Гайд для тех, кто перешел из Jira в Kaiten

Общие сведения про Kaiten

Kaiten — это платформа, которая помогает управлять работой и процессами через их визуализацию. Kaiten поможет вам со следующими элементами рабочего процесса:

1. Отражение задач и их распределение по статусам, времени, сотрудникам; 

2. Отслеживание прогресса выполнения задач и производительности каждого участника команды;  

3. Синхронизация разных команд; 

4. Определение препятствий и проблемных задач;

5. Ведение отчетности по проектам; 

6. Создание и совместное редактирование документов. 

Kaiten состоит из пространств, досок, карточек и документов, также вам доступны графики и отчеты о процессах, происходящих на пространствах. 

В Kaiten пользователям доступны следующие модули:

1. “Управление задачами” 

2. “Документы” 

3. “Скрам” 

4. “Канбан” 

5. “Учет времени” 

6. “User Story mapping”

7. “Управление группами пользователей” 

8. “Служба поддержки”

Если вы перешли из Jira, эта инструкция поможет вам легче ориентироваться в разделах Kaiten:

Управление задачами в Kaiten

Управлять задачами в Kaiten можно с помощью разных «пользовательских полей» и действий с карточками.

Таблица аналогов:

*Флажок в Jira используется как абстрактное условное обозначение. То есть он может указывать на приоритетность задачи, на её срочность или на что-то другое. В Kaiten каждое из этих обозначений имеет отдельный символ, чтобы все одинаково понимали обозначения. То есть флажок может быть выражен через «срочно», через определенную метку, чрез тип карточки или через любое другое «пользовательское поле».

В Kaiten есть возможность заблокировать карточку двумя способами: написать причину блокировки текстом или выбрать карточку-блокер. Это позволит всем вашим коллегам видеть причину блокировки, а также видеть, какая карточка мешает выполнению вашей задачи. 

Как построить воркфлоу в Кайтен?

Воркфлоу позволит вам отслеживать прогресс по текущим задачам и создавать правила перемещения карточек по доскам.

В Кайтене воркфлоу выстраивается правилами, автоматизациями и шаблонами на пространстве. По умолчанию доски организованы в формате воркфлоу, то есть имеют колонки различных типов: очередь, в работе и готово.

Вы можете настроить свой воркфлоу с помощью создания любых правил перемещения карточек.  

Резюме:  В Jira вы настраиваете шаблонные workflows в системе, в Кайтене вы создаете индивидуальный воркфлоу с помощью написания шаблонов, правил при колонках и карточках.

Как работать с иерархией карточек 

Способ 1: Родительские и дочерние карточки

В Jira многоступенчатые задачи можно делить и отслеживать через функцию Epic, которая является высшей в иерархии Jira. В Kaiten вы можете выстраивать иерархию карточек через создание родительских (Epic в Jira) и дочерних карточек (Story или Task в Jira). При этом количество ступеней иерархии не ограничено: вы можете создавать родительские карточки для родительских карточек и дочерние для дочерних.   

Так вы можете разбить глобальные задачи на перечни подзадач, которые, в свою очередь, сможете распределить между командами или через которые сможете идти к цели. Узнать подробнее о создании родительских и дочерних карточек вы можете здесь.  

Кстати, типы карточек в Kaiten тоже могут быть любые — задайте их самостоятельно или выберите из предложенных. Узнать о типах больше вы можете по этой ссылке. 

Способ 2: Доски, привязанные к пространствам

Выстраивать иерархию также можно через доски, привязанные к пространствам — доска, карточки на которой перемещаются в зависимости от статусов дочерних задач. 

Способ 3: Дорожки

Помимо этого, вы можете выстраивать иерархию задач через дорожки. Дорожка — горизонтальная область на доске. Обычно они используются для разделения задач по классам или исполнителям. Через них вы можете разделить задачи на более и менее приоритетные.  

Резюме: в Jira вы ограничены в создании иерархии задач из-за наличия высших и низших ступеней иерархии, в Kaiten вы можете самостоятельно выстраивать иерархию задач. 

Способ 4. Последовательность выполнения задач в «Timeline»

В разделе «Timeline» можно настроить порядок выполнения карточек, создав между ними связи.

Для добавления связи потяните за кружок сбоку задачи и соедините с другой задачей.

Связь отобразится как в timeline так и в самой карточке (по клику на иконку связей рядом с планируемым сроком задачи).

Подробнее о взаимосвязях между задачами в разделе «Timeline» читайте в инструкции.

Как вести базу знаний в Кайтене

Кайтен даёт Вам возможность вести свою базу знаний в документах, встроенных в систему. Вы можете работать со всеми документами в одном месте, не переключаясь на сторонние сервисы. Это в разы повысит удобство их использования для решения ваших задач. Узнать подробнее о документах в Кайтене.

Резюме: В Kайтене есть документы разных форматов — это позволяет вести базу знаний полностью в Кайтене. 

Как работать со Scrum в Kaiten 

В Kaiten есть все функции, позволяющие полноценно работать Scrum-командам. Вы можете запускать спринты, делить задачи, отслеживать процесс, получать отчеты и даже играть в Poker Planning (Scrum-Poker). Подробнее о всех возможностях Scrum вы можете узнать в инструкции “Как использовать Scrum в Kaiten”.   

Канбан-доски 

Структура доски Kanban в Jira повторяет шаблонную структуру досок Scrum в Kaiten. Там также есть Backlog, Backlog спринта («Выбрано для разработки» в Jira), «В работе» и «Готово». Тем не менее, выстраивать доску для Kanban в Kaiten вы можете на свое усмотрение. 

Для работы с Kanban-методикой в Kaiten также доступны добавление подколонок и дорожек, настройка WIP-лимитов для колонки, дорожки или ячейки, отметка устаревших карточек и целый набор отчетов:

• Накопительная диаграмма потока (CFD)

• Контрольный график

• Спектральная диаграмма 

• Время разрешения блокировок

• Пропускная способность потока 

Отчетность

Jira предоставляет базовую отчетность: отчеты для Scrum-команд, отчеты для оптимизация процесса Kanban для непрерывной поставки, отчеты для простого управления работой.

Отчеты в Kaiten: отчет о вашем затраченном времени и суммарный отчет.

Отчет о затраченном времени даст вам возможность скачать отчет в Excel, где будет показано, сколько времени и над какими задачами вы работали. Суммарный отчет даст Вам возможность с помощью «фильтров» по времени, доскам и карточкам получить полную аналитику по всем рабочим процессам. То есть вы можете посмотреть аналитику по конкретному типу задач, по определенному сотруднику, за какой-то конкретный период времени и многое другое. 

Для команд, использующих Скрам и Канбан предусмотрены «График скорости команды» и  «График сгорания» 

👉 Более подробную информацию о отчетности в Скраме, вы можете найти в инструкции «Как использовать Scrum в Kaiten»