Регулирование доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps

Создайте удобную иерархию доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps. Систематизируйте информацию и соберите рабочие области для разных отделов и направлений компании.

Рабочие элементы в Kaiten

В Kaiten есть разные рабочие элементы:

• Пространства — здесь хранятся доски и задачи.

• Документы — текстовые файлы.

• Story maps — сущности для планирования пользовательских историй.

• Папки — элемент навигации, в котором можно объединить другие элементы.

Вы можете вкладывать элементы друг в друга, выстраивая свою иерархию. Если дать доступ к верхнему элементу, пользователь автоматически получит доступ ко всем элементам внутри него.

Например, у вас есть Story map, в него вложено несколько пространств, и к этим пространствам привязаны документы. Все пользователи, которые имеют доступ к Story map, будут также иметь доступ ко всем вложенным пространствам и документам.

Элементы меню и иерархии (узлы)

Рабочие элементы — это Пространства, Story maps, Папки и Документы. Вы можете сами определять, что будет верхним элементом, а что – вложенным.

Иерархия (узел) — это группа элементов, в которой один из элементов является верхнеуровневым, а остальные — вложенными в него. Внутри одной иерархии могут быть вложены и другие иерархии.

Элементы в корне меню — это элементы, которые находятся на самом высоком уровне иерархии. Они расположены на первом уровне в панели слева.

Любая сущность Kaiten может быть корневым элементом.

Где посмотреть иерархию элементов

Все элементы аккаунта отображаются в левой панели Kaiten.

Она используется для навигации по рабочим элементам и разделам.

Регулирование доступов с помощью иерархии меню

Если пользователь получает доступ к верхнему элементу, он автоматически получает доступ ко всем элементам внутри него. Например:

• если пользователь имеет доступ к папке, он получит доступ и ко всем пространствам, документам и Story maps внутри нее;

• если пользователь имеет доступ только к пространству, он будет видеть лишь его и элементы внутри него.

Когда вы перемещаете элементы и вкладываете их друг в друга, доступы к ним также могут изменяться.

Доступ пользователей определяется ролями. Роль — это набор прав пользователя или группы внутри рабочего элемента или иерархии.

Если вы хотите предоставить доступ ко всем элементам внутри узла, достаточно дать пользователю доступ к верхнему элементу. Выбранная роль автоматически применится ко всем вложенным элементам.

Как использовать систему навигации и доступов в Kaiten

Иерархия помогает создать порядок и систему. С ее помощью можно сгруппировать пространства, папки и другие элементы по отделам или направлениям работы.

Например, можно создать папку Development и дать к ней доступ всем, кто занимается разработкой. Внутрь папки добавить пространства для задач команды, прикрепить документы с правилами работы и другие материалы: Документы с описаниями правил работы, папки с важной информацией или Story maps.

Так в одном месте будут собраны все элементы, которые относятся к этой рабочей группе.

Как предоставить доступ

Чтобы предоставить пользователю доступ к Пространству, Story map, Папке или Документу:

• откройте нужный элемент;

• нажмите на значок «Пользователи» в правой части экрана;

• введите имя, id или email нужного пользователя и укажите, в какой роли хотите его добавить;

• если пользователь еще не добавлен в Kaiten, можете его пригласить, нажав на кнопку «Пригласить» — иконка с двумя человечками и плюсом в правой части экрана.

Как удалить доступ

Чтобы удалить пользователя из рабочего элемента:

• откройте нужный элемент;

• нажмите на кнопку «Пользователи»;

• выберите пользователя и нажмите «Удалить».

Удалять пользователей могут только администраторы или пользователи с ролью, в которой есть соответствующее разрешение.

Как навести порядок: создание, вложение и перемещение элементов меню

Все элементы аккаунта отображаются в левой панели меню. Их можно систематизировать.

Создание новых элементов

Чтобы создать новое Пространство, Story map, Папку и Документ:

• нажмите на плюс + в верхней части меню (рядом с поиском),

• из предложенного списка элементов выберите нужный.

Например, если у вас есть два пространства для маркетинга, можно создать папку «Маркетинг» и вложить в нее эти пространства и документы.. 

Вложение элементов

Чтобы вложить один элемент в другой, создав иерархию (узел) из нескольких сущностей:

• наведите курсор на нужный элемент и зажмите его;

• не отпуская курсор перетащите его на элемент, в который хотите вложить;

Например, у вас есть пространство Development и вы хотите прикрепить к нему папку «Как писать код». Возьмите эту папку и перетащите на пространство Development.

Перемещение элементов (без вложения)

Если вы хотите изменить порядок элементов без вложения:

• наведите курсор на нужный элемент и зажмите его;

• не отпуская курсор перетащите его в нужное место, не помещая внутрь другого элемента.

Ошибка: недостаточно прав для перемещения

Иногда при перемещении элемента появляется ошибка «Недостаточно прав для перемещения».

Обычно это происходит по двум причинам.

Причина 1

У пользователя нет прав на перемещение элемента за пределы иерархии или на создание элемента в папке или пространстве, куда его переносят.

Причина 2

Переносимый элемент уже вложен в другую папку или пространство, к которым у пользователя нет доступа.

Проверить вложено ли пространство в другое можно через вступление в пространства, где вы не состоите. Сделать это можно в административном разделе «Пространства», доступ к которому есть у владельца аккаунта.

Если пространство вложено в папку, доступ к ней можно получить только по приглашению пользователя, который уже состоит в ней с ролью Администратор.

Подробный вебинар о системе навигации и доступов в Kaiten

На вебинаре рассказываем:

• как устроено меню, иерархия ролей и вложенность;

• как разграничить права пользователей;

• как создавать собственные роли и группы пользователей;

• как с нуля построить удобные рабочие области для разных отделов.