Модуль «Учет времени»

«Учет времени» позволяет сотрудникам фиксировать время, затраченное на выполнение задач, а руководителям — видеть загрузку подчиненных. Этот модуль поможет вам лучше контролировать распределение рабочего времени и планировать сроки.

Возможности модуля

  1. Таймер в карточках и на рабочем пространстве.

  2. В разделе «Учет времени» можно посмотреть записи учета времени за нужный период и отсортировать их по сотрудникам, меткам, доскам и другим параметрам.

  3. Отчет о затраченном времени можно скачать в виде таблицы Excel.

Модуль доступен в платных тарифах Kaiten.

В этой статье вы узнаете:

  • Как фиксировать время затраченное на работу с карточкой;

  • Как посмотреть затраченное время сотрудников и кто имеет доступ к этой информации;

  • Как посмотреть затраченное время по конкретной задаче;

  • Как посмотреть свое затраченное время;

  • Как редактировать записи о затраченном времени.

Фиксация времени, затраченного на работу с карточкой (запуск таймера)

Если у вас подключен модуль, то каждый сотрудник может фиксировать, сколько времени у него ушло на работу с карточкой.

Для этого нужно:

  1. Открыть карточку, нажать на иконку с треугольником в верхней части карточки.

  1. В появившемся окне выбрать дату и время начала отчета.

  2. Нажать «Запустить таймер»

Дополнительно также можно указать:

Комментарий — описать что именно сотрудник делал в это время.

Роль — если в карточке несколько участников, сотрудник может указать в какой роли он работал, например, «Дизайнер», «Верстальщик» и т.д. Так руководитель сможет в конце понять, какой тип работы по карточке сколько времени занял.

❗️Не путайте Роли пользователей на пространстве с Ролями для учета времени.

Роли для Учета времени работы с карточкой может создать пользователь с правами доступа к Административному разделу «Роли пользователей»:

После запуска таймера пользователь будет видеть отсчет времени на верхней панели Кайтена.

Чтобы остановить таймер, нажмите на табло с затраченным временем в карточке или на верхней панели.

В появившемся окне нажмите «Остановить таймер и сохранить»

Чтобы данные о времени работы с карточками были точными, договоритесь с командой, что каждый сотрудник должен включать таймер каждый раз, когда начинает работу над задачей, и выключать его, если работа завершена или приостановлена.

Если кто-то забыл вовремя выключить или включить таймер, то запись о затраченном времени можно отредактировать.

Просмотр затраченного времени сотрудников

Просматривать записи о затраченном времени сотрудников можно как в самой карточке (непосредственно по данной задаче) так и в административном разделе «Учет времени» по всем задачам сразу.

Также есть отдельный раздел, где можно посмотреть своё затраченное время и скачать соответствующий отчет.

Просмотр записей о затраченном времени в карточках

Если вы запускаете таймер работы с задачей, в карточке появляется поле с информацией о затраченном времени:

По умолчанию участники задачи видят внутри карточки только учет своего времени. Но вы можете предоставить некоторым или всем сотрудникам возможность видеть записи других пользователей тоже.

Для этого у вас должен быть доступ к Административному разделу «Пользователи» и «Учет времени»:

  1. В левом боковом меню зайдите в административный раздел «Пользователи»

  2. Выберите пользователя, которому хотите предоставить доступ, и нажмите «Редактировать»

  3. Поставьте галочку напротив пункта «Чтение записей коллег в разделе карточки "Учет времени"»

Активируя доступ, вы предоставляете пользователю возможность увидеть записи всех сотрудников, работавших над карточкой.

Просмотр записей о затраченном времени в административном разделе «Учет времени»

Для этого у вас должен быть доступ к Административному разделу «Учет времени». По умолчанию он доступен только владельцу аккаунта. Владелец или коллеги с соответствующим доступом могут предоставить доступ к «Учету времени» другим участникам команды в разделе «Пользователи»:

Если у вас есть доступ, то вы можете просматривать все записи о затраченном времени всех пользователей аккаунта.

  1. Откройте левое боковое Меню → Учет времени.

  1. Там вы будете видеть записи времени всех пользователей. Данные можно отфильтровать по пространствам, сотрудникам, меткам, доскам, колонкам и периоду времени.

Например:

  • посмотреть, сколько времени конкретный сотрудник работал над задачами на текущей неделе;

  • узнать, сколько времени у сотрудников заняли задачи определенного типа;

  • зафиксировать, сколько времени ушло на выполнение задач в текущем спринте.

  • и так далее.

  1. Отфильтрованную информацию также можно скачать в формате отчета в Excel.

Посмотреть общее время работы над конкретной задачей

Чтобы увидеть общее время работы над задачей:

  1. Откройте нужное пространство и зайдите в раздел «Таблица»

  2. В настройках полей поставьте галочку напротив «Суммарное время».

Также колонка «Суммарное время» есть в сводном отчете и в архиве. Нужно прокрутить таблицу вправо, чтобы ее увидеть.

Просмотр своего затраченного времени

Откройте левое боковое Меню → Дэшборд → вкладка Учет времени.

В этом разделе вы можете просмотреть только свое затраченное время:

  • Сколько времени вы всего потратили на задачи за определенный период;

  • Над какими задачами сколько времени вы работали.

Это поможет вам лучше понимать вашу рабочую загрузку и планировать сроки.

Здесь же вы можете скачать отчет о своем затраченном времени в формате Exсel.

Откройте левое боковое Меню → Дэшборд → вкладка Учет времени → нажмите на кнопку «Скачать» в правом верхнем углу экрана.

Редактирование записи о затраченном времени

Если вы забыли вовремя выключить или включить таймер, то запись о затраченном времени можно отредактировать.

Обратите внимание, что редактирование доступно только автору записи. Ни владелец аккаунта, ни другие сотрудники не смогут этого сделать за вас.

Откройте карточку, нажмите на кнопку с тремя точками, в выпадающем меню выберите пункт «Учет времени».

В открывшемся окне можно изменить или добавить запись.

Если вам нужно отредактировать запись, то нажмите на строчку с записью, отредактируйте данные и нажмите «Сохранить».

Если вам нужно создать новую запись, нажмите на кнопку «Записать время», внесите данные и нажмите «Добавить».

Вам также могут быть полезны статьи:

👉 Регулирование прав доступа к административным разделам

👉 Обзор тарифных планов: платные модули