Что такое ресурсы и как назначить ресурсы на задачу

При детальном планировании крупных проектов зачастую встает вопрос: "Успеем ли мы все выполнить в запланированные срок? Хватит ли нам для этого ресурсов?"

Под ресурсами в данном случае понимаются рабочие часы сотрудников с соответствующими компетенциями, которые можно потратить на выполнение задач.

В модуле "ГАНТ и Ресурсное планирование" вы можете заранее спланировать, сколько рабочих часов конкретных сотрудников вам потребуется для выполнения задач и в соответсвии с этим скорректировать сроки задач.

Как назначить ресурсы на задачу?

Выберите нужную вам задачу (или создайте новую) и на временной шкале напротив нее создайте временной отрезок, в который предполагается выполнение этой задачи.

Добавьте нужного участника в карточку и кликните на его аватарку — перед вами откроется окно с настройками ресурсного планирования.

Поставьте галочку рядом с именем участника, чей ресурс хотите учесть. Kaiten автоматически посчитает количество рабочих часов сотрудника для этой карточки, исходя из размера временного отрезка и рабочих часов, которые выставлены в настройках Timeline.

Общее количество рабочих часов по задаче отобразится в таблице рядом с названиями карточки в поле Трудозатраты.

Вы можете добавлять неограниченное количество ресурсов (сотрудников) в задачу. Последующие ресурсы можно добавлять прямо в окне с настройками ресурсного планирования.

Дальнейшее распределение рабочих часов добавленных сотрудников зависит от нескольких факторов:

настроек рабочего времени на пространстве;
настроек рабочего времени конкретного сотрудника;
типа расчета загрузки ресурсов.

Как добавить ресурсы людей, которых нет в Kaiten?

Для этого вы можете создать Виртуальных пользователей. Они помогают учитывать в задачах или проектах ресурсы, которые не добавлены в Kaiten. Ими может быть что угодно или кто угодно. Например, условные человек или условная команда.

Вы можете работать с виртуальными пользователями также как с обычными: создавать для них рабочий календарь, делать их ответственными в задачах, учитывать их трудозатраты и т.д.

Виртуальный пользователь не занимает платные лицензии и не может совершать какие-либо действия в Kaiten.

Отображение трудозатрат в карточках

Запланированные трудозатраты, необходимые для выполнения задачи отображаются не только в таблице Ресурсного планирования, но и в самих карточках.

Вы можете менять количество трудозатрат как в режиме Гант и Ресурсное планирование, так и прямо в карточке.

Редактировать поле «Трудозатраты» могут только пользователи с доступом к модулю Гант и Ресурсное планирование. Видеть количество трудозатрат в карточке могут все пользователи.

Трудозатраты в учете времени работы с карточкой

Просматривать количество запланированных на задачу трудозатрат также можно в Учете времени карточки. Здесь же вы сможете увидеть процентное соотношение фактически отработанного времени к запланированным трудозатратам.

Это поможет:

оценивать прогресс по задаче;
в будущем более точно планировать трудозатраты на аналогичные задачи.

Напомним, чтобы видеть все записи о затраченном времени в карточке, у вас должен быть доступ к чтению записей коллег в разделе карточки «Учет времени».

Для работы с ресурсами рекомендуем прочитать соответствующие инструкции:

👉 Что такое Рабочие часы и как их настраивать

👉 Как смотреть загрузку сотрудников

👉 Как рассчитывается загрузка ресурсов: 3 автоматических режима расчета

👉 Как распределить ресурсы сотрудника вручную, без автоматизации