Создание и редактирование документов

«Документы» — это модуль Kaiten для создания, хранения и совместного редактирования документов.

• Создавайте и редактируйте документы вместе с другими участниками команды.

• Собирайте документы в папки и регулируйте уровень доступа.

• Храните внутренние документы и рабочие инструкции в одном месте.

• Публикуйте документы для внешних пользователей.

Сценарии использования

Хранение рабочих документов. Пусть у сотрудников под рукой будут должностные инструкции, шаблоны заявлений и другие необходимые ресурсы для работы.

Заметки. Записывайте идеи по работе в документах Кайтен. Благодаря разнообразным настройкам доступа их никто не увидит, кроме вас.

База знаний. Возможностей раздела «Документы» достаточно для организации полноценной базы знаний компании.

Кстати, прямо сейчас вы читаете статью, созданную в этом разделе 😉

Как подключить «Документы»

Ничего подключать не нужно, этот раздел доступен бесплатно на всех тарифах.

Раздел доступен всем участникам компании, за исключением гостевых пользователей.

Список доступных вам документов вы сможете увидеть в левой навигационной панели.

Чтобы создать документ, нажмите на «Плюс» в корне меню или в уже существующем рабочем элементе и выберите опцию «Добавить документ»:

Возможности модуля

Создание и редактирование документов:

• Редактирование текста;

• Загрузка изображений и GIF;

• Загрузка видео с Youtube, Vimeo, Loom и других видеохостингов;

• Превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma и др.;

• Создание и редактирование таблиц;

• Вставка кода;

• Добавление файлов для скачивания;

Совместная работа с документами:

• Регулирование доступа для разных пользователей;

• Совместное редактирование документов;

• Группировка документов — структура папок;

• Публичный доступ для тех, кто не использует Kaiten.

Редактирование текста

Заголовки, цитаты, списки, ссылки — в модуле «Документы» есть все привычные инструменты для оформления текста.

Загрузка изображений и видео

В документ можно вставить любые изображения. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.

Можно изменить размер изображения в документе. Для этого нажмите на три точки рядом с картинкой и выберите подходящий размер.

Видео с видеохостингов отображаются в виде превью. Их можно просматривать прямо в документе, не переходя по ссылкам.

Размер отображения окна с видео регулируется также — нажатием на три кнопки.

Превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma

Если вы хотите, чтобы документ из Google Docs можно было просматривать прямо в документах в Кайтен, вставьте его в виде превью. Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите нужный пункт из выпадающего меню.

В документах это будет выглядеть так:

Создание и редактирование таблиц

Чтобы создать таблицу нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите пункт «Таблица» из выпадающего меню.

Также можно просто скопировать и вставить таблицу из другого источника:

• Чтобы изменить ширину колонок, наведите курсор на границу колонки, зажмите и перемещайте вправо или влево.

• Чтобы добавить или удалить элементы таблицы, кликните по ячейке, нажмите на кнопку с тремя точками и выберите нужный пункт меню.

Вставка кода

Можно вставлять блоки кода в документ и выбирать синтаксис нужного языка программирования.

Для этого нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом и выберите пункт «Блок кода» из выпадающего меню.

Блок будет визуально отличаться от остального текста, а важные элементы будут подсвечены цветом:

Прикрепление файлов

Можно добавить в документ как сам файл, так и ссылку на сторонний сервис, где он хранится. 

Чтобы добавить в документ файлы выберите в меню блок «Файл», либо просто перетащите файлы в документ. Наш редактор понимает действие «копировать → вставить», так что можно скопировать сразу несколько файлов и вставить в документ.

Выделение важного текста с помощью блока «Сообщение»

Вы можете визуализировать части документа с помощью цветного фона и бросающейся в глаза иконки, чтобы никто не пропустил важную информацию.

Всего доступно 4 варианта сообщения. Выбрать нужный стиль можно через контекстное меню.

Вставка ссылки на карточку и блок-карточки

В документ можно добавить внутренние ссылки на карточки в виде обычной ссылки, превью названия задачи или блок-карточки с краткой информацией по задаче.

Чтобы добавить карточку в документ: скопируйте ссылку на задачу, вставьте ее и нажмите на ссылку, чтобы выбрать одну из опций отображения.

Якорные ссылки в документах

Можно поделиться с коллегами ссылкой на конкретную часть файла, которая идет после подзаголовков H1, H2 или H3. Для этого достаточно просто скопировать ссылку на подзаголовок в документе. Ссылка откроется в новом окне. Пользователь сразу увидит нужный участок текста:

Теперь вы знаете как создавать и редактировать документы в Kaiten.

Дальше — самое интересное. Узнайте как

👉 Регулировать доступа для разных пользователей;

👉 Редактировать документы совместно в другими пользователями;

👉 Собирать документы в папки и структурировать их;

👉 Открывать публичный доступ к документам для тех, кто не использует Kaiten.