Настройка доступа к документам
Модуль Документы не привязан к пространствам и права доступа на пространствах не коррелируют с правами в этом разделе. Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других.
Даже владелец аккаунта может не иметь доступа к папке/документу другого пользователя.
В этой статье вы узнаете:
какие роли пользователей есть в модуле Документы;
как открыть доступ для всех участников команды или только для избранных пользователей;
как поделиться документом с людьми, которые не используют Кайтен.
Роли пользователей в модуле Документы
Еще раз повторим, что роли в Документах и роли на Пространствах — это разные сущности. Это важно запомнить.
В Документах есть три роли:
Администратор — может создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.
Редактор — может создавать, редактировать, делиться ссылкой.
Только чтение — может видеть и копировать содержимое документов.
Важно! Удалять документы могут только администраторы этих документов. Администратор пространства не может удалить документ другого пользователя, если у него нет соответствующих прав на документ/папку.
Регулирование доступа к документам и папкам
У каждой папки и документа можно настроить доступ, для этого нужно нажать на кнопку «Доступ» в правом углу экрана. После этого выбрать, кто может просматривать этот документ или папку.
Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании (кроме гостей)» — документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам. По умолчанию всем пользователям дается роль «Только чтение», но по желанию вы можете предоставить избранным коллегам другие права.
Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи» — никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его роль: администратор, редактор, только чтение.
При приглашении пользователя, вам сразу предлагается определить его права:
Важно! Доступ к папке является приоритетным по отношению к доступу в документе этой папки. То есть, если вы предоставите пользователю права доступа к документу внутри папки — «Только чтение», но к самой папке дадите права доступа — «Редактор», то у него будут права редактора к каждом документу этой папки, куда вы его пригласили.
Документы и папки, к которым у пользователя есть доступ, отображаются у него в левом боковом меню в разделе Документы.
Также вы можете скопировать ссылку, чтобы поделиться ей с коллегами или прикрепить в карточку:
Публичный доступ к документам
Вы можете делиться документами с теми, кто не использует Kaiten.
Для этого есть функция публичного доступа:
Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу документа.
Переключите тумблер «Публичный доступ».
Скопируйте Публичную ссылку.
Перейдя по этой ссылке, любой человек сможет открыть и прочитать документ. Возможности для редактирования документа у него при этом не будет.
Внимание! Для публичного доступа отправляйте именно Публичную ссылку.
А Ссылкой на документ вы можете делиться с теми, у кого открыт доступ к документу, например добавлять её в карточки или отправлять в другие мессенджеры для быстрого доступа, а не поиска в списке Документов.