Итерации: планирование работы циклами

Итерации помогают планировать задачи, распределять их по временным периодам и отслеживать загрузку команды в каждом цикле. Итерации доступны в модуле Scrum.

Что такое итерация

Итерация — это отдельный временной контейнер для задач. Например, неделя, две недели или месяц.

Они подойдут командам, которые работают короткими циклами и регулярно планируют нагрузку: например, разработке, продуктовым командам или проектным группам.

В новом виде пространства задачи можно заранее распределять по будущим периодам, переносить между итерациями и отслеживать выполнение через отчеты.

Работать с итерациями можно не только в интерфейсе, но и через API: получать список итераций, создавать и обновлять их, добавлять и убирать карточки.

Как создать итерацию

Откройте пространство и выберите вид «Итерации» на верхней панели рядом с другими режимами отображения.

Экран итераций поделен на две части:

• слева находится бэклог с нераспределенными задачами;

• справа сами итерации.

В таблице можно настроить поля, группировку и сортировку карточек. Для этого нажмите на шестеренку над ней.

Чтобы добавить итерацию:

1. нажмите на кнопку «Добавить итерацию» в правой части экрана;

2. введите название, установите время итерации, при желании укажите цель;

3. нажмите «Создать».

Обязательно только название. Даты и цель можно указать позже, до запуска. Новая итерация появляется в конце списка.

Чтобы отредактировать или удалить итерацию, нажмите на три точки в ее правом углу.

Для удобного просмотра итерации можно свернуть. Например, оставить развернутыми только запущенные.

Чтобы изменить их порядок, нажмите на три точки в правом верхнем углу нужной итерации и выберите действие:

• «В начало списка»;

• «На позицию выше»;

• «На позицию ниже»;

• «В конец списка».

Как добавить задачи в итерацию

Распределяйте задачи по итерациям, перетаскивая их из таблицы в нужную итерацию. Карточки также можно переносить между итерациями или возвращать обратно в список нераспределенных задач.

Чтобы добавить несколько задач в итерацию, слева в «Нераспределенных задачах» поставьте галочки рядом с нужными задачами.

• Галочка в строке доски или другой группировки отмечает все задачи внутри нее.

• Галочка в шапке таблицы отмечает весь список.

• Чтобы отметить диапазон, нажмите на первую задачу, а затем на последнюю с зажатой клавишей Shift.

Kaiten подсветит отмеченные строки, а внизу появится панель с числом отмеченных задач.

Чтобы сбросить выбор, нажмите крестик на этой панели или клавишу Escape.

Нажмите «Добавить в итерацию» внизу экрана и выберите итерацию из списка, чтобы добавить в нее все отмеченные задачи.

За один раз можно перенести до 500 задач. Kaiten пропустит задачи из архива и с досок-ссылок и предупредит об этом.

Как вернуть задачи в список нераспределенных

1. Поставьте галочки рядом с задачами внутри итерации. Отмечать можно сразу в нескольких итерациях.

2. Нажмите «Убрать из итерации» внизу списка.

Отмеченные задачи будут перенесены из итераций в «Нераспределенные задачи».

После переноса на несколько секунд покажется уведомление с кнопкой «Отменить изменения». Нажмите ее, и задачи вернутся на прежние места.

Как добавить в итерацию из карточки

После добавления в итерацию в карточке появится поле с ее названием. Изменить текущую итерацию можно как в самом пространстве, так и внутри карточки, нажав на название итерации. Откроется список созданных итераций — выберите нужную.

Добавить задачу в итерацию можно и из самой карточки. Для этого добавьте поле «Итерация» и выберите нужный вариант.

Чтобы переместить итерацию в другой рабочий период, нажмите на название и выберите нужный вариант.

Нажмите на иконку ссылки рядом с итерацией, чтобы открыть ее, а на иконку корзины, чтобы убрать задачу из итерации.

Доски, участвующие в итерациях

Если команда берет в работу все, что лежит на определенной доске, например баги, карточки не придется переносить вручную. Отметьте такую доску один раз — ее карточки будут попадать в итерацию автоматически.

1. Откройте пространство и выберите вид «Итерации» на верхней панели.

2. В нижней части экрана нажмите «Доски, участвующие в итерациях».

3. В открывшемся окне отметьте нужные доски. В списке доступны только основные доски текущего пространства.

4. Нажмите «Сохранить».

Как это работает:

• при запуске итерации в нее попадают все активные карточки выбранных досок. Если одновременно запущено несколько итераций, карточки добавятся в каждую из них;

• карточка, созданная или перенесенная на такую доску во время итерации, сразу попадает в итерацию и считается добавленной после запуска;

• если карточка ушла с доски или ее заархивировали незавершенной, она выходит и из итерации;

• в списке итерации у таких карточек нет галочки: их нельзя отметить или перетащить;

• у таких карточек нет плашки итерации на фасаде, а поле «Итерация» в карточке остается пустым. Найти их можно в списке итерации и через фильтр «Итерация»;

• при завершении итерации такие карточки не переносятся. При запуске следующей итерации все карточки доски попадут в нее заново;

• если исключить доску из настройки, все ее карточки, кроме добавленных вручную, перейдут в нераспределенные задачи.

Карточка остается в итерации, пока есть хотя бы одно основание: ее добавили вручную или она лежит на отмеченной доске.

Пока на доске есть карточки итерации, доску нельзя удалить, заархивировать или перенести в другое пространство. Это же касается ее колонок и дорожек.

Как запустить итерацию

Чтобы запустить итерацию, нажмите «Начать итерацию» рядом с ней.

Откроется окно настроек периода. Укажите дату окончания: без нее кнопка «Начать» неактивна. Если все верно, нажмите «Начать».

Если при создании итерации вы указали другую дату начала, она будет видна в подсказке под полем.

При запуске итерации Kaiten фиксирует объем работы — сумму размеров всех задач итерации, включая карточки с досок, участвующих в итерациях. В отчете «Итерация — График сгорания» это число подписано «Взято в итерацию».

Задачи можно добавлять и убирать из итераций даже после запуска перетаскиванием карточки между блоками.

Как следить за активной итерацией

Над видами пространства «Доски», «Списки», «Таблица», «Таймлайн» и «Календарь» появляется панель «Активные итерации». Нажмите на итерацию, чтобы оставить на пространстве только ее задачи.

Повторное нажатие отключит это условие, остальные условия фильтрации сохранятся. Выбранная итерация остается в фильтре при переключении между видами пространства. Фильтр учитывает и задачи, добавленные вручную, и карточки с досок, участвующих в итерациях.

На фасаде карточки появится плашка с названием итерации. Активная итерация выделена зеленым, а запланированная — серым. Если карточка не входит в итерацию или рабочий период уже завершен/удален, плашка не показывается. Плашка есть только у задач, добавленных вручную.

Как посмотреть в задаче историю ее итераций

1. Откройте карточку.

2. Нажмите на три точки в верхней части карточки.

3. Выберите «Итерации».

Внутри карточки появится таблица «История итераций». В каждой строке указаны дата, действие и пользователь, который внес изменение. Добавление отмечено зеленым цветом, удаление — красным.

Если при завершении итерации задачу перенесли в другую итерацию, в истории это будет записано как удаление от имени «Неизвестный пользователь».

Как отфильтровать карточки по итерациям

Фильтр «Итерация» доступен на пространствах, в дашбордах и виджетах на них.

1. Откройте фильтры и выберите «Итерация».

2. Укажите условие:

   • «это» покажет карточки из выбранной итерации;

   • «не» исключит карточки из выбранной итерации;

   • «любая» покажет карточки, добавленные хотя бы в одну итерацию;

   • «не установлена» покажет карточки без итерации.

При выборе итерации в фильтре рядом с названием вы увидите ее статус.

Как завершить итерацию

Когда работа подходит к концу, нажмите «Завершить итерацию». В открывшемся окне Kaiten покажет:

• сколько карточек удалось выполнить;

• сколько осталось незавершенными.

В поле «Перенести карточки в» выберите, куда перенести незавершенные задачи:

• «Незапланированные» — задачи вернутся в список нераспределенных;

• «Новая итерация» — Kaiten создаст итерацию и перенесет задачи в нее. Название новой итерации можно изменить;

• запланированная итерация из списка — задачи добавятся в нее.

Перенести задачи в другую активную итерацию нельзя.

Подтвердите завершение.

Kaiten переносит только задачи, добавленные вручную. Карточки с досок, участвующих в итерациях, остаются на доске.

Завершенные задачи остаются в завершенной итерации. Kaiten их не архивирует.

Итерации завершаются в фоне. Пока идет обработка, итерация находится в статусе «Завершается…», а ее состав и настройки нельзя изменить. Затем итерация переходит в список «Завершенные».

Если завершить итерацию не удалось, появится статус «Не удалось завершить». После этого завершение можно запустить повторно.

Просмотр завершенных итераций

В завершенной итерации можно проверить первоначальный план, изменения в составе задач и результат работы команды.

1. Откройте пространство и выберите «Итерации» на верхней панели.

2. Нажмите «Завершенные» над списком рабочих периодов.

   

3. Выберите нужную итерацию.

   Если список большой, найдите нужную итерацию через поиск. Рабочие периоды сгруппированы по месяцам.

   

На вкладке «Сводка по карточкам» видно, как менялся состав итерации.

В блоке «Изменение состава» карточки разделены на три группы:

• были в итерации на момент запуска;

• добавлены после запуска;

• удалены во время работы.

Нажмите на группу, чтобы раскрыть ее и посмотреть, какие карточки находятся в ней.

Ниже показан результат на момент закрытия: какие задачи команда завершила, а какие остались незавершенными. Чтобы открыть саму карточку, нажмите на ее название.

На вкладке «Хронология» события расположены по времени. В каждой строке указаны дата, действие, карточка и пользователь, который внес изменение.

Так можно проверить, когда задачу добавили или убрали и произошло ли это до запуска или во время работы. Чтобы открыть карточку, нажмите на ее название.

Карточки без доступа и удаленные карточки показаны только номером и не открываются.

Чтобы изменить завершенную итерацию:

1. Откройте завершенную итерацию.

2. Нажмите на три точки в правом верхнем углу.

3. Выберите «Редактировать».

Можно изменить название или цель.

Чтобы вернуться к списку активных и запланированных итераций, нажмите «К итерациям».

Как удалить итерацию

1. Нажмите на три точки в правом верхнем углу итерации.

2. Выберите «Удалить».

3. В открывшемся окне Kaiten покажет, сколько в итерации завершенных и незавершенных карточек. В поле «Перенести карточки в» выберите, куда их перенести: «Незапланированные», «Новая итерация» или запланированная итерация из списка.

4. Подтвердите удаление.

После удаления итерация исчезнет из списка и отчетов. Привязка карточек к итерации удаляется безвозвратно: потом нельзя будет узнать, в какой итерации они находились.

Отчеты по итерациям

Нажмите на кнопку «Отчеты» в верхней панели пространства, чтобы перейти к графику сгорания задач.

График сгорания задач показывает:

• сколько задач команда завершила;

• как менялся объем работы во время итерации;

• добавлялись ли новые задачи по ходу работы и когда.

Отчет поможет оценить нагрузку команды и понять, насколько реалистично проходит планирование.

В отчете также виден объем, взятый в итерацию, а у завершенной итерации — скорость выполнения: сумма размеров завершенных задач. Как по ним оценить скорость команды, читайте в статье Velocity: скорость команды.

Экспорт итераций

При скачивании данных из вида пространства «Таблица» в формате xlsx Kaiten добавит в файл название итерации. Выгруженная таблица сохранит распределение задач по рабочим периодам.

Ограничения

• Итерации работают только с досками текущего пространства — доски-ссылки не поддерживаются.

• Если перенести карточку в другое пространство или отправить ее в архив до завершения итерации, она будет исключена из итерации. При переносе в другое пространство Kaiten предупредит об этом.

• Для задач, добавленных вручную, перемещения между колонками и досками внутри пространства на итерацию не влияют.

• Пока на доске есть карточки итерации, доску нельзя удалить, заархивировать или перенести в другое пространство.

Как перейти со спринтов на итерации

• Завершите текущий спринт на доске.

• Откройте пространство и выберите вид «Итерации».

• Отметьте доску спринта в настройке «Доски, участвующие в итерациях», чтобы все ее карточки попадали в итерацию автоматически. Этот шаг необязательный.

• Создайте итерацию и добавьте в нее задачи.

• Запустите итерацию.

Отчеты по старым спринтам остаются в разделе «Отчеты». Подробнее — в статье Спринты: устаревшая функциональность.

Полезные ссылки

• Модуль Scrum

• Burndown chart: график сгорания итерации

• Velocity: скорость команды

• Виды пространств

• Отчеты и аналитика

• Спринты: устаревшая функциональность