Автоматизация работы: подробный гайд

В Кайтене вы можете настроить автоматизацию процессов под конкретные задачи. В этой статье мы разберем несколько инструментов системы, которые помогут вам настроить автоматические процессы и управлять ими. 

Модуль «Автоматизации»

Этот инструмент позволяет автоматизировать любые повторяющиеся действия в таск-трекере и освободить время для более важных вещей. Автоматизация — это правило для выполнения автоматических действий, при условии наступления определенных событий.

Например, если все пункты чек-листа выполнены, то она автоматически перемещается в следующую колонку. Или если в карточку добавлена метка «Обучение сотрудников», то в неё автоматически добавится ответственным менеджер по развитию персонала.

Подробнее о том как работать с модулем «Автоматизации» читайте в инструкции.

Автоматизации по времени

Это особый тип автоматизаций, который зависит от сроков задач, а именно: от Срока карточки, Срока пункта чек-листа или Пользовательского поля с типом «Дата».

• В обычных автоматизациях действие происходит при выполнении определенного события.

• А в автоматизациях по времени действие происходит при наступлении определенного срока.

Например, если до окончания срока карточки остался 1 день, то она автоматически подвинется вверх колонки, и в ней появится значок «Срочно».

Читайте подробную инструкцию по работе с автоматизациями по времени здесь.

Шаблонные чек-листы 

Шаблонные чек-листы позволяют вам настраивать для колонки или для всей доски «списки правил». Они будут автоматически добавляться в каждую карточку, которая попадает в эту колонку. Как создавать, настраивать и работать с шаблонными чек-листами вы можете ознакомиться здесь.   

Автоматические обложки карточек

Вы можете сделать так, чтобы у карточки автоматически появлялась обложка в виде первого прикрепленного файла. О том, как делать обложки для карточек, читайте в этой статье.   

Обязательные поля 

Кайтен позволяет вам настроить обязательные поля для заполнения в соответствии с типом карточки, и теперь не нужно добавлять необходимые поля вручную. Вы можете познакомиться с этим процессом в нашем блоге. 

Действия с карточками

В Кайтене вы можете настроить автоперемещение карточек между колонками, используя связи между карточками. Подробно про это написано тут. 

Кроме того, вы можете запланировать автоматическое создание карточек для повторяющихся задач. Ознакомиться с инструкцией можно тут. 

Чтобы в колонке “Готово” не копилось много карточек, вы можете настроить автоархивацию, чтобы процессы были нагляднее. Узнать подробнее про автоархивацию вы можете по этой ссылке. 

Вы можете настроить автоматическое назначение исполнителей и ответственного в карточке. В этой статье вы найдете инструкции о том, как это можно сделать.

Интеграции 

В Кайтене вы можете настроить автоматические действия с помощью интеграций. Возможности интеграции со сторонними сервисами не ограничены, о них вы можете прочитать тут.