Создание автоматических правил
Автоматические правила позволяют выполнять действия с карточками без ручной работы: назначать ответственных, менять поля, перемещать задачи и добавлять комментарии. В этой статье разобрано, из чего состоит автоматизация, какие события можно использовать как триггеры и какие действия доступны.
Автоматизация состоит из трех частей:
событие-триггер — то, что запускает автоматизацию;
дополнительные условия — уточняют, при каких параметрах она должна сработать;
действия — то, что будет выполнено автоматически.
Автоматизация запускается только в том случае, если в момент срабатывания триггера выполнены все условия.
В качестве триггера можно выбрать одно или несколько событий. Дополнительные условия добавляются через кнопку «и если».
Эти триггеры срабатывают, когда карточка появляется или перемещается в определенное место.
Карточка перемещена или создана в (доска, колонка, дорожка) — срабатывает, если карточка любым способом оказалась в указанном месте.
Карточка создана в — срабатывает только при создании карточки с нуля.
Карточка перемещена в — срабатывает при переносе карточки из другого места.
Эти триггеры реагируют на взаимодействие пользователей с карточкой.
Добавлен комментарий в карточку — можно указать конкретный текст комментария, при котором сработает автоматизация. Например, если оставить в карточке комментарий «Согласовано», карточка подвинется в следующую колонку.
Добавлен участник в карточку — срабатывает при добавлении любого или конкретного участника.
Добавлен ответственный в карточку — срабатывает при назначении любого или конкретного ответственного.
Используются, когда нужно реагировать на изменения данных внутри карточки.
Тип карточки изменен — при смене типа карточки.
Состояние карточки изменено — действие выполнится, если состояние карточки было изменено, при этом в условии можно указать новое состояние карточки. Например, при переходе из «В очереди» в «В работе».
Поле изменено — при любом или конкретном изменении выбранного поля.
Срок изменен — при изменении срока карточки. Можно указать конкретное изменение срока с помощью дополнительного условия «Срок».
Добавлена метка / удалена метка — при изменении меток в карточке.
Эти триггеры помогают отслеживать выполнение задач и причины остановки работы.
Пункт чек-листа выполнен — срабатывает при выполнении конкретного пункта чек-листа.
Все чек-листы выполнены — срабатывает, когда все пункты во всех чек-листах отмечены выполненными.
Карточка заблокирована — срабатывает при добавлении блокировки.
Карточка разблокирована — срабатывает при снятии блокировки.
Добавлена блокировка — срабатывает, если к карточке добавили новую блокировку, даже если она уже была заблокирована.
Эти триггеры позволяют автоматизировать работу с иерархией задач.
Изменено состояние дочерних задач — помогает запускать действия с родительской карточкой в зависимости от изменений в дочерних.
Изменено состояние дочерних задач — позволяет запускать действия с родительской карточкой.
Используются для автоматизации работы с карточками, которые создаются как заявки от внешних пользователей.
Карточка является заявкой — поможет автоматизировать действия с карточками, которые являются заявками Службы поддержки.
Автор заявки принадлежит к одной организации — позволяет уточнить, к какой организации (внутри Службы поддержки) принадлежит пользователь, который создал заявку, и в зависимости от этого определить дальнейшие действия с карточкой.
Выполнены все условия — запускает автоматизацию, когда выполнены все дополнительные условия, независимо от порядка и времени их выполнения.
При выполнении события и условия будет автоматически выполнено одно из следующих действий или несколько из них (для этого нажмите на кнопку «Добавить действие»)
Позволяет автоматически управлять участниками карточки.
Назначить ответственного — автор события, автор карточки или выбранный пользователь будет назначен ответственным.
Снять ответственного — текущий или конкретный пользователь будет снят с ответственности.
Добавить участников в карточку — один или несколько выбранных пользователей будут добавлены в участники.
Удалить участников из карточки — из карточки можно удалить всех участников, всех кроме ответственного или конкретных пользователей.
Добавить группу пользователей — в карточку добавится выбранная группа пользователей, у которой есть доступ к этой карточке.
Используется для автоматического изменения данных внутри карточки.
Изменить тип карточки — тип карточки изменится на указанный.
Добавить поле — в карточку добавится пользовательское поле с заданным значением.
Изменить значение поля — значение числового пользовательского поля будет увеличено или уменьшено автоматически.
Добавить поле в дочерние карточки — пользовательское поле с заданным значением добавится во все дочерние карточки.
Добавить размер — размер карточки будет установлен автоматически.
Изменить срочность — можно добавить или убрать признак «Срочно».
Установить срок — срок можно задать на конкретную дату или относительно события.
Удалить срок — заполненный срок будет удален из карточки.
Помогает автоматически дополнять карточки информацией.
Добавить метки — в карточку добавится одна или несколько меток.
Удалить метки — из карточки будут удалены все метки или только выбранные.
Добавить комментарий — в карточку добавится заготовленный комментарий с возможностью упомянуть пользователя или прикрепить вложения.
Используется для автоматического управления потоком задач.
Переместить карточку в — карточка будет перенесена в указанное место на доступном пространстве.
Переместить карточку в пределах доски — карточка переместится в начало или конец колонки, либо в соседнюю колонку.
Переместить карточку в архив — карточка будет перенесена в архив и исчезнет с доски.
Позволяет автоматически создавать и связывать задачи.
Создать дочернюю карточку — дочерняя карточка создастся автоматически с заданными параметрами.
Создать родительскую карточку — родительская карточка создастся автоматически на основе текущей.
Добавить родительскую карточку — существующая карточка будет связана как родительская.
Дополнительные действия для специфических сценариев.
Отметить пункты всех чек-листов карточки — все пункты чек-листов будут автоматически отмечены как выполненные.
Отсортировать карточки — карточки в колонке будут отсортированы по заданному полю.
Добавить или удалить SLA — позволяет автоматически прикреплять или удалять соглашение об уровне сервиса к заявкам Service desk.
Чтобы изменить значение поля, оно должно быть заполнено и уже добавлено в карточку.