Документы
Модуль «Документы» позволяет хранить всю необходимую информацию в одном месте с вашими рабочими досками. Больше не нужно переключаться на другие сервисы, теряя время и концентрацию.
Сценарии использования
Хранение рабочих документов
Пусть у сотрудников под рукой будут должностные инструкции, шаблоны заявлений и другие необходимые ресурсы для работы.
Заметки
Записывайте идеи по работе в документах Кайтен. Благодаря разнообразным настройкам доступа их никто не увидит, кроме вас.
База знаний
Возможностей модуля «Документы» достаточно для организации полноценной базы знаний компании.
Где находится модуль «Документы»
Зайдите в меню → Документы.
Как подключить модуль «Документы»
Ничего подключать не нужно, этот модуль доступен бесплатно на всех тарифах.
Возможности модуля
Редактирование текста
Загрузка изображений и видео с Youtube, Vimeo, Loom и других видеохостингов.
Превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma.
Вставка кода
Настройки доступа к документам
Редактирование текста
Заголовки, цитаты, списки — в модуле «Документы» есть все привычные инструменты для оформления текста.
Загрузка изображений и видео
В документ можно вставить любые изображения. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.
Чтобы изменить размер изображения, нажмите правой кнопкой мыши на картинку и выберите подходящий размер.
Видео с видеохостингов отображаются в виде превью, т.е. их можно просматривать прямо в документе.
Чтобы изменить размер окна с превью видео, нажмите на кнопку с тремя точками в правом верхнем углу видео и выберите подходящий размер.
Превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma
Если вы хотите, чтобы документ из Google Docs можно было просматривать прямо в документах в Кайтен, вставьте его в виде превью. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.
Блок "Код"
Вставляйте блоки кода в документ и выбирайте синтаксис нужного языка программирования.
Подсветка кода и визуальное отделение блока от остального документа сделают документацию более выразительной и понятной для ваших коллег.
Настройки доступа для пользователей Кайтена
Важно! Модуль Документы не привязан к пространствам и права пространств не коррелируют с правами в этом разделе. Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других. Даже владелец аккаунта может не иметь доступа к папке/документу, если доступ не был дан их администратором.
У каждой папки и документа можно настроить доступ, для этого нужно нажать на кнопку «Доступ» в правом углу экрана. После этого выбрать, кто может просматривать этот документ или папку.
Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании (кроме гостей)» - документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам.
Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи», то никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его роль: администратор, редактор, только чтение.
Возможности ролей по правам доступа к папке/документу:
Администратор: создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.
Редактор: создавать, редактировать, делиться ссылкой.
Только чтение: видеть и копировать содержимое документов.
Для удаления папки/документа необходимо открыть контекстное меню (троеточие) и выбрать пункт Удалить.
Удаление папки
Удаление документа в папке
Важно! Администратор пространства не может удалить документ другого пользователя, если у него нет соответствующих прав на документ/папку.
Доступ к папке является приоритетным по отношению к доступу в документе этой папки. Т.е., если вы пользователю предоставите права доступа к документу внутри папки - "только чтение", но к самой папке дадите права доступа - "редактор", то у пользователя будут права редактора к каждом документу этой папки, куда вы его пригласили.
Доступ для тех, кто не пользуется Кайтеном
Хотите показать документ человеку, который не работает в Кайтене?
Сделайте документ публичным. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу документа и переключите тумблер «Публичный доступ».
Скопируйте публичную ссылку и отправьте ее получателю.
Для чего нужна Ссылка на документ без публичного доступа?
Вы можете делиться ею с теми, у кого открыт доступ к документу, например добавлять её в карточки или отправлять в другие мессенджеры для быстрого доступа, а не поиска в списке Документов.
Горячие клавиши для работы с документами
На Mac OS | На Windows |
|---|---|
Cmd + I — курсив Cmd + Shift + X — зачеркнуто Cmd + B — жирный Cmd + U — подчеркивание Cmd + Shift + C — вставка кода | Ctrl + I — курсив Ctrl + Shift + X — зачеркнуто Ctrl + B — жирный Ctrl + U — подчеркивание Ctrl + Shift + C — вставка кода |
Совместное редактирование Кайтен-документов
Теперь любые документы можно редактировать сразу нескольким участникам одновременно.
Сортировка документов
Сортировка папок и документов в корне модуля ориентированна на алфавит. Внутри папок вы можете менять местами документы, при условии наличия у вас административных прав к папке.
Если вы хотите отсортировать папки не в алфавитном порядке, вы можете добавить нумерацию в названии. В таком случае папки автоматически отсортируются по порядку цифр.
