Регулирование доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps
Создайте удобную иерархию доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps. Систематизируйте информацию как вам удобно и соберите гармоничные рабочие области для разных отделов и направлений компании.
За 5 минут рассказываем как устроена система доступов и навигации в Kaiten:
Как привести в порядок разрозненную информацию;
Как собрать рабочие области для разных отделов;
Как быстро управлять доступами сотрудников к данным.
В Kaiten есть разные рабочие элементы:
Пространства, где хранятся доски и задачи.
Документы — текстовые файлы.
Story maps — сущности для планирования пользовательских историй.
Папки — элемент навигации, в котором можно объединить другие элементы.
Вы можете «вкладывать» одни элементы внутрь других, выстраивая свою иерархию и предоставляя доступы к главенствующему элементу и элементам, которые находятся внутри.
Например, у вас есть Story map, в него вложено несколько пространств, и к этим пространствам привязаны документы. Все пользователи, которые имеют доступ к Story map, будут также иметь доступ ко всем вложенным пространствам и документам.
Увидеть иерархию элементов вашего аккаунта вы можете в левом меню Kaiten. Оно служит для навигации по рабочим элементам и разделам:
Иерархия меню поможет создать структурированную систему рабочих элементов для разных отделов компании. Для этого мы рекомендуем сгруппировать разные элементы, которые относятся к одному направлению деятельности.
Например, создайте папку для направления Development и предоставьте к ней доступ всем, кто имеет отношение к разработке. В эту папку добавьте одно или несколько пространств, связанных с разработкой. К этим пространствам можно прикрепить документы с описанием правил работы. А также вложить папки с важной информацией в виде документов или Story maps.
Таким образом вы объедините в одном информационном узле все сущности, которые относятся к этой рабочей группе.
Рабочие элементы — это Пространства, Story maps, Папки и Документы. Вы можете сами определять, что из них будет главенствующим элементом, а что – вложенным.
Иерархия (узел) — это группа элементов, в которой один из элементов является верхнеуровневым, а остальные — вложенными в него. Внутри одной иерархии могут быть также вложены и другие иерархии.
Элементы в корне меню — это элементы или иерархии, которые находятся на самом высоком уровне иерархии. Они расположены на первом уровне в главном меню аккаунта (левая навигационная панель).
В качестве корневого элемента может выступать любая сущность Kaiten.
Главное правило, которое нужно запомнить: доступ к главенствующему элементу определяет доступ к вложенным элементам внутри него.
Перемещая рабочие элементы и вкладывая их друг в друга, вы также изменяете параметры доступов к этим элементам.
Роли пользователей — фиксированные наборы прав пользователя или группы в рабочем элементе или иерархии.
Если вы хотите предоставить пользователю доступ ко всем элементам внутри узла, дайте ему доступ к самому верхнему элементу иерархии. Вы можете выдать ему любую роль, и соответствующая роль будет у него во всех элементах, которые находятся ниже.
Чтобы предоставить пользователю доступ к Пространству, Story map, Папке или Документу:
откройте нужный элемент;
нажмите на кнопку «Пользователи» (в Story maps, в папке или документе) или на фиолетовый значок «Пользователи» в правой части экрана (на пространствах);
введите имя, id или email нужного пользователя и укажите, в какой роли хотите его добавить;
если пользователь еще не добавлен в Kaiten, можете его пригласить, нажав на кнопку «Пригласить» — иконка с двумя человечками и плюсом в правой части экрана.
Чтобы удалить пользователя из рабочего элемента:
откройте нужную папку, пространство, документ или Story map;
нажмите на кнопку «пользователи» или на значок «пользователи» на пространстве;
выберите нужного пользователя и нажмите «Удалить»
Удалять пользователей из рабочих элементов могут только администраторы или пользователи с настраиваемой ролью, в которой выдано соответствующее разрешение.
Важно! При удалении пользователя из главенствующего рабочего элемента, он также потеряет доступ ко всем вложенным в него элементам.
Все элементы, существующие в аккаунте и доступные вам, отображены на левой панели меню. Вы можете их систематизировать.
Чтобы создать новое Пространство, Story map, Папку и Документ:
нажмите на плюс + в верхней части меню (рядом с поиском),
из предложенного списка элементов выберите нужный.
Например, у вас есть 2 пространства для организации процессов маркетинга. Вы можете создать папку «Маркетинг», чтобы затем вложить в нее эти пространства и необходимые документы.
Чтобы вложить один элемент в другой и тем самым создать иерархию (узел) из нескольких сущностей:
наведите курсор на нужный элемент и зажмите его,
не отпуская курсор перетащите объект и наведите его на тот элемент, в который хотите его вложить,
тот элемент, который вы переместили окажется вложенным в главенствующий элемент.
Например, у вас есть пространство «Development» и вы хотите прикрепить к нему папку «Как писать код». Возьмите эту папку и перетащите ее на пространство «Development».
Если вы хотите просто изменить порядок расположения элементов в меню, просто переместите их, не вкладывая в другие элементы или узлы:
наведите курсор на нужный элемент и зажмите его,
не отпуская курсор перетащите объект так, чтобы он не оказался внутри другой иерархии.
В этой инструкции расскажем, с чем связана ошибка «Недостаточно прав для перемещения» при попытке изменить положение рабочего элемента в структуре меню.
Система доступов в аккаунте может быть настроена таким образом, что не все пользователи могут изменять положение элементов внутри иерархии.
Обычно такая ошибка возникает по следующим причинам:
У пользователя отсутствуют права на перемещение рабочего элемента за пределы иерархии или нет прав на создание рабочего элемента в папке/пространстве, куда переносится сущность.
Решение: попросите администратора аккаунта с доступом к разделу «Пользователи» выдать вам соответствующие права:
в элементе, который хотите перенести, нужно выдать роль с правами на перемещение за пределы иерархии (Редактор, Администратор, настраиваемая роль);
в элементе, куда переносите, нужно выдать роль с правами на создание (Редактор, Администратор, настраиваемая роль).
Переносимый элемент уже вложен в другую папку или пространство, доступа к которым у пользователя нет.
Решение: попросите администратора аккаунта с доступом к разделу «Пользователи» выдать вам соответствующие права:
получить доступ к родительскому элементу (папке / пространству) с правами на перемещение пространств за пределы иерархии.
Проверить вложено ли данное пространство в другое пространство можно через вступление в пространства, где вы не состоите. Сделать это можно в административном разделе «Пространства», доступ к которому есть у владельца аккаунта.
Если пространство вложено в папку, то получить к ней доступ можно только через приглашение от пользователя, который уже в ней состоит с ролью «Администратор». Чтобы получить приглашение в папку, вы можете попробовать обратиться к коллегам или к владельцу аккаунта, у которых уже есть к ней доступ.
Функциональность наследования прав во вложенных сущностях подробно описана в статье: «Права на перемещение и создание рабочих элементов внутри иерархии».
Как устроено меню, иерархия ролей и вложенность;
Как разграничить права пользователей;
Как создавать собственные роли и группы пользователей;
Как с нуля построить удобные рабочие области для разных отделов.
Создайте удобную иерархию доступов к пространствам, папкам, документам и Story maps. Систематизируйте информацию как вам удобно и соберите гармоничные рабочие области для разных отделов и направлений компании.
За 5 минут рассказываем как устроена система доступов и навигации в Kaiten:
Как привести в порядок разрозненную информацию;
Как собрать рабочие области для разных отделов;
Как быстро управлять доступами сотрудников к данным.
В Kaiten есть разные рабочие элементы:
Пространства, где хранятся доски и задачи.
Документы — текстовые файлы.
Story maps — сущности для планирования пользовательских историй.
Папки — элемент навигации, в котором можно объединить другие элементы.
Вы можете «вкладывать» одни элементы внутрь других, выстраивая свою иерархию и предоставляя доступы к главенствующему элементу и элементам, которые находятся внутри.
Например, у вас есть Story map, в него вложено несколько пространств, и к этим пространствам привязаны документы. Все пользователи, которые имеют доступ к Story map, будут также иметь доступ ко всем вложенным пространствам и документам.
Увидеть иерархию элементов вашего аккаунта вы можете в левом меню Kaiten. Оно служит для навигации по рабочим элементам и разделам:
Иерархия меню поможет создать структурированную систему рабочих элементов для разных отделов компании. Для этого мы рекомендуем сгруппировать разные элементы, которые относятся к одному направлению деятельности.
Например, создайте папку для направления Development и предоставьте к ней доступ всем, кто имеет отношение к разработке. В эту папку добавьте одно или несколько пространств, связанных с разработкой. К этим пространствам можно прикрепить документы с описанием правил работы. А также вложить папки с важной информацией в виде документов или Story maps.
Таким образом вы объедините в одном информационном узле все сущности, которые относятся к этой рабочей группе.
Рабочие элементы — это Пространства, Story maps, Папки и Документы. Вы можете сами определять, что из них будет главенствующим элементом, а что – вложенным.
Иерархия (узел) — это группа элементов, в которой один из элементов является верхнеуровневым, а остальные — вложенными в него. Внутри одной иерархии могут быть также вложены и другие иерархии.
Элементы в корне меню — это элементы или иерархии, которые находятся на самом высоком уровне иерархии. Они расположены на первом уровне в главном меню аккаунта (левая навигационная панель).
В качестве корневого элемента может выступать любая сущность Kaiten.
Главное правило, которое нужно запомнить: доступ к главенствующему элементу определяет доступ к вложенным элементам внутри него.
Перемещая рабочие элементы и вкладывая их друг в друга, вы также изменяете параметры доступов к этим элементам.
Роли пользователей — фиксированные наборы прав пользователя или группы в рабочем элементе или иерархии.
Если вы хотите предоставить пользователю доступ ко всем элементам внутри узла, дайте ему доступ к самому верхнему элементу иерархии. Вы можете выдать ему любую роль, и соответствующая роль будет у него во всех элементах, которые находятся ниже.
Чтобы предоставить пользователю доступ к Пространству, Story map, Папке или Документу:
откройте нужный элемент;
нажмите на кнопку «Пользователи» (в Story maps, в папке или документе) или на фиолетовый значок «Пользователи» в правой части экрана (на пространствах);
введите имя, id или email нужного пользователя и укажите, в какой роли хотите его добавить;
если пользователь еще не добавлен в Kaiten, можете его пригласить, нажав на кнопку «Пригласить» — иконка с двумя человечками и плюсом в правой части экрана.
Чтобы удалить пользователя из рабочего элемента:
откройте нужную папку, пространство, документ или Story map;
нажмите на кнопку «пользователи» или на значок «пользователи» на пространстве;
выберите нужного пользователя и нажмите «Удалить»
Удалять пользователей из рабочих элементов могут только администраторы или пользователи с настраиваемой ролью, в которой выдано соответствующее разрешение.
Важно! При удалении пользователя из главенствующего рабочего элемента, он также потеряет доступ ко всем вложенным в него элементам.
Деактивированные пользователи, которые ранее имели доступ к пространству, также будут отображаться в списке пользователей пространства.
Все элементы, существующие в аккаунте и доступные вам, отображены на левой панели меню. Вы можете их систематизировать.
Чтобы создать новое Пространство, Story map, Папку и Документ:
нажмите на плюс + в верхней части меню (рядом с поиском),
из предложенного списка элементов выберите нужный.
Например, у вас есть 2 пространства для организации процессов маркетинга. Вы можете создать папку «Маркетинг», чтобы затем вложить в нее эти пространства и необходимые документы.
Чтобы вложить один элемент в другой и тем самым создать иерархию (узел) из нескольких сущностей:
наведите курсор на нужный элемент и зажмите его,
не отпуская курсор перетащите объект и наведите его на тот элемент, в который хотите его вложить,
тот элемент, который вы переместили окажется вложенным в главенствующий элемент.
Например, у вас есть пространство «Development» и вы хотите прикрепить к нему папку «Как писать код». Возьмите эту папку и перетащите ее на пространство «Development».
Если вы хотите просто изменить порядок расположения элементов в меню, просто переместите их, не вкладывая в другие элементы или узлы:
наведите курсор на нужный элемент и зажмите его,
не отпуская курсор перетащите объект так, чтобы он не оказался внутри другой иерархии.
В этой инструкции расскажем, с чем связана ошибка «Недостаточно прав для перемещения» при попытке изменить положение рабочего элемента в структуре меню.
Система доступов в аккаунте может быть настроена таким образом, что не все пользователи могут изменять положение элементов внутри иерархии.
Обычно такая ошибка возникает по следующим причинам:
У пользователя отсутствуют права на перемещение рабочего элемента за пределы иерархии или нет прав на создание рабочего элемента в папке/пространстве, куда переносится сущность.
Решение: попросите администратора аккаунта с доступом к разделу «Пользователи» выдать вам соответствующие права:
в элементе, который хотите перенести, нужно выдать роль с правами на перемещение за пределы иерархии (Редактор, Администратор, настраиваемая роль);
в элементе, куда переносите, нужно выдать роль с правами на создание (Редактор, Администратор, настраиваемая роль).
Переносимый элемент уже вложен в другую папку или пространство, доступа к которым у пользователя нет.
Решение: попросите администратора аккаунта с доступом к разделу «Пользователи» выдать вам соответствующие права:
получить доступ к родительскому элементу (папке / пространству) с правами на перемещение пространств за пределы иерархии.
Проверить вложено ли данное пространство в другое пространство можно через вступление в пространства, где вы не состоите. Сделать это можно в административном разделе «Пространства», доступ к которому есть у владельца аккаунта.
Если пространство вложено в папку, то получить к ней доступ можно только через приглашение от пользователя, который уже в ней состоит с ролью «Администратор». Чтобы получить приглашение в папку, вы можете попробовать обратиться к коллегам или к владельцу аккаунта, у которых уже есть к ней доступ.
Функциональность наследования прав во вложенных сущностях подробно описана в статье: «Права на перемещение и создание рабочих элементов внутри иерархии».
Как устроено меню, иерархия ролей и вложенность;
Как разграничить права пользователей;
Как создавать собственные роли и группы пользователей;
Как с нуля построить удобные рабочие области для разных отделов.