Что такое «Автоматизации» — как автоматизировать работу в Kaiten

Этот инструмент позволяет автоматизировать повторяющиеся действия в таск-трекере и освободить время для более важных вещей.

Автоматизация — это правило для выполнения автоматических действий, при условии наступления определенных событий.

Где найти

Нажмите на иконку с буквой «А» на правой панели пространства.

Перед вами откроется окно, в котором вы можете создать новые автоматизации и редактировать уже существующие.

Автоматизации создаются отдельно для каждого пространства. Для этого вы должны находиться на нужном пространстве и иметь на нем права администратора или редактора.

Как работают Автоматизации

1. Для создания автоматизации в левой колонке «Когда» необходимо задать событие, которое сработает как триггер, и настроить дополнительные поля. Здесь же можно добавлять дополнительные условия к основному триггеру.

2. В правой колонке «Выполнить» нужно выбрать действие, которое должно быть автоматически исполнено, когда произойдет указанное событие. Таких действий может быть несколько.

На скриншоте ниже мы выбирали в качестве триггера событие «Карточка перемещена в» и указали колонку «В работе» на нужной доске. В качестве действия мы выбрали «Назначить ответственным автора события». То есть, если пользователь переместит карточку на этой доске в колонку «В работе», он автоматически добавится в неё ответственным.

После сохранения, автоматизация появится на вкладке Управление.

Вы можете ее отредактировать, скопировать или удалить. Удаление автоматизации доступно только администраторам пространства.

Будьте внимательны, чтобы автоматизации не отменяли действия друг друга.

Какие события можно выбрать в качестве триггера

Вы можете использовать в качестве триггера одно из следующих условий или их комбинацию, нажав кнопку «и если»:

Карточка перемещена или создана в (доска, колонка, дорожка) — действие выполнится, если карточка любым способом окажется в указанном месте.

Карточка создана в (доска, колонка, дорожка) — действие выполнится, если карточка создана в указанном месте с нуля. Не выполняется, если ранее карточка уже была создана в другом месте.

Карточка перемещена в (доска, колонка, дорожка) — действие выполнится, если карточка будет перенесена в указанное место из другого. Если карточка создана в этом месте с нуля, действие не будет применено.

Добавлен комментарий в карточку ( + текст комментария) — если пользователь напишет определенный комментарий в карточке, то действие будет выполнено. Например, если оставить в карточке комментарий «Согласовано», карточка подвинется в следующую колонку.

Добавлен участник в карточку — действие произойдет, если в карточку добавлен любой или конкретный участник.

Добавлен ответственный в карточку — действие произойдет, если любой или конкретный пользователь назначен ответственным в карточке.

Тип карточки изменен — действие выполнится, если изменится тип карточки или если тип карточки изменится на какой-то определенный тип.

Состояние карточки изменено — действие выполнится, если состояние карточки было изменено, при этом в условии можно указать новое состояние карточки. (Например, карточка была в очереди, а стала выполненной).

Поле изменено — действие выполнится, если в выбранном поле произойдет любое или конкретное изменение.

Срок изменен — действие выполнится, если каким-либо образом был изменен срок карточки. При необходимости можно указать конкретное изменение срока с помощью дополнительного условия «Срок».

Пункт чек-листа выполнен — действие выполнится, если определенный пункт чек-листа в карточке выполнен.

Все чек-листы в карточке выполнены — действие произойдет, когда все пункты чек-листа в карточке будут отмечены галочками.

Изменено состояние дочерних задач — поможет отслеживать, какие изменения произошли в дочерних задачах, и в зависимости от этого выполнять автоматические действия с родительскими карточками.

Добавлена метка — действие выполнится, если добавится любая или конкретная метка.

Удалена метка — действие выполнится, если будет удалена любая или конкретная метка.

Карточка является заявкой — поможет автоматизировать действия с карточками, которые являются заявками Службы поддержки.

Автор заявки принадлежит к одной организации — позволяет уточнить, к какой организации (внутри Службы поддержки) принадлежит пользователь, который создал заявку, и в зависимости от этого определить дальнейшие действия с карточкой.

Карточка заблокирована — запустит автоматизацию, когда карточку заблокируют текстом или другой карточкой.

Карточка разблокирована — запустит автоматизацию, когда карточку разблокируют.

У карточки добавлена блокировка — запустит автоматизацию, когда карточку заблокируют, а также если в карточке добавят новую блокировку в дополнение к уже существующей.

Какие действия можно автоматизировать

При выполнении события и условия будет автоматически выполнено одно из следующих действий или несколько из них (для этого нажмите на кнопку «Добавить действие»):

Назначить ответственного — автор действия / автор карточки / конкретный пользователь добавится ответственным в карточку.

Снять ответственного — текущий ответственный или конкретный пользователь будут сняты с ответственности в карточке.

Добавить участников в карточку — один или несколько выбранных пользователей будут добавлены в качестве участников.

Удалить участников из карточки — из карточки будут удалены все пользователи / все пользователи кроме ответственного / конкретные пользователи.

Добавить группы пользователей в карточку — в карточку добавится выбранная группа пользователей, которая имеет доступ к этой карточке.

Изменить тип карточки — тип карточки автоматически изменится на указанный.

Добавить метки — в карточку будет добавлена одна или несколько меток. Это действие пришло на замену старому механизму добавления меток по умолчанию.

Удалить метки — из карточки будут автоматически удалены все метки / только выбранные метки.

Добавить поле — в карточку будет добавлено пользовательские поле с заполненным значением. Сейчас к выбору доступны поля с типами строка, число, ссылка, телефон, email и этот список будет расширяться.

Изменить значение поля — позволяет автоматически уменьшать или увеличивать значения в числовых пользовательских полях.

Добавить поле в дочерние карточки — позволяет добавлять в дочерние карточки пользовательское поле с конкретным заполненным значением.

Добавить размер — позволяет автоматически устанавливать размер карточки в соответствующем поле.

Изменить срочность — можно автоматически добавить или убрать значок «срочно».

Установить срок — можно автоматически устанавливать срок карточки: на указанное количество дней после события или на точную дату. При этом доступны стандартные настройки срока: "установить время", "срочно" и "не позднее". Можно добавить напоминание к автоматическому сроку, как при выставлении точной, так и относительной даты. Чтобы ни для кого из участников изменение срока не стало неожиданностью.

Удалить срок — удаляет заполненный срок из карточки.

Переместить карточку в — карточка будет перемещена в указанное вами место на любом доступном вам пространстве.

Переместить карточку в пределах доски — карточка может переместиться в начало или в конец текущей колонки или подвинуться в колонку справа или слева.

Переместить карточку в архив — карточка переместится в архив и не будет видна на доске.

Создать дочернюю карточку — позволяет автоматически создавать дочерние карточки, генерировать для них автоматические названия, указывать расположение связанных карточек и копировать в них информацию из родительских задач и добавлять дополнительные поля.

Создать родительскую карточку — позволяет автоматически создавать родительские карточки, генерировать для них автоматические названия, указывать расположение связанных карточек, копировать в них информацию из дочерних задач и добавлять дополнительные поля.

Добавить родительскую карточку — позволяет автоматически добавлять уже существующую карточку в качестве родительской.

Отметить пункты всех чек-листов карточки — название действия говорит само за себя.

Отсортировать карточки — позволяет сортировать карточки в колонках в зависимости от их названия, срока, размера или других данных в пользовательских полях.

Добавить комментарий — автоматическое добавление заготовленного комментария с возможностью упомянуть пользователя или добавить вложения.

Добавить / удалить SLA — позволяет автоматически прикреплять или удалять соглашение об уровне сервиса в заявкам Service desk.

Обратите внимание, чтобы изменить поле но должно быть заполнено. Если у поля нет заданного значения, то есть оно только предлагается к заполнению и физически не присутствует в карточке, то изменить его значение не получится.

Вам также могут быть полезны статьи:

👉 Автоматизации по времени — про особый тип автоматизаций, который зависит от сроков задач.

👉 Примеры автоматизаций — как использовать условия и триггеры, чтобы автоматизировать рутинные действия в таск-трекере.