Автоматизации по времени

Это особый тип автоматизаций, который зависит от сроков задач, а именно: от Срока карточки, Срока пункта чек-листа или Пользовательского поля с типом «Дата».

В обычных автоматизациях действие происходит при выполнении определенного события.
А в автоматизациях по времени действие происходит при наступлении определенного срока.

Например, если до окончания срока карточки остался 1 день, то она автоматически подвинется вверх колонки, и в ней появится значок «Срочно».

Еще пример: если у пункта чек-листа истёк срок, то в карточку добавится комментарий «@name Доложите обстановку».

И еще один: если срок задачи истек 3 дня назад, и она уже завершена, то карточка отправится в архив.

Как настроить автоматизацию по времени

1. Зайдите в настройки автоматизаций и выберите в меню опцию «Создать автоматизацию по времени».

2. Затем выберите, на какой именно критерий будет реагировать автоматизация — Срок карточки, Срок пункта чек-листа или Пользовательское поле с типом «Дата».

3. Теперь самое важное — выберите, в какое время должна произойти автоматизация.

У вас есть 4 опции:

срок наступил;
наступил день срока;
до срока осталось N времени;
срок прошел.

И дополните их более конкретными критериями.

Например, до срока осталось 4 часа, или после истечения срока прошло 2 дня.

Важно! Если в карточке или чек-листе выставлена дата срока, но не указано время, то наступление срока происходит в 00:00 указанного дня. Соответственно, если вы поставите критерий «За 1 час до наступления срока», то действие произойдет в 23:00 предыдущего дня. Поэтому советуем указывать в сроке точное время.

Важно! Действия срабатывают относительно временной зоны, которая установлена в настройках автоматизации. Если вам важно время выполнения события, обязательно выставите правильную временную зону, в которой вы работаете.

4. К настройкам условия времени вы можете добавить дополнительные условия — указать расположение карточки, ее состояние, тип, метку, поле или состояние ее дочерних задач.

Например, если срок карточки наступил, и если в ней есть метка «Приоритет А», и если карточка находится в работе.

5. Далее выберите действие, которое должно произойти с карточками в указанный срок. И нажмите «Сохранить».

Готово!

Обратите внимание! Автоматизация по сроку срабатывает для каждой карточки или пункта чек-листа 1 раз только при наступлении этого срока.

Объясняем на примерах: как работают автоматизации по времени

Пример 1. Допустим, вы хотите, чтобы за 1 день до истечения срока карточек, сотрудники обратили на них внимание и не пропустили дедлайн.

Тогда задайте условие «У карточки установлен срок», «До срока остался 1 день» и «Наступило 9:00 по вашему времени». И выберите действия: «Переместить карточку в пределах доски — Вверх текущей колонки», «Изменить срочность».

Пример 2. Допустим, у вас есть проект с запланированными таймлайнами, и вам важно, чтобы работа над задачами велась чётко по графику. Если кто-то не начал работу над своей задачей вовремя, вы хотите узнать о возникшей проблеме и как можно скорее ее решить.

Тогда задайте условие «У поля с типом "Дата" установлен срок», «Actual start», «Наступил срок», а состояние карточки все еще «Запланирована». Тогда в карточку автоматически добавится комментарий «Почему эта задача еще не в работе? Тебе нужна помощь?».