Виртуальные пользователи: как планировать ресурсы людей, которых нет в Kaiten

вы можете планировать проекты, распределяя ресурсы пользователей, которых нет в Kaiten. Это могут быть внешние подрядчики, предполагаемые сотрудники или специалисты, которых вы еще только планируете нанять в штат.

Что такое виртуальные пользователи?

Виртуальные пользователи в Ресурсном планировании помогают учитывать в задачах или проектах ресурсы, которые не добавлены в Kaiten. Ими может быть что угодно или кто угодно. Например, условные человек или условная команда.

Вы можете работать с виртуальными пользователями также как с обычными: создавать для них рабочий календарь, делать их участниками в задачах, учитывать их трудозатраты и т.д.

Виртуальный пользователь не занимает платные лицензии и не может совершать какие-либо действия в Kaiten.

Для чего нужны виртуальные пользователи?

Чтобы вы могли планировать свои проекты, даже если нужных пользователей нет в Kaiten:

планировать ресурсы внешних подрядчиков;
планировать ресурсы сотрудников, которых еще нет в штате, но вы собираетесь их нанять позже;
планировать ресурсы предполагаемых сотрудников, если вы пока что не определились кого именно хотите назначить участником проекта.

Как управлять виртуальными пользователями?

Создайте виртуального пользователя. Зайдите в Ресурсное планирование и нажмите на значок с человечком справа внизу. Или на плюсик рядом с надписью «Виртуальные пользователи». Дайте название виртуальному пользователю.

Добавьте виртуального пользователя в задачу. Также как обычного пользователя.

Видеть виртуальных пользователей и добавлять их в карточки могут только пользователи Kaiten, которые сами имеют доступ к Ресурсному планированию.

При необходимости настройте рабочий календарь для виртуального пользователя. Это делается также как и с обычными пользователями.
Планируйте ресурсы виртуальных пользователей также как и обычных.

В Ресурсном планировании виртуальные пользователи будут отображаться ниже обычных пользователей.

Виртуальные пользователи отображаются сразу на всех пространствах и во всех проектах аккаунта.

Как редактировать и удалять виртуальных пользователей

Вы сможете быстро навести порядок в списке виртуальных пользователей, удалить дубликаты и устаревшие записи, чтобы в системе оставались только актуальные данные.

Видеть виртуальных пользователей и добавлять их в карточки можно только при подключенном модуле «ГАНТ и Ресурсное планирование». О подключении платных модулей читайте в разделе Тарифы.

Перейдите в Администрирование → Планирование ресурсов. Здесь отображены все виртуальные пользователи с информацией о количестве карточек, в которых они участвуют.

Удаление виртуального пользователя

В столбце «Действия» нажмите на иконку корзины в строке с нужным пользователем и подтвердите удаление в диалоговом окне.

Важно: удаленный пользователь исчезнет из всех карточек, а его трудозатраты будут удалены. Если данные нужны, лучше переименуйте пользователя.

Изменение имени

Кликните на пользователя, которого хотите переименовать.

В открывшемся окне введите новое имя.