Шаблонные чек-листы

Если на определенном этапе работы вам нужно всегда выполнять одни и те же действия, не обязательно каждый раз создавать новый чек-лист для них.

Шаблонные чек-листы позволяют вам настраивать «списки дел», которые будут автоматически добавляться в каждую карточку.

Объясним на примере

Допустим, у вас есть колонка «Подготовка договора». И в рамках этого этапа процесса вы всегда должны выполнять определенные действия, например:

1. Взять последний актуальный договор из папки «Договора»;

2. Перед отправкой договора клиенту, прислать на проверку руководителю.

Создавать каждый раз чек-лист для карточки неудобно, поэтому можно создать шаблонный чек-лист с названием «Подготовительные действия», и в его пункты добавить пункты из списка выше (1 и 2). Теперь каждый раз когда карточка будет посещать эту колонку, в ней будет создан список, состоящий из двух пунктов, которые нужно выполнить.

Шаблонных чек-листов может быть множество.

Теперь шаблонные чек-листы будут создаваться не для одной доски, а для целого пространства, их можно будет добавлять через Автоматизации при соблюдении нужных вам триггеров, а также можно будет установить ограничение в зависимости от выполнения шаблонных чек-листов.

Изменения вступили в силу с 12 мая 2025 г.

Подробности в статье: Автоматические шаблонные чек-листы

Как работало раньше?

До 12 мая шаблонные чек-листы были привязаны к конкретным доскам:

Но в реальности потребность в их использовании гораздо шире. Например, применять одни и те же Definition of Done на разных досках и пр.

С 12 мая у вас не получится создавать и редактировать шаблонные чек-листы через доски — успейте перенести их в Автоматизацию до 1 ноября.

Все ваши текущие чек-листы продолжат работать, но с 1 ноября шаблонные чек-листы на досках будут отключены.
Создать новые шаблонные чек-листы можно через Автоматизации.
Текущие чек-листы можно перенести в Автоматизации одной кнопкой. Все настройки сохранятся. Там вы сможете их редактировать.

Что будет с шаблонными чек-листами, настроенными через API

Если у вас есть интеграции по API, которые включают взаимодействие с шаблонными чек-листами, то они продолжат работать до 1 ноября. Далее вам необходимо будет перенастроить их в соответствии с новым форматом.

Делимся ссылками на новую документацию:

Создание шаблонного чек-листа на пространстве: https://developers.kaiten.ru/space-template-checklist/create-new-space-template-checklist
Создание пунктов шаблонных чек-листов: https://developers.kaiten.ru/space-template-checklist-items/create-new-space-template-checklist-item
Список шаблонных чек-листов на пространстве https://developers.kaiten.ru/space-template-checklist/get-list-of-space-template-checklists

Как теперь создать шаблонный чек-лист и какие возможности появились?

Чтобы создать новый шаблонный чек-лист, зайдите в автоматизации → Шаблонные чек-листы.
Заполните название, пропишите шаги и сохраните шаблонный чек-лист. Далее вы сможете использовать его при создании автоматизаций.

Создайте автоматизацию в разделе «События» и задайте нужные условия. В качестве действия укажите «Добавить шаблонный чек-лист» и выберите нужный из списка.

Теперь при выполнении заданных условий, чек-лист будет автоматически появляться внутри карточки и на фасаде.

Преимущества шаблонных чек-листов через модуль «Автоматизация»:

Вам не нужно создавать чек-листы заново для каждой доски — чек-лист сохраняется в настройках, что позволяет выбирать его из списка при создании новой автоматизации;
Вы можете создавать Ограничения на перемещение карточек, если не выполнены пункты шаблонного чек-листа: