Документация и инструкции
Настройка доступа к документам
Документы — это один из видов рабочих элементов в Кайтен. Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других.
Даже владелец аккаунта может не иметь доступа к папке/документу другого пользователя.
В этой статье вы узнаете:
как открыть доступ для всех участников команды или только для избранных пользователей;
как настраиваются доступы к документам, которые «вложены» в другие рабочие элементы;
как поделиться документом с людьми, которые не используют Кайтен.
В Документе есть три основные роли:
Администратор — может создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.
Редактор — может создавать, редактировать, удалять, делиться ссылкой.
Комментатор — может видеть и копировать содержимое документов.
Важно! Удалять документы могут только администраторы этих документов, а также авторы документов (даже если они перестали быть администраторами).
Также пользователи аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей» могут назначать в документах Настраиваемые роли — это уникальные роли, которые создают сами пользователи аккаунта. По своим правам они могут отличаться от стандартных.
У каждой папки и документа можно настроить доступ. Чтобы предоставить доступ к папке или к документу, нажмите на кнопку «Пользователи». В правой части экрана откроется панель с настройками.
По умолчанию у новых документов и папок установлен доступ только для приглашенных пользователей. Чтобы пригласить пользователя к документу или папке нажмите на значок в верхнем углу экрана и выберите пользователей, которых хотите добавить.
Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании (кроме гостей)» — документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам.
По умолчанию всем пользователям дается роль «Комментатора», но по желанию вы можете предоставить им другие права. Для этого установите доступ «Все пользователи» и выберите, какую роль в документе или папке будут иметь все пользователи аккаунта:
Если хотите дать кому-то из пользователей роль с более высокими доступами, то добавьте его в документ и назначьте соответствующие права.
Например, вы дали всем пользователям доступ «комментатора», но кого-то хотите сделать «редактором». Тогда добавьте его в документ и дайте роль редактора.
Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи» — никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его роль: администратор, редактор, комментатор.
По умолчанию новые пользователи добавляются в роли комментатора. То есть не могут редактировать документы и папки. Вы можете отредактировать права пользователя, нажав на него и выбрав нужную роль.
Документы и папки, к которым у пользователя есть доступ, отображаются у него в левом боковом меню. Также вы можете скопировать ссылку, чтобы поделиться ей с коллегами или прикрепить в карточку:
Вы можете создавать как отдельные документы, так и «прикреплять» документы к другим рабочим элементам, то есть вкладывать их в папки, пространства и Story maps. Например, у вас есть рабочее пространство, а к нему привязано несколько документов с рабочими инструкциями.
В таком случае доступ к документу получат те же пользователи, которые имеют доступ к главенствующему элементу, и в той же роли.
Например, если пользователь имеет роль «Администратор» на корневом пространстве, то он также будет иметь доступ администратора ко всем документам, которые в него вложены.
Соответственно, если пользователь имеет роль «Комментатора» в главенствующему элементу, то он также сможет только просматривать и комментировать вложенные в него документы.
При необходимости вы можете отдельно предоставить пользователю более высокую роль к вложенному документу.
👉 Подробнее в инструкции Система доступов и навигации в Kaiten
Чтобы сотрудники могли приглашать других пользователей аккаунта к Документам, в ваших настройках аккаунта, а именно в настройках аутентификации, должен быть проставлен соответствующий доступ:
👉 Регулирование возможности участников компании приглашать друг друга на пространства
А добавлять в Документы новых людей, которых еще нет в вашем аккаунте, могут только пользователи, у которых есть права на «Приглашение новых пользователей в аккаунт компании» или доступ к административному разделу «Пользователи».
👉 Настройка прав пользователей
Вы можете делиться документами с теми, кто не использует Kaiten.
Для этого есть функция публичного доступа:
Нажмите кнопку «Поделиться» в правом боковом меню.
Переключите тумблер «Публичный доступ».
Установите срок действия ссылки, после которого доступ закроется автоматически, если это необходимо.
Скопируйте Публичную ссылку. Для публичного доступа важно отправлять именно Публичную ссылку.
Перейдя по этой ссылке, любой человек сможет открыть и прочитать документ. Возможности для редактирования документа у него при этом не будет.