Работа с портфелем проектов в Kaiten
Как организовать прозрачную и контролируемую работу с большим портфелем проектов:
визуализировать портфель проектов с помощью канбан досок;
распределить задачи, ресурсы и ответственных внутри каждого проекта;
видеть статусы проектов;
быстро собирать отчеты по задачам проектов.
📌 Визуализируйте портфель проектов на отдельной доске
Портфель проектов – это набор больших задач компании (проектов). Каждый проект состоит из набора задач, которые могут принадлежать одной проектной команде, или могут быть распределены между разными командами и департаментами компании.
Чтобы не запутаться, какая задача к какому проекту принадлежит и наблюдать за прогрессом каждого проекта, вы можете отобразить все проекты портфеля на доске.
Создайте пространство, где будут собраны все крупные проекты — «Портфель проектов».
Определите, через какие этапы проходит проект от этапа планирования до готовности и создайте на пространстве доску с соответствующими этапам колонками.
Создайте на доске карточки. Каждая карточка — отдельный проект, который будет передвигаться по этапам по мере прогресса работы с ним.
Проекты могут отличаться по своей специфике, масштабам или срочности — все это тоже можно отобразить на доске с помощью дорожек. Пускай на каждой дорожке находятся проекты определенного типа.
✔️ Добавьте автоматические чек-листы с обязательными критериями выполнения каждого этапа
Чтобы понять, что работа над этапом проекта завершена, ничего не упущено и можно двигаться дальше, вы можете добавить автоматические чек-листы, которые будут появляться при передвижении карточки в определенную колонку.
Все пункты чек-листа отмечены — значит можно двигать проект дальше.
Например, на этапе бюджетирования, каждый проект должны пройти защиту и оформлен соответствующим образом. Создаем шаблонный чеклист, который избавит нас от необходимости по каждому проекту напоминать, какой перечень действий обязательный.
👨💻 Создайте отдельные пространства для каждого проекта и распределите задачи по ответственным
В каждом проекте есть ряд подзадач, которые необходимо сделать, чтобы выполнить основной проект. Чтобы организовать работу с такими задачами, создайте отдельные пространства для каждого проекта.
Дальше есть два сценария, рассмотрим каждый из них:
Над каждым проектом работает отдельная проектная группа;
Команды или некоторые отдельные сотрудники работают одновременно над несколькими проектами.
Проект с выделенной командой
Создайте пространство для проекта и добавьте на него сотрудников, которые задействованы в работе над ним.
Далее определите, какие сотрудники за какие типы задач отвечают и создайте разные доски для каждого типа задач.
Например, в вашем проекте есть Менеджер проекта, Редактор-копирайтер, Два программиста, Аналитик, Тестировщик. Их задачи не пересекаются. Соответственно, для организации всех задач нам потребуется 3 доски: «Менеджмент» (для задач менеджера), «Контент» (для редактора), «Разработка» (для разработчика, аналитика и тестировщика).
Проект с командами, участвующими в других проектах
Также создайте пространства для проектов и добавьте на них сотрудников, которые задействованы в работе над ними.
Создайте доски для разных типов задач.
Затем посмотрите, какие команды или сотрудники задействованы одновременно в нескольких проектах. Для таких команд стоит создавать не отдельные доски на пространствах каждого проекта, а одну доску, которая будет одновременно находиться на всех пространствах нужных проектов.
Например, у вас есть дизайнер, который выполняет задачи сразу для 3-х проектов. Создайте доску «Дизайн» и расположите ее одновременно на всех трех пространствах. Явно помечать какие задачи к какому проекту относятся. Таким образом у человека будет общая очередь задачи, и другие менеджеры будут видеть его реальную загрузку.
Для разграничения, какие задачи к какому проекту относятся, вы можете использовать метки — цветные теги, которые отобразятся на фасаде карточек:
🔗 Свяжите проекты с задачами и наблюдайте прогресс по ним
Чтобы быстро ориентироваться, как идет работа над проектом, добавьте связь между карточками проектов и их подзадачами — система родительских и дочерних карточек.
В каждом проекте вы будете видеть весь список связанных задач и прогресс по ним. А в каждой подзадаче будет указана связь с основным проектом.
🧭 Детально планируйте задачи, ресурсы и трудозатраты, необходимые для выполнения проекта
Учитывайте все мельчайшие детали при работе с крупными проектами в модуле Ресурсное планирование.
Запланируйте, какие задачи должны быть выполнены в определенные промежутки времени:
Постройте систему взаимосвязей — отметьте, как выполнение одних задач влияет на работу над следующими:
Заранее определите, кто именно будет работать над каждой задачей в проекте и распределите рабочее время сотрудников вплоть до часов:
Таким образом вы будете заранее знать, кто что и когда должен сделать, чтобы проект был выполнен в срок.
📈 Получайте развернутые отчеты по задачам внутри каждого проекта
Вы можете легко получить информацию по всем задачам внутри каждого проекта проекта в режиме пространства Таблица. Для этого:
откройте пространство, где собраны все задачи по нужному проекту;
перейдите в раздел Таблица (кнопка-переключатель находится сверху);
в фильтре (блок справа) выберите нужный промежуток времени и другие параметры.
Над таблицей с данными есть кнопка «Скачать», которая позволяет вам выгрузить данные в формате XLS.
💼 Кейс в тему: Как управлять портфелем проектов в корпорации с помощью Kaiten — опыт Hochland
Руководитель направления IT и цифровой трансформации в Hochland рассказал, как визуализировать портфель проектов на досках, наладить приоритизацию проектов по степени важности и построить систему взаимосвязей между проектами и задачами.
👉 Читайте здесь: https://kaiten.ru/blog/kak-upravliat-portfieliem-proiektov-hochland-case/
Шаблон пространства для работы с портфелем проектов — скопируйте, добавьте деталей и действуйте!
Откройте шаблон пространства: https://demo-ru.kaiten.ru/space/9724
Изучите основные элементы.
Создайте в своем аккаунте подобное пространство, добавьте нужные элементы и назовите удобными вам названиями.
Успехов в ваших проектах! С любовью, Kaiten 💜