Модуль «Автоматизации»

Этот инструмент позволяет автоматизировать повторяющиеся действия в таск-трекере и освободить время для более важных вещей.

Автоматизация — это правило для выполнения автоматических действий, при условии наступления определенных событий.

С 18.11.22 эта функция стала отдельным платным модулем «Автоматизации».

На тарифе Free доступно 5 автоматизаций на компанию.

На тарифе Pro и Standard без подключенного модуля доступно 15 автоматизаций на компанию, а с подключенным модулем количество автоматизаций неограниченно.

Все автоматизации, созданные до 18.11.22 на всех тарифах продолжат работать, даже при превышении лимита, но создавать новые автоматизации можно только при подключении модуля либо в пределах лимита тарифа.

Где найти

Нажмите на иконку с буквой «А» на правой панели пространства.

Перед вами откроется окно, в котором вы можете создать новые автоматизации и редактировать уже существующие.

Автоматизации создаются отдельно для каждого пространства. Для этого вы должны находиться на нужном пространстве и иметь на нем права администратора или редактора.

Как работают Автоматизации

  1. Для создания автоматизации в левой колонке «Когда» необходимо задать событие, которое сработает как триггер, и настроить дополнительные поля. Здесь же можно добавлять дополнительные условия к основному триггеру.

  2. В правой колонке «Выполнить» нужно выбрать действие, которое должно быть автоматически исполнено, когда произойдет указанное событие. Таких действий может быть несколько.

На скриншоте ниже мы выбирали в качестве триггера событие «Карточка перемещена в» и указали колонку «В работе» на нужной доске. В качестве действия мы выбрали «Назначить ответственным автора события». То есть, если пользователь переместит карточку на этой доске в колонку «В работе», он автоматически добавится в неё ответственным.

После сохранения, автоматизация появится на вкладке Управление.

Вы можете ее отредактировать или удалить. Удаление автоматизации доступно только администраторам пространства.

Будьте внимательны, чтобы автоматизации не отменяли действия друг друга.

Какие события можно выбрать в качестве триггера

Вы можете использовать в качестве триггера одно из следующих условий или их комбинацию, нажав кнопку «и если»:

Карточка перемещена или создана в (доска, колонка, дорожка) — действие выполнится, если карточка любым способом окажется в указанном месте.

Карточка перемещена в (доска, колонка, дорожка) — действие выполнится, если карточка будет перенесена в указанное место из другого. Если карточка создана в этом месте с нуля, действие не будет применено.

Добавлен комментарий в карточку ( + текст комментария) — если пользователь напишет определенный комментарий в карточке, то действие будет выполнено. Например, если оставить в карточке комментарий «Согласовано», карточка подвинется в следующую колонку.

Добавлен участник в карточку — действие произойдет, если в карточку добавлен любой или конкретный участник.

Добавлен ответственный в карточку — действие произойдет, если любой или конкретный пользователь назначен ответственным в карточке.

Тип карточки изменен — действие выполнится, если изменится тип карточки или если тип карточки изменится на какой-то определенный тип.

Состояние карточки изменено — действие выполнится, если состояние карточки было изменено, при этом в условии можно указать новое состояние карточки. (Например, карточка была в очереди, а стала выполненной).

Поле изменено — Действие выполнится, если в выбранном поле произойдет любое или конкретное изменение.

Все чек-листы в карточке выполнены — действие произойдет, когда все пункты чек-листа в карточке будут отмечены галочками.

Добавлена метка — действие выполнится, если добавится любая или конкретная метка.

Удалена метка — действие выполнится, если будет удалена любая или конкретная метка.

Какие действия можно автоматизировать

При выполнении триггера будет автоматически выполнено одно из следующих действий или несколько из них (для этого нажмите на кнопку «Добавить действие»):

Назначить ответственного — автор действия / автор карточки / конкретный пользователь добавится ответственным в карточку.

Снять ответственного — текущий ответственный или конкретный пользователь будут сняты с ответственности в карточке.

Добавить участников в карточку — один или несколько выбранных пользователей будут добавлены в качестве участников.

Удалить участников из карточки — из карточки будут удалены все пользователи / все пользователи кроме ответственного / конкретные пользователи.

Добавить метки — в карточку будет добавлена одна или несколько меток. Это действие пришло на замену старому механизму добавления меток по умолчанию.

Удалить метки — из карточки будут автоматически удалены все метки / только выбранные метки.

Добавить поле — в карточку будет добавлено пользовательские поле с заполненным значением. Сейчас к выбору доступны поля с типами строка, число, ссылка, телефон, email и этот список будет расширяться.

Переместить карточку в — карточка будет перемещена в указанное вами место на любом доступном вам пространстве.

Переместить карточку в пределах доски — карточка может переместиться в начало или в конец текущей колонки или подвинуться в колонку справа или слева.

Установить срок — можно автоматически устанавливать срок карточки: на указанное количество дней после события или на точную дату. При этом доступны стандартные настройки срока: "установить время", "срочно" и "не позднее".

Автоматическое напоминание о сроках — можно добавить напоминание к автоматическому сроку, как при выставлении точной, так и относительной даты. Чтобы ни для кого из участников изменение срока не стало неожиданностью.

Отметить пункты всех чек-листов карточки — название действия говорит само за себя.

Пока что модуль находится в активной разработке, мы добавляем в него новые условия-триггеры и действия для автоматизации. Следите за обновлениями в разделе Что нового в Кайтен.

Примеры автоматизаций

Чтобы было понятнее, покажем несколько примеров настроенных автоматизаций и объясним, как они будут работать.

Пример 1. Допустим, компания предоставляет своим сотрудникам дополнительное обучение. При добавлении в карточку метки «Обучение сотрудников», в карточку автоматически добавится ответственным менеджер по развитию персонала.

Пример 2. Допустим, в компании на дизайн обложек для блога заложен постоянный бюджет — 1000 рублей. Тогда при создании задачи на доске дизайна с меткой «Блог» в карточку автоматически добавится боле с бюджетом 1000.

Пример 3. Допустим, после того, как дизайнер закончил свою работу, нужно, чтобы ее согласовал менеджер отдела. Тогда после того, как сотрудник напишет в карточке на своей доске комментарий «Готово», задача перейдет в следующую колонку и ответственный сменится на менеджера, который должен принять работу.

Пример 4. Допустим, в команде большая задача считается готовой, когда выполнены все ее чек-листы. Тогда карточка со всеми отмеченными чек-листами будет автоматически перемещаться в колонку «Готово».

Пример 5. Допустим, при перемещении карточки на доску, автоматически выставляется срок — нужно выполнить ее не позднее чем через 4 дня. Чтобы участники не забыли про дедлайн, можно включить авто-напоминание, которое придет за несколько дней, часов или минут до истечения срока.

Пример 6. Допустим, на одной доске у вас работают несколько сотрудников, один из них отвечает за проекты, а остальные — за текущие задачи. В таком случае вы можете добавить триггер "Карточка перемещена" и дополнить его условием "Поле" - "Проект" - "Заполнено" и действие "Назначить ответственного". Тогда карточки, которые попадут на эту доску с заполненным полем "Проект" будут назначаться на нужного сотрудника. А в остальных карточках, без этого поля, ничего не изменится.

Вы можете создавать и комбинировать любые удобные для вам автоматизации. Главное — следите за тем, чтобы они не противоречили друг другу.

А мы продолжим добавлять новые условия и действия в этот модуль 💜