Создание и редактирование документов
В Кайтен есть Документы, с помощью которых можно создавать инструкции, материалы для онбординга, шаблоны и базы знаний. Писать, редактировать и хранить текстовые материалы можно прямо на платформе: от заметок до объемных статей.
Хранение рабочих документов. Пусть у сотрудников под рукой будут должностные инструкции, шаблоны заявлений и другие необходимые ресурсы для работы.
Заметки. Записывайте идеи по работе в документах Кайтен. Благодаря разнообразным настройкам доступа их никто не увидит, кроме вас.
База знаний. Возможностей раздела «Документы» достаточно для организации полноценной базы знаний компании.
Кстати, прямо сейчас вы читаете статью, созданную в этом разделе 😉
Ничего подключать не нужно. Этот раздел доступен бесплатно на всех тарифах всем участникам компании, за исключением гостевых пользователей.
Список доступных вам документов вы сможете увидеть в левой навигационной панели.
Чтобы создать документ, нажмите на «Плюс» в корне меню или в уже существующем рабочем элементе и выберите опцию «Добавить документ»:
Заголовки, цитаты, списки, ссылки — в модуле «Документы» есть все привычные инструменты для оформления текста.
Чтобы быстро дублировать или удалить блок, кликните левой кнопкой мыши рядом с ним в начале строки.
В документ можно вставить любые изображения. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.
Можно изменить размер изображения в документе. Для этого нажмите на три точки рядом с картинкой и выберите подходящий размер.
Видео с видеохостингов отображаются в виде превью. Их можно просматривать прямо в документе, не переходя по ссылкам.
Размер отображения окна с видео регулируется также — нажатием на три кнопки.
Если вы хотите, чтобы документ из Google Docs можно было просматривать прямо в документах в Кайтен, вставьте его в виде превью. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.
В документах это будет выглядеть так:
Чтобы создать таблицу, нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите пункт «Таблица» из выпадающего меню.
Также можно просто скопировать и вставить таблицу из другого источника:
Категория трат | Выделено | Лимит | Потратили | Осталось |
Еда | 5000 | 15000 | 10000 | 5000 |
Транспорт | 2000 | 3000 | 2000 | 1000 |
Телефон | 300 | 500 | 300 | 200 |
Подписки | 1000 | 1000 | 1000 | 0 |
Одежда | 2000 | |||
Техника | 2000 | |||
Развлечения | 2500 | 2500 | 2500 | 0 |
Чтобы изменить ширину колонок, наведите курсор на границу колонки, зажмите и перемещайте вправо или влево.
Чтобы добавить или удалить элементы таблицы, кликните по ячейке, нажмите на кнопку с тремя точками и выберите нужный пункт меню.
Можно вставлять блоки кода в документ и выбирать синтаксис нужного языка программирования.
Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите пункт «Блок кода» из выпадающего меню.
Блок будет визуально отличаться от остального текста, а важные элементы будут подсвечены цветом:
Можно встраивать диаграммы из draw.io в Документы Kaiten: добавить ссылку на готовую диаграмму или построить в редакторе с нуля.
Для вставки готовой диаграммы включите галочку Вставить существующую. И добавьте ссылку на вашу диаграмму из draw.io. Файл — Опубликовать — Ссылка.
Чтобы нарисовать диаграмму прямо в документе, уберите галочку Вставить существующую и нажмите Создать новую. Вы попадете в редактор диаграмм. Чтобы сохранить диаграмму и добавить ее в документ, нажмите Save & Exit.
Добавленную диаграмму можно просматривать в документе в формате картинки или SVG-изображения с возможностью масштабирования.
Также можно перейти к редактированию диаграммы, созданной внутри документа. А диаграмму, добавленную по ссылке можно открыть в исходном виде.
Можно прикрепить в документ как сам файл, так и ссылку на сторонний сервис, где он хранится.
Чтобы добавить в документ файлы выберите в меню блок «Файл», либо просто перетащите файлы в документ. Наш редактор понимает действие «копировать → вставить», так что можно скопировать сразу несколько файлов и вставить в документ.
Можно добавлять в Документ карточки в формате таблицы из доступных вам пространств.
Откройте нужный документ и нажмите на кнопку «плюс» для добавления элемента → «Карточки».
Чтобы выбрать нужные карточки для отображения, нажмите «Фильтры» и выберите нужный признак для фильтрации карточек. Фильтрация в этой функции работает так же, как на пространстве. В том числе, доступна настройка логического условия с «И» и «ИЛИ».
После того как вы установите нужный фильтр, Kaiten сформирует таблицу, вид которой можно редактировать — настроить вывод конкретных полей и ширину столбцов таблицы.
В настройке полей вы можете выбрать, какие поля вывести и в каком порядке.
После завершения фильтрации и настройки полей нажмите кнопку «Вставить» и скорректируйте вид таблицы, нажав три точки справа.
В открывшемся меню вы можете:
выбрать ширину таблицы. В максимальном отображении будут видны все столбцы, в стандартном — первые три;
вернуться в окно редактирования, где вы настраивали фильтрацию и поля;
удалить таблицу.
Обратите внимание, что:
вы не увидите карточки с пространств, к которым у вас нет доступа;
таблица с карточками не отображается в публичном доступе;
при нажатии на название карточки, она откроется в этом же окне и вы сможете внести в нее изменения;
если в настойках выбран фильтр карточек по полю, к которому у пользователя нет доступа, то он не увидит эти задачи.
Вы можете визуализировать части документа с помощью цветного фона и бросающейся в глаза иконки, чтобы никто не пропустил важную информацию.
Всего доступно 4 варианта сообщения. Выбрать нужный стиль можно через контекстное меню.
В документ можно добавить внутренние ссылки на карточки в виде обычной ссылки, превью названия задачи или блок-карточки с краткой информацией по задаче.
Чтобы добавить карточку в документ: скопируйте ссылку на задачу, вставьте ее и нажмите на ссылку, чтобы выбрать одну из опций отображения.
Можно поделиться с коллегами ссылкой на конкретную часть файла, которая идет после подзаголовков H1, H2 или H3. Для этого достаточно просто скопировать ссылку на подзаголовок в документе. Ссылка откроется в том же окне. Пользователь сразу увидит нужный участок текста:
Выделите слово или предложение, которое нужно оформить. В появившейся панели нажмите на иконку с подчёркнутой буквой «А» и откройте список цветов. Доступные цвета для текста и фона: чёрный, серый, зелёный, синий, красный, оранжевый, жёлтый.
Колонки в документах Kaiten делают информацию наглядной и структурированной. В колонках работает такое же форматирование, как во всем документе: вы можете выбирать заголовки, добавлять картинки, видео и ссылки.
По умолчанию создаются 2 колонки. Чтобы добавить ещё — нажмите на три точки внутри одной из колонок. Максимальное количество колонок — 4.
Нажмите на три точки справа от последней колонки, чтобы:
задать количество колонок сразу,
выбрать тип границ,
удалить блок.
В Документах Содержание создается автоматически. Добавьте заголовки и Kaiten сам сформирует структуру. Содержание поможет быстро ориентироваться в длинных текстах и переходить к нужному разделу в один клик.
Если заголовков нет — содержание не отображается. Обновляется оно автоматически при любых изменениях текста.
Содержание можно добавить в текст документа через меню быстрых команд. Так читатель сразу увидит структуру и сможет перейти к нужному блоку.
Как добавить содержание в текст документа:
Нажмите «+» в области редактирования или введите «/».
Выберите «Содержание документа».
В опубликованных в публичную Базу знаний документах содержание находится за знаком книжки с подписью «Содержание». По клику список раскрывается. В нем видны все заголовки статьи.
Нажмите на нужный заголовок и сразу перейдете в этот раздел без лишних скролов и поиска по документу.
Теперь вы знаете как создавать и редактировать документы в Kaiten.
Дальше — самое интересное. Узнайте как
👉 Регулировать доступ для разных пользователей;
👉 Редактировать документы совместно в другими пользователями;
👉 Собирать документы в папки и структурировать их;
👉 Открывать публичный доступ к документам для тех, кто не использует Kaiten.