Как перенести задачи из Trello в Kaiten

В связи с уходом Trello с рынка, многие пытаются перенести свои задачи в Kaiten с помощью автоматического импорта. Поскольку большое количество операций происходит единовременно, нагрузка на нашу инфраструктуру очень высокая. Поэтому импорт может занять больше времени чем обычно.

Следуйте инструкции, а дальше Kaiten все сделает и оповестит вас по почте, когда импорт будет завершен 💜

Обратите внимание, если у вас уже нет доступа к вашему аккаунту Trello вы не сможете перенести данные в Кайтен, так как необходима авторизация в вашем аккаунте и доступ к данным для возможности их переноса в Кайтен.

В этой инструкции мы расскажем как перенести доски и задачи в Kaiten из Trello всего за 7 шагов.

Вы можете посмотреть короткий видеоролик или прочитать инструкцию далее.

Шаг 1. Создайте пустое пространство в Kaiten

Для этого нажмите на значок «Меню» в левом верхнем углу.

После этого наведите курсор на графу «Пространства» и нажмите на плюс, а затем на «Создать новое пространство».

Назовите свое пространство и нажмите «Создать».

Шаг 2. На пустом пространстве сверху нажмите «Добавить»

Далее вы можете выбрать, что добавлять. В данном случае нужна ваша доска из другого сервиса, поэтому выбираем «Импортировать».

Шаг 3. Выберите, откуда нужно произвести импорт

В данном случае — Trello.

Обратите внимание, что в мобильном приложении нет возможности импорта из Trello. Пожалуйста, перейдите в веб версию для переноса данных. После вы сможете продолжить работу в приложении.

Шаг 4. Дайте Kaiten доступ к доскам Trello

Пройдите авторизацию в Trello и нажмите «Разрешить». Trello пришлет вам уведомление, затем можно без проблем начинать импорт.

Шаг 5. Выберите доску, которую хотите перенести в Kaiten

Кликните на один из предложенных вариантов в появившемся списке.

Если вы хотите перенести из Trello архивные карточки, то поставьте галочку в соответствующем поле.

Обратите внимание, что если вы архивировали в Trello целые колонки, то карточки с них не перенесутся. Чтобы архивные карточки импортировались в Kaiten, колонка должна физически присутствовать на доске в Trello.

Шаг 6. При необходимости замените типы колонок

Типы колонок — это «Очередь», «В работе» и «Готово». По умолчанию Kaiten проставит вашим колонкам типы, аналогичные тем, что были в Trello. При желании вы можете отредактировать тип ваших колонок на этом этапе.

Если вам не нужно ничего менять, то просто нажмите «Далее».

Шаг 7. Укажите почты сотрудников, которые работали на вашей доске в Trello

Это один из самых важных шагов для корректного импорта данных.

Trello не предоставляет доступа к почтам членов команды, поэтому нужно ввести их вручную на стадии импорта. Соотнесите имена пользователей и их почты.

Это важно сделать, чтобы все данные внутри карточек (комментарии, участники и пр.) перенеслись от имени нужных сотрудников, а не от имени того пользователя, который выполняет импорт.

Нажимаем «Начать импорт» и запускаем процесс.

Далее импорт происходит автоматически

Важно! Во время импорта данных не закрывайте вкладку браузера — сессия должна быть открыта.

Как только доска будет перенесена, Kaiten пришлет уведомление на вашу почту.

В связи с повышенной загруженностью Kaiten импорт может длиться немного дольше, чем обычно. Просим вас проявить терпение и НЕ перезапускать импорт заново. Это может увеличить нагрузку на сервис, и срок ожидания будет дольше.

Важные нюансы при импорте данных из Trello в Kaiten

Вам нужно будет отправить приглашение в импортированным пользователям. Kaiten не может отправить приглашение пользователям, почты которых вы добавили при импорте. Чтобы они могли войти в аккаунт:
- Они могут выполнить вход через главную страницу сайта kaiten.ru. Нажать на «Вход», ввести свою почту и PIN-код, который на нее придет.
- Либо вы можете отправить им ссылку на ваш аккаунт в Kaiten из браузерной строки. Например, https://domain.kaiten.ru

Файлы из карточек Trello перенесутся в Kaiten в формате файлов, только если они были прикреплены в Trello с устройства. Что касается файлов формата (trello attachments), они прикрепляются к карточкам в формате ссылок на Trello.
В результате импорта в карточки Кайтена переносятся только поля с типом ‘date’, ‘list’, ‘number’, ‘text’.
В Kaiten карточка считается выполненной, когда она находится в колонке с типом «Готово». Поэтому если карточки в Trello не находились в колонке аналогичного типа, и при этом прошел их срок выполнения, то значок срока подсветится красным.

Что делать если несколько досок оказались на одном пространстве в Kaiten?

Если вы импортировали несколько досок из Trello на одно пространство в Kaiten, то вы можете разнести их по отдельным пространствам.

Для этого наведите курсор на доску и нажмите на три точки в правом верхнем углу.

Выберите «Переместить доску на другое пространство».

Выберите пространство, на которое хотите переместить доску, или создайте новое пространство, написав его название в строке ввода.

Затем нажмите «Создать пространство и переместить доску», если вы создаете новое пространство.

Готово! Доска переместилась на ваше новое пространство.

👉 Что можно делать с досками в Kaiten после импорта, вы можете узнать в статье: Как навести порядок с процессами при переходе из Trello в Kaiten

Эти статьи помогут вам быстрее адаптироваться к Kaiten и ответят на ваши вопросы:

👉 Чем пространство отличается от доски

👉 Как разграничить доступ пользователей к доскам

👉 Какие бывают типы колонок, и зачем они нужны

👉 Как включить автоархивацию карточек

👉 Как управлять Timeline

👉 Про уведомления и подписку на колонки

👉 Какие еще есть возможности в Kaiten