Как контролировать работу команды с помощью отчетов в Kaiten: полное руководство

Говорят, что невозможно управлять тем, что не измерено, поэтому неудивительно обилие метрик, которые используются для управления проектами. Здесь и пропускная способность, и велосити, и время поставки ценности... Тысячи их. Какие же из них будут полезны, а какие окажутся лишь тратой времени?

Для себя я сформулировал ответ на этот вопрос так: «Метрика является полезной лишь в том случае, если на её основе вы принимаете решения в рамках вашего производственного процесса».

Как правило, велосити является полезной метрикой для компании, работающей по Scrum. Метрика позволяет команде определить набор задач для следующего спринта, а владельцу продукта построить прогноз о сроках окончания проекта.

Для Kanban полезной метрикой является время цикла, которое также позволяет прогнозировать сроки, а кроме того помогает оценить, как изменения в процессе влияют на скорость поставки.

Не сложно привести и примеры «плохих» метрик. Одной из самых бесполезных метрик, с которыми я сталкивался, было время проведенноё в офисе: «Каждый сотрудник компании должен провести в офисе 40 часов». Зачем? Как это сказывается на производительности? На самом деле проблема была не в отсутствии ответов на эти вопросы, а в том, что измерения не приводили ни к каким решениям. Разве что сотрудника могли пожурить, за регулярный недобор часов. Такое случалось нечасто, потому что большинство инженеров ответственно подходило к дисциплине и могло задержаться в офисе, чтобы поболтать за кружкой чая, посмотреть кино или посёрфить в интернете.

Что ж, теперь пора рассказать о том, какие метрики есть в Kaiten и как их можно использовать.

Все отчеты, о которых пойдет речь, в Kaiten составляются автоматически. Вы сможете найти их в разделе «Отчеты» в верхней панели экрана и выбрать нужный.

CFD — График кумулятивного потока

CFD — это визитная карточка Kanban, которая позволяет окинуть производственный процесс одним взглядом и понять его общее состояние.

На диаграмме отображается количество задач на каждом этапе производственного процесса на заданную дату. На идеальном графике все линии, кроме самой нижней будут иметь практически постоянную ширину. Нижняя линяя как правило отвечает за выполненную работу и непрерывно растёт.

Самое главное назначение графика — это выявление аномалий в процессе и определение узких мест. На следующем графике показаны примеры и причины возникновения аномалий.

Контрольный график

На контрольном графике отображается время выполнения каждой задачи и помогает найти самые длительные из них. Анализ подобных задач помогает выявить возможные проблемы.

Ещё одна возможность графика — это определение SLA (соглашение об уровне обслуживании). Например, глядя на график выше вряд ли можно гарантировать заказчику решение любой задачи за 5 рабочих дней. В тоже время, можно говорить об устранении 90% багов быстрее чем за 2 дня.

График спектрального распределения

График спектрального распределения — это основной инструмент, который помогает ответить на вопрос: «Когда будет завершена задача?»

На горизонтальной оси отмечено количество дней, которое потребовалось на решение задачи, на вертикальной — сколько задач было завершено за указанное количество дней. Например, высота столбика с временем цикла равным 4 — это 10 карточек, что означает, что на решение этих задач потребовалось больше 3 дней, но меньше 4.

Kanban предлагает вероятностный ответ на вопрос о сроках выполнения задачи. Для этого используются перцентили отмеченные на графике красными вертикальными линиями. В данном случае ответ будет звучать так:

«Любая задача с вероятностью 50% будет решена за 2 дня или быстрее и с вероятностью 85% за 15 дней».

При большой вариативности задач можно разбить их группы, в соответствии с размером, чтобы сделать прогноз более точным. Хорошо подходят методы грубой оценки, например «оценка в майках», когда каждой задаче присваивается размер в соответствии со шкалой S, M, L.

Стоит обратить внимание на длинный хвост графика, выяснить с чем связан столь долгий срок выполнения задач лежащих там и по возможности принять меры, чтобы избежать подобных рисков в будущем.

Чёрный график с зелёными точками — это ещё один метод прогнозирования сроков, основанный на распределении Вейбулла. Подробнее об этом можно прочесть в статье How to Match to Weibull Distribution without Excel

График пропускной способности

График Throughput позволяет оценить как много задач проходит через систему за неделю или месяц в разрезе типов задач или классов сервисов (дорожек на доске). Значение пропускной способности позволяет понять насколько возможности команды соответствуют объему поступающих задач, а также прогнозировать сроки завершения проекта или выпуска следующего релиза.

Распределение карточек

График показывает распределение карточек в соответствии с разными категориями, такими как: владелец, ответственный, участник, колонка, размер, метка. В графиках отображаются те карточки, которые сейчас находятся на текущем пространстве.

Пожалуй, самыми полезными являются графики по типу карточек и карточкам сделанным в срок.

Время цикла

График отображает процесс решения каждой задачи и показывает время, проведённое ей на каждом этапе. В легенде можно найти информацию о средних значениях прохождения этапа. На картинке приведён пример графика из которого следует, что в среднем каждая карточка проводит 21 час в очереди, в то время как для её решения (Code / IN PROGRESS) требуется всего 4.

Время разрешения блокировок

Данный график один из инструментов для управления рисками. Он отображает суммарное время блокировки для конкретной задачи. Анализ блокировок помогает выявить и устранить их причины и ускорить время выполнения задач.

По горизонтальной оси отображаются задачи, которые были заблокированы (их номера чёрные) или заблокированы сейчас (красные). При наведении на график выводится подсказка с информацией о карточке и причинах блокировки.

Отчёты для Scrum

Kaiten поддерживает Scrum и предлагает несколько стандартных для фреймворка отчетов: Burndown, Velocity (для команды в целом и по исполнителям) и список задач вошедших в спринт.

Скорость по участникам

Для тех, кто не использует scrum, но хочет оценить изменение производительности во времени может использовать этот отчёт

Ещё раз о метриках

Не нужно использовать все доступные метрики. Выберите лишь те, которые помогут вам принимать управленческие решения и совершенствовать процессы в вашей компании.

Начните с наиболее простых метрик — кумулятивного потока и контрольного графика, обратите внимание на аномалии на этих графиках, постарайтесь понять их причины и устраните их. Изменяя процесс небольшими шагами можно добиться существенных улучшений процессов. Метрики могут быть отличным помощником на этом пути и помогут убедиться в том, что вы двигаетесь в нужном направлении.