«Документы» — это модуль Kaiten для создания, хранения и совместного редактирования документов.
Создавайте и редактируйте документы вместе с другими участниками команды.
Собирайте документы в папки и регулируйте уровень доступа.
Храните внутренние документы и рабочие инструкции в одном месте.
Публикуйте документы для внешних пользователей.
Хранение рабочих документов. Пусть у сотрудников под рукой будут должностные инструкции, шаблоны заявлений и другие необходимые ресурсы для работы.
Заметки. Записывайте идеи по работе в документах Кайтен. Благодаря разнообразным настройкам доступа их никто не увидит, кроме вас.
База знаний. Возможностей раздела «Документы» достаточно для организации полноценной базы знаний компании.
Кстати, прямо сейчас вы читаете статью, созданную в этом разделе 😉
Ничего подключать не нужно, этот раздел доступен бесплатно на всех тарифах.
Раздел доступен всем участникам компании, за исключением гостевых пользователей.
Список доступных вам документов вы сможете увидеть в левой навигационной панели.
Чтобы создать документ, нажмите на «Плюс» в корне меню или в уже существующем рабочем элементе и выберите опцию «Добавить документ»:
Создание и редактирование документов:
Редактирование текста;
Загрузка изображений и GIF;
Загрузка видео с Youtube, Vimeo, Loom и других видеохостингов;
Превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma и др.;
Создание и редактирование таблиц;
Вставка кода;
Добавление файлов для скачивания;
Добавление карточек в виде таблицы.
Совместная работа с документами:
Регулирование доступа для разных пользователей;
Совместное редактирование документов;
Группировка документов — структура папок;
Публичный доступ для тех, кто не использует Kaiten.
Заголовки, цитаты, списки, ссылки — в модуле «Документы» есть все привычные инструменты для оформления текста.
В документ можно вставить любые изображения. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.
Можно изменить размер изображения в документе. Для этого нажмите на три точки рядом с картинкой и выберите подходящий размер.
Видео с видеохостингов отображаются в виде превью. Их можно просматривать прямо в документе, не переходя по ссылкам.
Размер отображения окна с видео регулируется также — нажатием на три кнопки.
Если вы хотите, чтобы документ из Google Docs можно было просматривать прямо в документах в Кайтен, вставьте его в виде превью. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.
В документах это будет выглядеть так:
Чтобы создать таблицу нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите пункт «Таблица» из выпадающего меню.
Также можно просто скопировать и вставить таблицу из другого источника:
Категория трат | Выделено | Лимит | Потратили | Осталось |
Еда | 5000 | 15000 | 10000 | 5000 |
Транспорт | 2000 | 3000 | 2000 | 1000 |
Телефон | 300 | 500 | 300 | 200 |
Подписки | 1000 | 1000 | 1000 | 0 |
Одежда | 2000 | |||
Техника | 2000 | |||
Развлечения | 2500 | 2500 | 2500 | 0 |
Чтобы изменить ширину колонок, наведите курсор на границу колонки, зажмите и перемещайте вправо или влево.
Чтобы добавить или удалить элементы таблицы, кликните по ячейке, нажмите на кнопку с тремя точками и выберите нужный пункт меню.
Можно вставлять блоки кода в документ и выбирать синтаксис нужного языка программирования.
Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите пункт «Блок кода» из выпадающего меню.
Блок будет визуально отличаться от остального текста, а важные элементы будут подсвечены цветом:
Можно добавить в документ как сам файл, так и ссылку на сторонний сервис, где он хранится.
Чтобы добавить в документ файлы выберите в меню блок «Файл», либо просто перетащите файлы в документ. Наш редактор понимает действие «копировать → вставить», так что можно скопировать сразу несколько файлов и вставить в документ.
Можно добавлять в Документ карточки в формате таблицы из доступных вам пространств.
Откройте нужный документ и нажмите на кнопку «плюс» для добавления элемента → «Карточки».
Чтобы выбрать нужные карточки для отображения, нажмите «Фильтры» и выберите нужный признак для фильтрации карточек. Фильтрация в этой функции работает так же, как на пространстве. В том числе, доступна настройка логического условия с «И» и «ИЛИ».
После того, как вы установите нужный фильтр, Kaiten сформирует таблицу, вид которой можно редактировать — настроить вывод конкретных полей и ширину столбцов таблицы.
В настройке полей вы можете выбрать, какие поля вывести и в каком порядке.
После завершения фильтрации и настройки полей нажмите кнопку «Вставить» и скорректируйте вид таблицы, нажав три точки справа.
В открывшемся меню вы можете:
выбрать ширину таблицы. В максимальном отображении будут видны все столбцы, в стандартном — первые три;
вернуться в окно редактирования, где вы настраивали фильтрацию и поля;
удалить таблицу.
Обратите внимание, что:
вы не увидите карточки с пространств, к которым у вас нет доступа;
таблица с карточками не отображается в публичном доступе;
при нажатии на название карточки, она откроется в этом же окне и вы сможете внести в нее изменения;
если в настойках выбран фильтр карточек по полю, к которому у пользователя нет доступа, то он не увидит эти задачи.
Вы можете визуализировать части документа с помощью цветного фона и бросающейся в глаза иконки, чтобы никто не пропустил важную информацию.
Всего доступно 4 варианта сообщения. Выбрать нужный стиль можно через контекстное меню.
В документ можно добавить внутренние ссылки на карточки в виде обычной ссылки, превью названия задачи или блок-карточки с краткой информацией по задаче.
Чтобы добавить карточку в документ: скопируйте ссылку на задачу, вставьте ее и нажмите на ссылку, чтобы выбрать одну из опций отображения.
Можно поделиться с коллегами ссылкой на конкретную часть файла, которая идет после подзаголовков H1, H2 или H3. Для этого достаточно просто скопировать ссылку на подзаголовок в документе. Ссылка откроется в новом окне. Пользователь сразу увидит нужный участок текста:
Теперь вы знаете как создавать и редактировать документы в Kaiten.
Дальше — самое интересное. Узнайте как
👉 Регулировать доступа для разных пользователей;
👉 Редактировать документы совместно в другими пользователями;
👉 Собирать документы в папки и структурировать их;
👉 Открывать публичный доступ к документам для тех, кто не использует Kaiten.