Как создать CRM

Воронка продаж в Kaiten — это доска, на которой сделки проходят путь от первого контакта до оплаты или отказа. Вы сами определяете этапы, настраиваете статусы и решаете, как разделить поток лидов.

Ниже пошаговая схема настройки базовой CRM-воронки.

Шаг 1. Создайте пространство для CRM

Откройте меню слева, → нажмите «+» → Пространство.
Назовите его, например, CRM или «Продажи».

Внутри пространства создайте новую доску — вашу будущую воронку продаж.

Мы подготовили для вас шаблоны, чтобы было еще проще создать свою идеальную CRM в Kaiten:
1. Упрощенный вариант CRM
2. CRM с квалификацией

Шаг 2. Настройте этапы воронки продаж

Колонка — это этап, на котором находится лид/сделка. Создайте нужное количество колонок и назовите их по шагам вашей воронки продаж.

Этапы работы с лидами

Первая часть воронки отвечает за квалификацию — обработку входящих лидов. В ней могут быть этапы:

• Входящий поток/Очередь. Сюда попадают все новые заявки.

• В работе. Выход на связь: звонок, письмо, уточнение информации.

• Квалификация. Вы выясняете потребность, бюджет, сроки, ЛПР.

• Передано в отдел продаж. Лид становится полноценной сделкой.

• Проиграно. Отказ, недозвон, неподходящий клиент.

На этом этапе вы отделяете просто интерес от реальной возможности продажи.

Этапы воронки продаж

После передачи в отдел продаж сделка проходит второй блок этапов. Добавьте колонки:

• Входящий поток

• Встреча/Демо

• Подготовка или защита КП

• КП направлено

• Переговоры по внедрению

• Принятие решения

• Подписание

• Оплата

• Успешно реализовано

• Проиграно

Сделка может перейти в «Проиграно» с любого этапа. Это важно учитывать при настройке ограничений и аналитики.

Шаг 3. Добавьте дорожки

Иногда бывает важно разделить поток лидов:

• по сегментам клиентов (крупный, средний и малый бизнес);

• по менеджерам;

• по каналам привлечения (сайт, почта, партнеры, реклама и т. д.)

В этом случае вы можете создать для них отдельные дорожки.

Дорожки — это горизонтальное деление внутри одной доски, которое поможет разложить поток лидов на группы.

Дорожки не меняют логику этапов, но помогают быстрее ориентироваться в сделках. Это способ структурировать лиды без создания нескольких досок.

Шаг 4. Настройте обязательные поля сделки

Внутри карточек есть поля. В них сотрудники фиксируют ключевую информацию о сделке. Вы можете управлять тем, какими будут эти поля. Для этого нужно зайти в настройки доски и создать предлагаемые к заполнению поля карточек.

Какими могут быть эти поля:

• Ответственный

• Бюджет

• MRR

• Тип сделки

• Сегмент

• Источник лида

• Рабочий email

• Рабочий телефон

• Мессенджер

• Роль в компании

• Отрасль

• Количество сотрудников и т. д.

Поля позволяют фиксировать важную информацию, фильтровать по ней базу в процессе работы, настраивать автоматические действия.

Для бюджета сделки создайте пользовательское поле «Бюджет» типа «Число». По нему можно считать сумму сделок на доске.

Шаг 5. Включите сумму сделок на доске

На доске можно показать сумму сделок по колонкам, по дорожкам и по всей доске. Так видно, сколько денег в сделках на каждом этапе воронки и в каждой дорожке.

Чтобы включить сумму, наведите курсор на название доски, нажмите «⋮» справа от него и откройте пункт «Сумма по карточкам». В окне настроек выберите поле «Бюджет», укажите единицу «₽», отметьте, где показывать сумму, и нажмите «Сохранить».

Шаг 5. Подключите автоматизацию для контроля процесса

Чтобы воронка работала как система, добавьте правила автоматизации и ограничения.

Автоматические правила позволяют выполнять действия с карточками без ручной работы: назначать ответственных, менять поля, добавлять комментарии и т.д.

Ограничения — это инструмент, помогающий ввести строгий контроль над операциями, т. е. указывать, что и при каких условиях можно и нельзя делать с карточками.

Чаще всего настраивают:

• автоматическое назначение ответственного;

• перенос сделки при изменении статуса;

• запрет перемещения в «Проиграно» без указания причины;

• автоматическую установку срока и напоминание о сроке;

• приоритет и т. д.

Например, если размер команды больше 250 человек — назначить старшего менеджера и поставить высокий приоритет.

Шаг 6. Проверьте логику работы

После настройки создайте тестовую карточку и проведите ее по всем этапам:

1. Лид поступает во «Входящий поток».

2. Менеджер связывается с клиентом и заполняет данные.

3. Лид подтверждается, как SQL и переходит в Sales.

4. Сделка проходит этапы до оплаты или отказа.

Если на каком-то этапе не хватает данных или возникают лишние действия, скорректируйте поля или автоматизации.

После настройки воронки можно переходить к созданию каталогов компаний и контактов.

Полезные ссылки

• Как создать каталог компаний и контактов

• Как связать сделки с каталогами

• Подключение телефонии Sipuni

• Как настроить поступление лидов в CRM

• Аналитика в CRM: отчет «Воронка продаж»