

Теперь вы можете в автоматическом режиме перенести свои данные из Notion в Kaiten с помощью нашего приложения Convertinator, сохранив структуру вложенности документов и баз данных, а также ключевую информацию из ваших карточек и документов.

Перенос данных осуществляется в 3 этапа:

1. Экспорт рабочего пространства из Notion;

2. Автоматическая конвертация файлов;

3. Импорт в Kaiten.

Далее дадим пошаговую инструкцию и расскажем, как ваши данные из Notion будут отображаться в Kaiten.

Шаг 1. Экспорт рабочего пространства из Notion

Прежде чем импортировать данные, вам нужно экспортировать ваше рабочее пространство Notion.

Для скачивания всех данных из рабочего пространства Notion вам нужно иметь права администратора:

• Войдите в Notion;

• Нажмите на «Settings» внизу левой боковой панели;

• Выберите «Settings» и нажмите на «Export all workspace content».

Если вы хотите экспортировать только определенные страницы Notion:

• Нажмите на троеточие «...» в правом верхнем углу страницы;

• Нажмите на «Export».

Шаг 2. Конвертация файлов в формат json

Теперь необходимо конвертировать выгруженный файл в формат json. Для этого мы разработали специальное приложение — Convertinator.

Зайдите на пространство в Kaiten, нажмите «Добавить» → «Импортировать» → выберите Notion.

Скачайте приложение, подходящее для вашей платформы.

Откройте скачанное приложение от имени администратора и выберите в списке ваш архив Notion. Он должен содержать файлы в формате HTML Markdown.

Затем укажите, в какую папку загрузить сконвертированные файлы.

Запустите процесс конвертации.

Шаг 3. Авторизация

После конвертации Kaiten предложит вам войти в облако (для облачных клиентов) или в свое решение (для on-premises клиентов).

Пройдите авторизацию по почте и выберите компанию, в рабочие пространства которой вы хотите выгрузить конвертированные пространства из Notion.

Предоставьте приложению Convertinator доступ к пространствам.

Далее выберите пространство, куда необходимо импортировать данные внутри компании, и нажмите «Импорт».

Готово. Когда импорт будет завершен, вы получите уведомление на почту.

В случае ошибки необходимо предоставить логи в поддержку Kaiten. Чтобы это сделать, зайдите в приложение Convertinator → «Help» → «Показать логи». Так, команда Kaiten сможет быстрее проанализировать проблему и передать ошибку разработчикам.

Какие данные и как переносятся из Notion в Kaiten

Логика обоих сервисов отличается, но мы постарались организовать импорт данных таким образом, чтобы сохранить структуру ваших документов и баз данных.

Также обратим ваше внимание на то, что Notion не позволяет выгружать некоторые данные, например email, поэтому данные о пользователях переносятся не полностью.

Документы со вложенной иерархией сущностей

Если в Notion у вас был документ, внутрь которого вложены другие сущности (документы, таблицы, доски и пр.), то в Kaiten они перенесутся следующим образом:

• Будет создан документ для верхнеуровневого документа;

• Будет создана одноименная папка, в которую будут вложены остальные сущности.

Вся структура вложенности будет сохранена.

Документы (Pages)

Документы из Notion импортируются в виде документов в Kaiten. Переносятся все стандартные блоки: текст с подзаголовками, изображения и видео, таблицы, списки, встраиваемый контент, блоки кода, ссылки.

• Чек-боксы в документах будут отображаться с виде маркированных списков.

Базы данных (Databases)

Базы данных из Notion (таблицы, доски, списки и пр.) переносятся в Kaiten в виде досок на пространствах.

• Например, таблица из Notion будет импортирована в виде одноколоночной доски на пространстве Kaiten. Вы также сможете просматривать ее в виде Таблицы.

• Доски из Notion будут импортироваться в виде досок на пространство в Kaiten с соответствующим количеством статусов — колонок.

Поля (Database properties)

В связи с ограниченными возможностями экспорта из Notion, а также отличиями двух систем есть некоторые особенности в импорте полей в Kaiten. Сейчас переносятся следующие поля:

Подробнее о полях карточек можно узнать в инструкции Пользовательские поля.