Настройка доступа к документам
Документы — это один из видов рабочих элементов в Кайтен. Каждый пользователь может создавать и работать со своими документами, приглашая и наделяя правами доступа других.
Даже владелец аккаунта может не иметь доступа к папке/документу другого пользователя.
В этой статье вы узнаете:
какие роли пользователей есть в Документах;
как открыть доступ для всех участников команды или только для избранных пользователей;
как настраиваются доступы к документам, которые «вложены» в другие рабочие элементы;
кто может настраивать доступ к документам;
как поделиться документом с людьми, которые не используют Кайтен.
Роли пользователей в Документах
В Документе есть три основные роли:
Администратор — может создавать, редактировать, делиться ссылкой, передавать и редактировать права доступа к документу, удалять его.
Редактор — может создавать, редактировать, удалять, делиться ссылкой.
Комментатор — может видеть и копировать содержимое документов.
Важно! Удалять документы могут только администраторы этих документов, а также авторы документов (даже если они перестали быть администраторами).
Также пользователи аккаунтов с подключенным модулем «Группы пользователей» могут назначать в документах Настраиваемые роли — это уникальные роли, которые создают сами пользователи аккаунта. По своим правам они могут отличаться от стандартных.
Регулирование доступа к документам и папкам
У каждой папки и документа можно настроить доступ. Чтобы предоставить доступ к папке или к документу, нажмите на кнопку «Пользователи». В правой части экрана откроется панель с настройками.
По умолчанию у новых документов и папок установлен доступ только для приглашенных пользователей. Чтобы пригласить пользователя к документу или папке нажмите на значок в верхнем углу экрана и выберите пользователей, которых хотите добавить.
Если вы выберете вариант «Все пользователи в компании (кроме гостей)» — документ или папку увидят все активные пользователи компании, независимо от доступа к пространствам.
По умолчанию всем пользователям дается роль «Комментатора», но по желанию вы можете предоставить им другие права. Для этого установите доступ «Все пользователи» и выберите, какую роль в документе или папке будут иметь все пользователи аккаунта:
Если хотите дать кому-то из пользователей роль с более высокими доступами, то добавьте его в документ и назначьте соответствующие права.
Например, вы дали всем пользователям доступ «комментатора», но кого-то хотите сделать «редактором». Тогда добавьте его в документ и дайте роль редактора.
Если вы выберете вариант «Только приглашенные пользователи» — никто не увидит документ или папку, пока вы сами не добавите участников. Для каждого добавленного участника можно настроить его роль: администратор, редактор, комментатор.
По умолчанию новые пользователи добавляются в роли комментатора. То есть не могут редактировать документы и папки. Вы можете отредактировать права пользователя, нажав на него и выбрав нужную роль.
Документы и папки, к которым у пользователя есть доступ, отображаются у него в левом боковом меню. Также вы можете скопировать ссылку, чтобы поделиться ей с коллегами или прикрепить в карточку:
Доступ к документам, которые вложены в другие рабочие элементы
Вы можете создавать как отдельные документы, так и «прикреплять» документы к другим рабочим элементам, то есть вкладывать их в папки, пространства и Story maps. Например, у вас есть рабочее пространство, а к нему привязано несколько документов с рабочими инструкциями.
В таком случае доступ к документу получат те же пользователи, которые имеют доступ к главенствующему элементу, и в той же роли.
Например, если пользователь имеет роль «Администратор» на корневом пространстве, то он также будет иметь доступ администратора ко всем документам, которые в него вложены.
Соответственно, если пользователь имеет роль «Комментатора» в главенствующему элементу, то он также сможет только просматривать и комментировать вложенные в него документы.
При необходимости вы можете отдельно предоставить пользователю более высокую роль к вложенному документу.
👉 Подробнее в инструкции Система доступов и навигации в Kaiten
Кто может настраивать доступы к Документам
Чтобы сотрудники могли приглашать других пользователей аккаунта к Документам, в ваших настройках аккаунта, а именно в настройках аутентификации, должен быть проставлен соответствующий доступ:
👉 Регулирование возможности участников компании приглашать друг друга на пространства
А добавлять в Документы новых людей, которых еще нет в вашем аккаунте, могут только пользователи, у которых есть права на «Приглашение новых пользователей в аккаунт компании» или доступ к административному разделу «Пользователи».
👉 Настройка прав пользователей
Публичный доступ к документам
Вы можете делиться документами с теми, кто не использует Kaiten.
Для этого есть функция публичного доступа:
Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу документа.
Переключите тумблер «Публичный доступ».
Скопируйте Публичную ссылку.
Перейдя по этой ссылке, любой человек сможет открыть и прочитать документ. Возможности для редактирования документа у него при этом не будет.
Внимание! Для публичного доступа отправляйте именно Публичную ссылку.
А Ссылкой на документ вы можете делиться с теми, у кого открыт доступ к документу, например добавлять её в карточки или отправлять в другие мессенджеры для быстрого доступа, а не поиска в списке Документов.