Документы

Модуль «Документы» позволяет хранить всю необходимую информацию в одном месте с вашими рабочими досками. Больше не нужно переключаться на другие сервисы, теряя время и концентрацию.

Сценарии использования

Хранение рабочих документов

Пусть у сотрудников под рукой будут должностные инструкции, шаблоны заявлений и другие необходимые ресурсы для работы.

Заметки

Записывайте идеи по работе в документах Кайтен. Благодаря разнообразным настройкам доступа их никто не увидит, кроме вас.

База знаний

Возможностей модуля «Документы» достаточно для организации полноценной базы знаний компании.

Где находится модуль «Документы»

Зайдите в меню → Документы.

Как подключить модуль «Документы»

Ничего подключать не нужно, этот модуль доступен бесплатно на всех тарифах.

Возможности модуля

  1. Редактирование текста

  2. Загрузка изображений и видео с Youtube, Vimeo, Loom и других видеохостингов.

  3. Превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma.

  4. Вставка кода

  5. Настройки доступа к документам

Редактирование текста

Заголовки, цитаты, списки — в модуле «Документы» есть все привычные инструменты для оформления текста.

Загрузка изображений и видео

В документ можно вставить любые изображения. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.

Чтобы изменить размер изображения, нажмите правой кнопкой мыши на картинку и выберите подходящий размер.

Видео с видеохостингов отображаются в виде превью, т.е. их можно просматривать прямо в документе.

Чтобы изменить размер окна с превью видео, нажмите на кнопку с тремя точками в правом верхнем углу видео и выберите подходящий размер.

Превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma

Если вы хотите, чтобы документ из Google Docs можно было просматривать прямо в документах в Кайтен, вставьте его в виде превью. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.

Блок "Код"

Вставляйте блоки кода в документ и выбирайте синтаксис нужного языка программирования.

Подсветка кода и визуальное отделение блока от остального документа сделают документацию более выразительной и понятной для ваших коллег.

Настройки доступа для пользователей Кайтена

Важно! Модуль Документы не привязан к пространствам и права пространств не коррелируют с правами в этом разделе. Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других. Даже владелец аккаунта может не иметь доступа к папке/документу, если доступ не был дан их администратором.

У каждой папки и документа можно настроить доступ, для этого нужно нажать на кнопку «Доступ» в правом углу экрана. После этого выбрать, кто может просматривать этот документ или папку.

Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании (кроме гостей)» - документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам.

Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи», то никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его роль: администратор, редактор, только чтение.

Возможности ролей по правам доступа к папке/документу:

Администратор: создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.

Редактор: создавать, редактировать, делиться ссылкой.

Только чтение: видеть и копировать содержимое документов.

Для удаления папки/документа необходимо открыть контекстное меню (троеточие) и выбрать пункт Удалить.

Удаление папки

Удаление документа в папке

Важно! Администратор пространства не может удалить документ другого пользователя, если у него нет соответствующих прав на документ/папку.

Доступ к папке является приоритетным по отношению к доступу в документе этой папки. Т.е., если вы пользователю предоставите права доступа к документу внутри папки - "только чтение", но к самой папке дадите права доступа - "редактор", то у пользователя будут права редактора к каждом документу этой папки, куда вы его пригласили.

Доступ для тех, кто не пользуется Кайтеном

Хотите показать документ человеку, который не работает в Кайтене?

Сделайте документ публичным. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу документа и переключите тумблер «Публичный доступ».

Скопируйте публичную ссылку и отправьте ее получателю.

Для чего нужна Ссылка на документ без публичного доступа?

Вы можете делиться ею с теми, у кого открыт доступ к документу, например добавлять её в карточки или отправлять в другие мессенджеры для быстрого доступа, а не поиска в списке Документов.

Горячие клавиши для работы с документами

На Mac OS

На Windows

Cmd + I — курсив

Cmd + Shift + X — зачеркнуто

Cmd + B — жирный

Cmd + U — подчеркивание

Cmd + Shift + C — вставка кода

Ctrl + I — курсив

Ctrl + Shift + X — зачеркнуто

Ctrl + B — жирный

Ctrl + U — подчеркивание

Ctrl + Shift + C — вставка кода

Совместное редактирование Кайтен-документов

Теперь любые документы можно редактировать сразу нескольким участникам одновременно.

Посмотрите, как это работает

Сортировка документов

Сортировка папок и документов в корне модуля ориентированна на алфавит. Внутри папок вы можете менять местами документы, при условии наличия у вас административных прав к папке.

Если вы хотите отсортировать папки не в алфавитном порядке, вы можете добавить нумерацию в названии. В таком случае папки автоматически отсортируются по порядку цифр.