Как создать Workflow в пространстве
Чтобы создавать Workflow на пространстве, пользователь должен иметь роль администратора или настраиваемую роль с включенным доступом к Workflow.
Как включить доступ к Workflow в настраиваемой роли:
Перейдите в Администрирование → Пользователи → Роли.
Создайте новую роль или откройте существующую настраиваемую роль.
Раскройте раздел «Пространства» → включите пункт Workflow.
Сохраните изменения и назначьте эту роль пользователю на нужном пространстве.
Перейдите в нужное пространство и откройте раздел Workflow на панели справа.
Выберите Workflow из списка компании на вкладке Реестр или создайте новый прямо в пространстве.
Задайте в настройки в меню справа и определите к каким типам карточек применять Workflow, его порядок и этапы:
Настройка. Здесь можно указать тип карточек, и правила Workflow будут применяться только к ним.
Этап. Здесь надо указать на какой доске, дорожке (необязательно) и в какой колонке (необязательно) будет работать Workflow.
Вы можете ограничить перемещение в рамках конкретных досок. Для этого укажите только название доски, а остальные поля оставьте пустыми. Например, задача из «Планов на месяц» уходит в «Планы на неделю», т. е. если сотруднику захочется перепрыгнуть планирование недели и перенести задачу сразу в планы на день — у него не получится.
Переход. Если нажать на стрелку на схеме потока, здесь отобразится от какого этапа к какому она ведет. Это упростит работу со схемой, если она большая.
Раздел будет дополняться функционалом.
Сохраните Workflow.
При наведении курсора на переход, в стрелке начинает двигаться пунктирная линия, и подсвечиваться этапы, которые она соединяет. Это выделяет переход среди остальных связей и делает заметнее. Будет полезно в больших схемах.
Если задержать курсор, остальные переходы приглушаются — на экране остается только нужная часть схемы.
А если навести курсор на этап, подсветятся все переходы, связанные с ним.
Это поможет быстрее разобраться в схеме и понять, как карточки могут двигаться по Workflow.
У каждого этапа несколько точек для создания связей:
Связи можно строить в разных направлениях, в том числе делать переходы туда и обратно между этапами.
Это упрощает настройку сложных процессов, где у этапов несколько вариантов продолжения.
У каждого перехода есть название.
По умолчанию оно совпадает с названием следующего этапа.
Название можно изменить вручную.
Это полезно, когда:
из одного этапа есть несколько вариантов перехода;
важно пояснить, что означает конкретный путь.
Например, из этапа «В работе» можно сделать переходы «На проверку» и «Отправить на доработку» — так сразу понятно, что произойдет с карточкой дальше.
Редактор Workflow помогает проверять схему перед сохранением.
Если в этапах схемы есть ошибки, в верхней части редактора появляется индикатор с их количеством. По клику открывается список всех проблем — можно сразу увидеть, что именно нужно поправить.
Если этапы ссылаются на одно и то же место на доске, редактор покажет, какие из них конфликтуют и почему так нельзя.
Если колонка, дорожка или доска были удалены из этапа, система предупредит об этом и попросит указать новый путь.
Если для этапа забыли построить путь, вы увидите в подсказке для какого.
Если в Workflow меньше двух этапов или нет связей между ними, редактор напомнит, что такая схема не будет работать.
Все это помогает избежать ошибок еще на этапе настройки и быть уверенным, что Workflow будет работать так, как задумано.
На пространствах, где работает Workflow, есть подсказки, которые появляются при перемещении карточек. Благодаря им сразу понятно, на какой этап задачу перенести можно, а на какой нет.
Если карточка находится внутри Workflow и вы захотите переместить ее в колонку, которая не предусмотрена процессом, появится предупреждение с пояснением.
Доступная колонка будет выделена цветным пунктиром, чтобы сразу было понятно, куда можно перенести задачу.
Это поможет сразу выбрать подходящую колонку и точно не ошибиться в этапах задачи.
На этом Workflow мы ограничили перенос карточек из «В работе» сразу в «Готово», потому что нам важно, чтобы задача проходила этап согласования. Его пропустить нельзя. Обратите внимание стрелки идут от этапа «В работе» к «Согласованию» и наоборот, т.е. задача после этапа согласования может идти снова в работу.
Если ответственный за задачу перенесет карточку, минуя один из обязательных этапов, он увидит ошибку, а карточка вернется на место.
Созданный в разделе Администрирование шаблон схемы Workflow, нельзя редактировать в Пространстве, т.е. вы можете привязать этап к конкретной доске, колонке или дорожке, но не изменять саму схему.
Workflow можно настраивать только на досках самого пространства.
Доски, добавленные из других пространств, динамические доски выбрать нельзя.Для одного типа карточек в пространстве может быть только один Workflow.
Если Workflow не привязан к типам карточек, он действует на все типы.
Доступ к административному разделу Workflows не влияет на появление значка Workflow в панели справа в пространстве.
Наличие значка Workflow в правой панели зависит от прав роли в блоке «Пространства → Workflow».
Didn't find the answer to your question?
Create a request — we'll help you out