Обзор Kaiten

Аккаунт компании создается при регистрации. У каждого аккаунта в Кайтене есть свой домен вида DOMAIN.kaiten.ru. Разные аккаунты полностью изолированы друг от друга.

Тот, кто создает аккаунт, становится его владельцем.

Пространства — основной рабочий инструмент команд. Здесь вы приглашаете коллег, создаете доски и работаете с задачами.

В одном аккаунте вы можете создавать неограниченное количество пространств и приглашать на них пользователей для совместной работы.

На пространствах можно выбирать удобный вид отображения и смотреть отчеты. В Кайтене их больше 11.

Папки нужны для удобной навигации в Kaiten. Вы можете объединять в папки разные рабочие элементы: пространства, документы, story maps и другие папки.

Доска визуализирует этапы рабочего процесса. На досках располагаются карточки с задачами.

Она состоит из колонок (этапы работы) и дорожек (приоритеты, типы задач или ответственные).

Уникальная возможность Kaiten — размещать несколько досок на одном пространстве, чтобы видеть всю картину сразу.

Карточка — это задача на доске. Внутри можно разместить всю необходимую информацию о задаче — срок, статус, участников и ответственных, ссылки, документы, описание задачи, чек-листы и вести всю коммуникацию по задаче в чате.

User Story Map (карта пользовательских историй) — инструмент для планирования продукта на основе пользовательских историй.

Помогает собрать цельную картину продукта, увидеть взаимосвязь между отдельными этапами, правильно расставить приоритеты и не пропустить важные задачи.

Документы – встроенный текстовый редактор для создания и хранения инструкций, баз знаний, заметок и рабочих материалов внутри одной платформы.

Создавайте документы для личного пользования или публикуйте их для внешних пользователей.

Личное — все ваши карточки, история действий и учет рабочего времени.

Избранное — раздел для быстрого доступа к важным рабочим элементам.

Готовые шаблоны для быстрого старта: разработка, маркетинг, поддержка и другие.

Администрирование — панель управления аккаунтом, пространствами и пользователями. По умолчанию доступна только владельцу аккаунта. Он может выдать доступ к нужным разделам другим пользователям.

Или дерево сущностей — список всех пространств, папок, документов и Story maps, к которым у вас есть доступ.

Специально заточен под работу скрам-команд.

Возможности модуля:

• Готовый шаблон скрам-доски из доски бэклога и доски спринта;

• Функция запуска спринта на доске;

• График сгорания (burndown chart);

• График скорости команды (velocity);

• Добавление дорожек на доски;

• Добавление WIP-лимитов;

• Отметки об устаревании карточек в колонке.

Scrum-доска с запущенным спринтом

График сгорания

Для работы по Канбану и расширенной настройки досок. 

Возможности модуля:

• Добавление подколонок;

• Добавление дорожек;

• Настройка WIP-лимитов для колонки, дорожки или ячейки;

• Отметка устаревших карточек в колонке;

• Накопительная диаграмма потока (CFD);

• Контрольный график;

• Спектральная диаграмма; 

• Время разрешения блокировок;

• Пропускная способность потока.

Пример Канбан-доски в Кайтене

График «Пропускная способность» показывает, сколько карточек вы создаете и завершаете за выбранный период

Основная задача этого модуля — обслуживание заявок, которые создаются внешними пользователями, которые не имеют доступа к доскам.

Пользователи могут создать заявку на специальном портале, через почту или в Телеграм-боте, а у вас она отобразится в привычном интерфейса Кайтена.

👉 Подробнее читайте в инструкции Служба поддержки

Это отдельный модуль для удобного составления User Story Map (карты пользовательских историй).

USM помогает увидеть большую картину продукта, планировать пользовательские истории, устраивать брейнштормы, планировать состав релизов, версий и MVP.

👉 Подробнее читайте в инструкции User Story Mapping

Позволяет сотрудникам фиксировать время, затраченное на выполнение задач, а руководителям видеть загрузку подчиненных. Этот модуль поможет вам лучше контролировать распределение рабочего времени и планировать сроки.

Возможности модуля:

• Таймер в карточках и на рабочем пространстве.

• В разделе «Учет времени» можно посмотреть записи учета времени за нужный период и отсортировать их по сотрудникам, меткам, доскам и другим параметрам.

• Отчет о затраченном времени можно скачать в виде таблицы Excel.

👉 Подробнее читайте в инструкции Учёт времени

Если у вас большая компания и вы используете много пространств, то рекомендуем настраивать права и доступы сотрудников с помощью групп.

Возможности модуля:

• Создание групп пользователей.

• Настройка доступов к пространствам и административным функциям одновременно для всех участников группы.

• Изменение доступов пользователя через добавление или удаление из групп.

• Авторизация в Кайтене через свой сервер авторизации (SSO-авторизация).  Например, через Google Workspace (ex. G Suite), Microsoft AD (ADFS), SAML2.0 compatible server, LDAP.

Использование групп исключает ситуации, когда сотруднику забыли дать доступ на какое-либо пространство, добавили не туда и т.п.  

👉 Подробнее читайте в инструкции Группы пользователей

Позволяет распределять нагрузку сотрудников. Здесь вы можете детально планировать, какое количество рабочих часов каждого сотрудника потребуется для выполнения каждой задачи.

Все это отображается на временной шкале. Вы можете назначать задачи на конкретных исполнителей и видеть почасовую загрузку каждого члена команды в разбивке по дням.

Возможности модуля:

• Планирование задач на календарное сетке и построение взаимосвязей.

• Планирование трудозатрат по задачам.

• Планирование рабочей нагрузки сотрудников в распределении по рабочим часам на каждую из задач.

• Автоматический расчет нагрузки сотрудников.

👉 Подробнее читайте в инструкции Ресурсное планирование

Этот инструмент позволяет автоматизировать повторяющиеся действия в таск-трекере и освободить время для более важных вещей.

Автоматизация — это правило для выполнения автоматических действий, при условии наступления определенных событий.

Возможности модуля:

• автоматизация действий с задачами в зависимости от определенных событий;

• автоматизация действий с задачами в зависимости от сроков.

👉 Подробнее читайте в инструкции Что такое «Автоматизации»

Этот инструмент позволяет ввести строгий контроль над операциями пользователей. То есть указывать, что и при каких условиях им можно и нельзя делать с карточками.

Основные сценарии использования модуля:

• Реализация строгого workflow. То есть контроль пути прохождения карточек в зависимости от их типа.

• Реализация регламентов перехода карточек между статусами. Например, пока критерии завершения задачи не реализованы, нельзя переместить карточку в следующий этап.

👉 Подробнее читайте в инструкции Модуль «Ограничения»