Kaiten

Документация и инструкции

To Kaiten
АдминистрированиеУправление аккаунтомАдминистративные разделы

Административный раздел Workflows

В разделе Workflows можно создавать, редактировать или удалять потоки задач во всей компании. Это позволяет поддерживать понятный и обязательный порядок работы с задачами в больших командах. Workflows не дает перемещать карточки между этапами в произвольном порядке и помогает всей команде работать по одному сценарию.

Важно: использование Workflows доступно только для клиентов с on-premise версией Kaiten. Для включения функции на проекте обратитесь к своему менеджеру.

Как создать Workflow для всего аккаунта

Прежде чем создавать Workflow для всего аккаунта, откройте доступ нужному пользователю к разделу Workflow в Администрировании. Для этого:

  1. Зайдите в Администрирование → Пользователи → выберите нужного пользователя → в доступах найдите «Административный раздел Workflow» → поставьте галочку напротив него → нажмите «Передать права доступа».

  1. Теперь для этого пользователя в Администрировании появится раздел Workflow. Откройте его и нажмите «Добавить Workflow».

Доступ к Workflow в разделе Администрирование не дает доступа к их созданию на пространствах. Только в разделе Администрирование. Чтобы создавать Workflow в пространствах, необходимо настроить роль и в разделе «Пространства» включит право Workflow.

  1. Создайте новый поток и добавьте этапы. Есть три этапа работы:
    - очередь;
    - в работе;
    - готово.

  1. Соедините этапы в нужном порядке, протянув стрелочку от точки сбоку блока к следующему блоку.

На этом этапе хорошо продумайте логику перемещения задач. Например, если из блока «Готово» задачу нужно будет вернуть в работу, предусмотрите это перемещение и создайте такой путь для задачи с помощью стрелок.

  1. Отредактируйте название этапа, если нужно.

  2. Сохраните Workflow.

Теперь, если вы зайдете в любое пространство, вы найдете созданный шаблон в разделе Workflow на панели справа → Реестр.

Доступ к административному разделу Workflows не влияет на появление значка Workflow в пространстве. Значок отображается только у пользователей с настраиваемой ролью, для которой включено право Workflow в разделе «Пространства». Если у пользователя стандартная роль, например, Администратор, значок Workflow в пространстве не появится, даже при наличии доступа к административному разделу.

👉 О том, как создать Workflow для конкретного пространства, читайте в инструкции по ссылке.

Пример работы Workflow

На этом Workflow мы ограничили перенос карточек из «В работе» сразу в «Готово», потому что нам важно, чтобы задача проходила этап согласования. Его пропустить нельзя. Обратите внимание стрелки идут от этапа «В работе» к «Согласованию» и наоборот, т.е. задача после этапа согласования может идти снова в работу.

Если ответственный за задачу перенесет карточку, минуя один из обязательных этапов, он увидит ошибку, а карточка вернется на место.

Если у вас появятся вопросы — пишите в службу поддержки.

Вам также могут быть полезны статьи