Чек-листы в карточках Кайтен
Чек-лист — это список пунктов для выполнения. Чек-лист позволяет вам
сформировать четкий перечень подзадач, относящихся к карточке,
следить за прогрессом по задаче,
удобно организовывать работу нескольких специалистов над одной задачей.
Что можно делать с чек-листами
Создавать / удалять.
Переносить или копировать чек-лист из одной карточки в другую.
Создавать общий чек-лист для нескольких карточек.
Превращать пункты чек-листа в дочерние карточки.
Копировать текст чек-листа для вставки в документ.
Назначать на каждый пункт чек-листа ответственного и срок выполнения.
Создавать шаблонные чек-листы.
Как создать чек-лист
Вы можете создавать несколько чек-листов в рамках одной карточки.
Создавать чек-листы могут редакторы и администраторы на пространстве.
Откройте карточку, и нажмите на фиолетовую кнопку с плюсом.
В открывшемся меню выберите «Чек-лист»
Введите название чек-листа и его пункты.
Кстати, вы можете преобразовать уже готовый список из вашего файла в пункты чек-листа.
Для этого скопируйте ваш список в документе (важно, чтобы каждый пункт был прописан с новой строки). Затем создайте чек-лист в карточке, поставьте курсор напротив первого пункта и «вставьте». Рядом появится кнопка «Добавить N пунктов». Нажмите ее. Тогда ваш список превратится в чек-лист.
Как работает чек-лист
После добавления чек-листа в карточке над пунктами появится линия прогресса, которая будет заполняться, по мере того, как вы будете ставить галочки о выполнении пунктов.
При отметке выполнения пункта чек-листа под ним появится запись, кто и когда это сделал.
*Для удобства работы вы можете использовать кнопку «Скрыть отмеченные», на случай, если чек-лист объемный.
После того, как вы добавите чек-лист, на фасаде карточки на доске тоже отобразится линия прогресса выполнения и и его название.
*Чек-лист отображается на фасаде карточки только в виде пространства «Доски».
Если навести курсор на чек-лист на карточке на доске и кликнуть, вам откроется детальный обзор прогресса по чек-листу. Для этого не обязательно открывать карточку.
В колонках доски вы можете задать правило «Чек-листы должны быть отмечены»
Тогда при перемещении карточки с незаполненным чек-листом в эту колонку, на карточке будет появляться красный сигнал о том, что не все пункты чек-листа выполнены.
Выберите колонку, в которой хотите установить правило → Нажмите на три точки рядом с ней → Правила → Поставьте галочку у пункта «Чек-листы должны быть отмечены».
Зачем это нужно?
Например, можно поставить соответствующее правило перед перемещением карточки в колонку «Готово». Чтобы было видно, что все подпункты задачи выполнены и ее действительно можно считать доведенной до конца.
Еще пример: перед тем как брать задачу в работу, важно, чтобы по ней была проведена предварительная подготовка. Можно прописать пункты этой подготовки в чек-листе, а на колонку «В работе» поставить правило — «Чек-листы должны быть отмечены». Тогда исполнитель поймет, что не стоит брать в работу задачу, по которой не выполнена подготовка.
Как удалить чек-лист
Откройте карточку, нажмите на три точки справа от названия чек-листа. В выпадающем меню нажмите «Удалить».
Перенос и копирование чек-листа в другую карточку
Откройте карточку, нажмите на три точки справа от названия чек-листа.
В выпадающем меню нажмите «Перенести в другую карточку» или «Скопировать в другую карточку». Соответственно при переносе, чек-лист удалится из карточки-источника и переедет в новую карточку. При копировании будет отображен в обеих карточках.
Выберите карточку, в которую надо переместить или скопировать чек-лист
Затем выберите пункты чек-листа, которые хотите переместить и нажмите «Скопировать чек-лист» или «Перенести чек-лист».
Обратите внимание:
при Копировании чек-листа Кайтен по умолчанию отмечает для переноса только невыполненные пункты;
при Переносе чек-листа Кайтен по умолчанию переносит его полностью, но вы можете включить опцию «Переместить только невыполненные пункты».
Общий чек-лист для нескольких карточек
Пригодится для синхронизации работы нескольких специалистов. Например, программист в своей карточке увидит, что макет сайта от дизайнера готов, и приступит к своей части работы.
Добавьте чек-лист в карточку → нажмите на три точки справа от названия чек-листа → выберите «Сделать общим чек-листом» → выберите карточку, с которой вы хотите вести общий чек-лист → нажмите «Добавить в карточку».
Теперь изменение чек-листа в одной карточке автоматически отобразится в другой. Например, если удалить пункт чек-листа, то он пропадет во всех карточках с общим чек-листом.
Превращение пунктов чек-листа в дочерние карточки
За пару кликов вы можете превратить ваш чек-лист в несколько дочерних карточек. Это удобно, когда у вас есть большой проект, у которого есть ряд подзадач.
Нажмите на три точки справа от названия чек-листа.
В выпадающем меню выберите пункт «Конвертировать чек-лист в дочерние карточки».
В появившемся окне выберите доску, колонку и дорожку, где будут созданы дочерние карточки. Здесь же можете сразу установить сроки выполнения, размер и типы для дочерних карточек.
Нажмите кнопку «Конвертировать».
По умолчанию при конвертации чек-листа в дочерние карточки сам чек-лист удаляется, но в этом же окне вы можете выбрать — удалять чек-лист в основной карточке или оставить его.
Также есть возможность не добавлять связи для дочерних карточек.
Копировать текст чек-листа для вставки в документ
Откройте карточку, нажмите на три точки справа от названия чек-листа. В выпадающем меню нажмите «Скопировать в буфер обмена». Вставьте чек-лист в документ.
Назначить ответственного и срок выполнения для пункта чек-листа
Нажмите на пункт чек-листа. Рядом с ним появятся значки: «Добавить ответственного» и «Добавить срок выполнения».
Вы можете назначить на один пункт только одного ответственного;
В сроке можно указать дату, а также установить напоминание о сроке.
Вот так выглядит чек-лист с назначенными ответственными и сроками.
Если нужно изменить ответственного, то кликните на его аватарку и в появившемся окне выберите другого сотрудника. Чтобы убрать ответственного, нажмите на его аватарку и в появившемся окне нажмите на крестик рядом с его именем.
В зависимости от того, когда пункт-чек-листа был выполнен и отмечен, срок будет окрашен в соответствующий цвет:
срок отмечается зеленым, если вы выполнили пункт чек-листа вовремя (до или в установленную дату);
красным — если выполнили после установленного срока;
если срок подсвечен желтым, значит дата выполнения — сегодня.
также могут быть интересны следующие статьи:
👉 Автоматизация работы в Кайтен
👉 Взаимосвязи между карточками — родительские и дочерние карточки