Знакомство с Kaiten
Добро пожаловать в Kaiten!
Здесь вы узнаете про наш сервис и его основные возможности:
Что такое Kaiten
Это единое информационное пространство для удобного управления командами и процессами.
Kaiten помогает визуализировать рабочий процесс и следить за задачами, видеть этапы работы, приоритеты, блокировки и многое другое.
В основе сервиса лежат канбан-доски, отражающие этапы работы, и карточки с задачами. Также вам доступны документы, графики и отчеты о процессах, происходящих на пространствах.
С помощью Kaiten вы можете:
наглядно изобразить план работ для всех бизнес-процессов;
отслеживать статус задач по этапам, времени, сотрудникам;
распределять нагрузку сотрудников;
выстроить прозрачное взаимодействие внутри команды и с внешними подрядчиками;
вести понятную отчетность по проектам;
хранить все данные по проектам в одном месте;
создавать и совместно редактировать документы.
Основные сущности Kaiten — аккаунт, пространства, доски, карточки, папки, документы, story maps
Схематично структуру Kaiten можно изобразить так:
Вы регистрируете аккаунт, создаете группы рабочих элементов под разные направления деятельности компании и приглашаете пользователей. Группы рабочих элементов могут включать:
Пространства;
Папки;
Документы;
Story maps.
Пространства — это основной рабочий инструмент команд. Вы приглашаете коллег на пространства, создаете доски и размещаете на них задачи. Количество пространств в аккаунте не ограничено.
👉 Подробнее о навигации в Kaiten и разграничении прав доступа.
Аккаунт компании
Вы создаете Аккаунт компании при регистрации в Кайтене.
У каждого аккаунта в Кайтене есть свой домен вида DOMAIN.kaiten.ru
Как только вы создали Аккаунт, вы становитесь его владельцем (или владелицей).
В своем аккаунте вы:
создаете рабочие пространства;
приглашаете на пространства других пользователей для совместной работы (пользователи видят только те пространства, в которые их позвали внутри аккаунта);
выбираете тариф аккаунта (Он общий для всех пользователей. В одном аккаунте не может быть пользователей с разными тарифами).
👉 Подробнее об управлении аккаунтом компании читайте в Инструкции Администрирование Kaiten.
Пространство
Пространство — это место, где расположены доски.
В одном аккаунте вы можете создавать неограниченное количество пространств и приглашать на них пользователей для совместной работы.
На каждом пространстве можно выбрать удобное для работы представление / вид:
Вид пространства Timeline
Вид пространства Таблица
👉 Подробнее читайте в инструкции Формат / вид отображения пространств
Отдельно стоит выделить вид пространства Отчеты
В Kaiten доступно 11 вариантов готовых отчетов и графиков, и вы можете подстраивать их под любые цели.
Смотрите, с какой скоростью работает команда, почему возникают блокировки и задержки, сколько времени уходит на задачи определенного типа — аналитика поможет сделать работу вашей команды эффективнее.
👉 Подробнее о каждом из них читайте в инструкции Отчеты и Графики
Доска
Доска визуализирует этапы рабочего процесса и показывает, где какие задачи находятся. На досках располагаются карточки с задачами.
Доска состоит из:
Колонок — они отображают этапы работы;
Дорожек — с помощью них можно разбить задачи по приоритетам, типам работы или ответственным.
Уникальная функция Kaiten — возможность размещать сразу несколько досок на одном пространстве. Так вы видите ситуацию целиком — не нужно переключаться между досками, можно собрать на своем экране все доски, которые вам нужны.
Также вы можете разместить одну доску сразу на нескольких пространствах.
👉 Подробнее читайте в инструкции Доски
Карточка
Карточки — это и есть задачи, которые размещаются внутри досок. В карточке можно разместить всю необходимую информацию о задаче — срок, статус, участников и ответственных, ссылки, документы, описание задачи, чек-листы и многое другое.
Также внутри карточки есть чат, где можно вести всю коммуникацию по задаче.
👉 Подробнее читайте в инструкции Карточки
Документы
В Документах вы можете хранить всю необходимую информацию в одном месте и вести совместное редактирование файлов. Документы можно объединять в папки, о них расскажем далее.
Как можно использовать:
Храните рабочие документы в одном месте;
Создавайте заметки, документы, инструкции, тексты и т.д.;
Организуйте полноценную базу знаний компании;
Публикуйте документы для внешних пользователей.
Этот раздел доступен всем участникам компании, за исключением гостевых пользователей.
👉 Подробнее читайте в инструкции Документы
Папки
Папки нужны для удобной навигации в Kaiten. Вы можете объединять в папки разные рабочие элементы: пространства, документы, story maps и другие папки.
Какие разделы есть в Kaiten
Разделы Кайтена находятся в левой боковой панели.
Личное
Это раздел, где вы можете увидеть все свои карточки, действия в Кайтене и затраченное на работу время.
Во вкладке “Карточки” вы можете просмотреть и отсортировать все карточки на доступных вам пространствах по четырем критериям:
пользователь;
роль в карточках: заказчик, ответственный или участник;
пространство;
статус карточки: в очереди, в работе или готово.
Во вкладке “Активности” видны все ваши действия в Кайтен. Перемещение карточек, отметки пунктов чек-листов, назначение ответственных и т.д.
Во вкладке “Учет времени” вы можете узнать, сколько времени вы потратили на работу за неделю, месяц или любой период времени. Чтобы видеть затраченное время, нужно запускать таймер во время работы над задачей.
Администрирование
Администрирование — основная панель управления аккаунтом и пространствами, которые в нем находятся.
По умолчанию этот раздел доступен владельцу аккаунта. Он может предоставить доступ к разным административным разделам другим пользователям в разделе «Пользователи» или в «Настройках компании».
👉 Подробнее читайте в инструкции Администрирование Kaiten
Дополнительные модули на платных тарифах
В Kaiten есть бесплатный тариф, где доступно большинство популярных функций, но если вам необходимо больше возможностей, вы можете подключить дополнительные модули. Они доступны на платных тарифах.
Модуль Scrum
Специально заточен под работу скрам-команд.
Возможности модуля:
Готовый шаблон скрам-доски из доски бэклога и доски спринта;
Функция запуска спринта на доске;
График сгорания (burndown chart);
График скорости команды (velocity);
Добавление дорожек на доски;
Добавление WIP-лимитов;
Отметки об устаревании карточек в колонке.
Scrum-доска с запущенным спринтом
График сгорания
Модуль Kanban
Для работы по Канбану и расширенной настройки досок.
Возможности модуля:
Добавление подколонок;
Добавление дорожек;
Настройка WIP-лимитов для колонки, дорожки или ячейки;
Отметка устаревших карточек в колонке;
Пример Канбан-доски в Кайтене
График «Пропускная способность» показывает, сколько карточек вы создаете и завершаете за выбранный период
Модуль Служба поддержки
Основная задача этого модуля — обслуживание заявок, которые создаются внешними пользователями, которые не имеют доступа к доскам.
Пользователи могут создать заявку на специальном портале, через почту или в Телеграм-боте, а у вас она отобразится в привычном интерфейса Кайтена.
👉 Подробнее читайте в инструкции Служба поддержки
Модуль User Story Mapping
Это отдельный модуль для удобного составления User Story Map (карты пользовательских историй).
USM помогает увидеть большую картину продукта, планировать пользовательские истории, устраивать брейнштормы, планировать состав релизов, версий и MVP.
👉 Подробнее читайте в инструкции User Story Mapping
Модуль Учёт времени
Позволяет сотрудникам фиксировать время, затраченное на выполнение задач, а руководителям видеть загрузку подчиненных. Этот модуль поможет вам лучше контролировать распределение рабочего времени и планировать сроки.
Возможности модуля:
Таймер в карточках и на рабочем пространстве.
В разделе «Учет времени» можно посмотреть записи учета времени за нужный период и отсортировать их по сотрудникам, меткам, доскам и другим параметрам.
Отчет о затраченном времени можно скачать в виде таблицы Excel.
👉 Подробнее читайте в инструкции Учёт времени
Модуль «Управления группами пользователей»
Если у вас большая компания и вы используете много пространств, то рекомендуем настраивать права и доступы сотрудников с помощью групп.
Возможности модуля:
Создание групп пользователей.
Настройка доступов к пространствам и административным функциям одновременно для всех участников группы.
Изменение доступов пользователя через добавление или удаление из групп.
Авторизация в Кайтене через свой сервер авторизации (SSO-авторизация). Например, через Google Workspace (ex. G Suite), Microsoft AD (ADFS), SAML2.0 compatible server, LDAP.
Использование групп исключает ситуации, когда сотруднику забыли дать доступ на какое-либо пространство, добавили не туда и т.п.
👉 Подробнее читайте в инструкции Группы пользователей
Модуль «Гант и ресурсное планирование»
Позволяет распределять нагрузку сотрудников. Здесь вы можете детально планировать, какое количество рабочих часов каждого сотрудника потребуется для выполнения каждой задачи.
Все это отображается на временной шкале. Вы можете назначать задачи на конкретных исполнителей и видеть почасовую загрузку каждого члена команды в разбивке по дням.
Возможности модуля:
Планирование задач на календарное сетке и построение взаимосвязей.
Планирование трудозатрат по задачам.
Планирование рабочей нагрузки сотрудников в распределении по рабочим часам на каждую из задач.
Автоматический расчет нагрузки сотрудников.
👉 Подробнее читайте в инструкции Ресурсное планирование
Модуль «Автоматизации»
Этот инструмент позволяет автоматизировать повторяющиеся действия в таск-трекере и освободить время для более важных вещей.
Автоматизация — это правило для выполнения автоматических действий, при условии наступления определенных событий.
Возможности модуля:
автоматизация действий с задачами в зависимости от определенных событий;
автоматизация действий с задачами в зависимости от сроков.
👉 Подробнее читайте в инструкции Что такое «Автоматизации»
Модуль «Ограничения»
Этот инструмент позволяет ввести строгий контроль над операциями пользователей. То есть указывать, что и при каких условиях им можно и нельзя делать с карточками.
Основные сценарии использования модуля:
Реализация строгого workflow. То есть контроль пути прохождения карточек в зависимости от их типа.
Реализация регламентов перехода карточек между статусами. Например, пока критерии завершения задачи не реализованы, нельзя переместить карточку в следующий этап.
👉 Подробнее читайте в инструкции Модуль «Ограничения»
Популярные функции Kaiten, которые сделают вашу работу удобнее
Мы постоянно обновляем Kaiten, добавляем новые функции, чтобы сделать вашу работу в нем еще удобнее.
Об обновлениях в Kaiten вы можете узнавать в разделе Что нового в Kaiten или в нашем Telegram-канале
Подробнее о возможностях Kaiten вы можете узнать из раздела Популярные функции: как Kaiten поможет решить вашу задачу
Там вы узнаете:
Как установить уведомления о действиях с задачами
И многое другое.
Это лишь краткий обзор возможностей Kaiten. Хотите узнать больше?
👉 Мы подготовили ответы на все интересующие вас вопросы в нашей Базе знаний.
👉 Посмотреть, как другие компании организовали свою работу с помощью Kaiten можно в кейсах. Делимся кейсами Сколково, Додо Пиццы, Hochland, «Дримкасс», строительной компании «Белый журавль», издательства «Бомбора» и других компаний.
👉 А еще можете посмотреть подробный Видеогид по Kaiten.
💡 Остались вопросы? Напишите нам в в службу поддержки → нажмите знак вопроса в правом верхнем углу → «Написать в службу поддержки». Мы с радостью ответим и поможем разобраться!