Настройка доступа к документам

Раздел Документы не привязан к пространствам и права доступа на пространствах не коррелируют с правами в этом разделе. Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других.

Даже владелец аккаунта может не иметь доступа к папке/документу другого пользователя.

В этой статье вы узнаете:

какие роли пользователей есть в Документах;
как открыть доступ для всех участников команды или только для избранных пользователей;
как поделиться документом с людьми, которые не используют Кайтен.

Роли пользователей в разделе Документы

В Документах есть три роли:

Администратор — может создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.
Редактор — может создавать, редактировать, удалять, делиться ссылкой.
Комментатор — может видеть и копировать содержимое документов.

Важно! Удалять документы могут только администраторы этих документов, а также авторы документов (даже если они перестали быть администраторами). Администратор пространства не может удалить документ другого пользователя, если у него нет соответствующих прав на документ/папку.

Также пользователи аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей» могут назначать в документах Настраиваемые роли — это уникальные роли, которые создают сами пользователи аккаунта. По своим правам они могут отличаться от стандартных.

Регулирование доступа к документам и папкам

У каждой папки и документа можно настроить доступ. Чтобы предоставить доступ к папке или к документу, нажмите на кнопку «Пользователи». В правой части экрана откроется панель с настройками.

По умолчанию у новых документов и папок установлен доступ только для приглашенных пользователей. Чтобы пригласить пользователя к документу или папке нажмите на значок в верхнем углу экрана и выберите пользователей, которых хотите добавить.

Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании (кроме гостей)» — документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам.

По умолчанию всем пользователям дается роль «Комментатора», но по желанию вы можете предоставить им другие права. Для этого установите доступ «Все пользователи» и выберите, какую роль в документе или папке будут иметь все пользователи аккаунта:

Если хотите дать кому-то из пользователей роль с более высокими доступами, то добавьте его в документ и назначьте соответствующие права.

Например, вы дали всем пользователям доступ «комментатора», но кого-то хотите сделать «редактором». Тогда добавьте его в документ и дайте роль редактора.

Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи» — никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его роль: администратор, редактор, комментатор.

По умолчанию новые пользователи добавляются в роли комментатора. То есть не могут редактировать документы и папки. Вы можете отредактировать права пользователя, нажав на него и выбрав нужную роль.

Обратите внимание: в иерархии документов (папка — внутри нее документы/другие папки) всегда отдается приоритет максимальной роли. Например у вас есть Большая папка, внутри нее Документ 1 и Документ 2. Если вы предоставили пользователю доступ «Редактор» ко всей папке, а к Документу 1 у него доступ «Комментатор», то он сможет редактировать и саму папку, и Документ 1, и Документ 2, и последующие документы/папки, которые будут добавлены в Большую папку. С другой стороны, если вы дали пользователю доступ «Комментатор» к самой папке, а к Документу 1 дали доступ «Редактор», то пользователь сможет редактировать Документ 1, но не сможет редактировать саму папку или Документ 2.

Документы и папки, к которым у пользователя есть доступ, отображаются у него в левом боковом меню в разделе Документы.

Также вы можете скопировать ссылку, чтобы поделиться ей с коллегами или прикрепить в карточку:

Кто может настраивать доступы к Документам

Чтобы сотрудники могли приглашать других пользователей аккаунта к Документам, в ваших настройках аккаунта, а именно в настройках аутентификации, должен быть проставлен соответствующий доступ:

👉 Регулирование возможности участников компании приглашать друг друга на пространства

А добавлять в Документы новых людей, которых еще нет в вашем аккаунте, могут только пользователи, у которых есть права на «Приглашение новых пользователей в аккаунт компании» или доступ к административному разделу «Пользователи».

👉 Настройка прав пользователей

Публичный доступ к документам

Вы можете делиться документами с теми, кто не использует Kaiten.

Для этого есть функция публичного доступа:

Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу документа.
Переключите тумблер «Публичный доступ».
Скопируйте Публичную ссылку.

Перейдя по этой ссылке, любой человек сможет открыть и прочитать документ. Возможности для редактирования документа у него при этом не будет.

Внимание! Для публичного доступа отправляйте именно Публичную ссылку.

А Ссылкой на документ вы можете делиться с теми, у кого открыт доступ к документу, например добавлять её в карточки или отправлять в другие мессенджеры для быстрого доступа, а не поиска в списке Документов.