Работа с портфелем проектов в Kaiten

Как организовать прозрачную и контролируемую работу с большим портфелем проектов:

  • визуализировать портфель проектов с помощью канбан досок;

  • распределить задачи, ресурсы и ответственных внутри каждого проекта;

  • видеть статусы проектов;

  • быстро собирать отчеты по задачам проектов.

📌 Визуализируйте портфель проектов на отдельной доске

Портфель проектов – это набор больших задач компании (проектов). Каждый проект состоит из набора задач, которые могут принадлежать одной проектной команде, или могут быть распределены между разными командами и департаментами компании.

Чтобы не запутаться, какая задача к какому проекту принадлежит и наблюдать за прогрессом каждого проекта, вы можете отобразить все проекты портфеля на доске.

  1. Создайте пространство, где будут собраны все крупные проекты — «Портфель проектов».

  2. Определите, через какие этапы проходит проект от этапа планирования до готовности и создайте на пространстве доску с соответствующими этапам колонками.

  3. Создайте на доске карточки. Каждая карточка — отдельный проект, который будет передвигаться по этапам по мере прогресса работы с ним.

  1. Проекты могут отличаться по своей специфике, масштабам или срочности — все это тоже можно отобразить на доске с помощью дорожек. Пускай на каждой дорожке находятся проекты определенного типа.

✔️ Добавьте автоматические чек-листы с обязательными критериями выполнения каждого этапа

Чтобы понять, что работа над этапом проекта завершена, ничего не упущено и можно двигаться дальше, вы можете добавить автоматические чек-листы, которые будут появляться при передвижении карточки в определенную колонку.

Все пункты чек-листа отмечены — значит можно двигать проект дальше.

Например, на этапе бюджетирования, каждый проект должны пройти защиту и оформлен соответствующим образом. Создаем шаблонный чеклист, который избавит нас от необходимости по каждому проекту напоминать, какой перечень действий обязательный.

👨‍💻 Создайте отдельные пространства для каждого проекта и распределите задачи по ответственным

В каждом проекте есть ряд подзадач, которые необходимо сделать, чтобы выполнить основной проект. Чтобы организовать работу с такими задачами, создайте отдельные пространства для каждого проекта.

Дальше есть два сценария, рассмотрим каждый из них:

  • Над каждым проектом работает отдельная проектная группа;

  • Команды или некоторые отдельные сотрудники работают одновременно над несколькими проектами.

Проект с выделенной командой

  1. Создайте пространство для проекта и добавьте на него сотрудников, которые задействованы в работе над ним.

  2. Далее определите, какие сотрудники за какие типы задач отвечают и создайте разные доски для каждого типа задач.

Например, в вашем проекте есть Менеджер проекта, Редактор-копирайтер, Два программиста, Аналитик, Тестировщик. Их задачи не пересекаются. Соответственно, для организации всех задач нам потребуется 3 доски: «Менеджмент» (для задач менеджера), «Контент» (для редактора), «Разработка» (для разработчика, аналитика и тестировщика).

Проект с командами, участвующими в других проектах

  1. Также создайте пространства для проектов и добавьте на них сотрудников, которые задействованы в работе над ними.

  2. Создайте доски для разных типов задач.

  3. Затем посмотрите, какие команды или сотрудники задействованы одновременно в нескольких проектах. Для таких команд стоит создавать не отдельные доски на пространствах каждого проекта, а одну доску, которая будет одновременно находиться на всех пространствах нужных проектов.

Например, у вас есть дизайнер, который выполняет задачи сразу для 3-х проектов. Создайте доску «Дизайн» и расположите ее одновременно на всех трех пространствах. Явно помечать какие задачи к какому проекту относятся. Таким образом у человека будет общая очередь задачи, и другие менеджеры будут видеть его реальную загрузку.

Для разграничения, какие задачи к какому проекту относятся, вы можете использовать метки — цветные теги, которые отобразятся на фасаде карточек:

🔗 Свяжите проекты с задачами и наблюдайте прогресс по ним

Чтобы быстро ориентироваться, как идет работа над проектом, добавьте связь между карточками проектов и их подзадачами — система родительских и дочерних карточек.

В каждом проекте вы будете видеть весь список связанных задач и прогресс по ним. А в каждой подзадаче будет указана связь с основным проектом.

🧭 Детально планируйте задачи, ресурсы и трудозатраты, необходимые для выполнения проекта

Учитывайте все мельчайшие детали при работе с крупными проектами в модуле Ресурсное планирование.

  1. Запланируйте, какие задачи должны быть выполнены в определенные промежутки времени:

  1. Постройте систему взаимосвязей — отметьте, как выполнение одних задач влияет на работу над следующими:

  1. Заранее определите, кто именно будет работать над каждой задачей в проекте и распределите рабочее время сотрудников вплоть до часов:

Таким образом вы будете заранее знать, кто что и когда должен сделать, чтобы проект был выполнен в срок.

📈 Получайте развернутые отчеты по задачам внутри каждого проекта

Вы можете легко получить информацию по всем задачам внутри каждого проекта проекта в режиме пространства Таблица. Для этого:

  1. откройте пространство, где собраны все задачи по нужному проекту;

  2. перейдите в раздел Таблица (кнопка-переключатель находится сверху);

  3. в фильтре (блок справа) выберите нужный промежуток времени и другие параметры.

Над таблицей с данными есть кнопка «Скачать», которая позволяет вам выгрузить данные в формате XLS.

💼 Кейс в тему: Как управлять портфелем проектов в корпорации с помощью Kaiten — опыт Hochland

Руководитель направления IT и цифровой трансформации в Hochland рассказал, как визуализировать портфель проектов на досках, наладить приоритизацию проектов по степени важности и построить систему взаимосвязей между проектами и задачами.

👉 Читайте здесь: https://kaiten.ru/blog/kak-upravliat-portfieliem-proiektov-hochland-case/

Шаблон пространства для работы с портфелем проектов — скопируйте, добавьте деталей и действуйте!

  1. Откройте шаблон пространства: https://demo-ru.kaiten.ru/space/9724

  2. Изучите основные элементы.

  3. Создайте в своем аккаунте подобное пространство, добавьте нужные элементы и назовите удобными вам названиями.

Успехов в ваших проектах! С любовью, Kaiten 💜