Публичный доступ к пространствам, папкам и Story Map

Вы можете отправить ссылку заказчику или партнеру, чтобы он мог посмотреть структуру проекта, карточки и статусы — без входа в Кайтен. А также поделиться пространством с друзьями или в социальных сетях, если сделали удобную доску и хотите о ней рассказать.

Публикация открывает безопасный доступ к вашим материалам, а вы сами решаете, что и на какой срок сделать видимым.

Как открыть публичный доступ

1. Откройте нужное пространство, папку или Story Map.

2. Нажмите «Поделиться» в правом боковом меню под аватаркой.

3. Переместите флажок в пункте «Публичный доступ».

2. Вы можете установить дату, после которой ссылка перестанет работать. Это удобно, если хотите ограничить доступ во времени.

3. Скопируйте ссылку и отправьте её внешнему пользователю.

Отображение опубликованной сущности

• Пользователь по ссылке видит только содержимое, но не может ничего редактировать или перемещать.

• Все персональные данные скрыты: имена, логины и аватарки участников не отображаются.

• В публичных пространствах доступны все режимы: список, таблица, таймлайн, календарь и архив.

5. Карточки можно открыть и просмотреть: видны метки, тип, срок, описание. Комментарии недоступны.

Как добавить публичную сущность к себе в аккаунт

Вы можете быстро копировать публичные пространства в свой аккаунт. Если вы нашли удобную структуру у другого пользователя, импортируйте ее к себе — со всеми папками, документами, Story Map и карточками. Это сократит время на настройку и поможет запускать процессы быстрее.

В Kaiten для этого есть два способа:

• через кнопку «Импортировать к себе»;

• через кнопку «Скопировать ссылку».

Как импортировать через кнопку «Импортировать к себе»

1. Откройте публичное пространство.

2. Нажмите кнопку «Импортировать к себе».

3. В диалоговом окне в пустое поле вставьте ссылку пространство или папку, куда хотите скопировать сущность, или на аккаунт, если хотите копировать пространство в корень сущностей.

4. Нажмите «Продолжить».

5. После этого откроется ваш аккаунт и окно, где в строке «Оригинальный файл» будет ссылка на то пространство, которое вы импортируете себе, а в строке «Положит в» — место, куда вы его импортируете.
   Если вы захотите поменять расположение импортируемого пространства, то нажмите на символ крестика в строке «Положить в» и выберите другую сущность.

5. Нажмите «Импортировать.

Импорт может занять некоторое время, если в пространстве много карточек и досок.

После завершения импорта придет уведомление и вы увидите у себя копию пространства.

Как импортировать через кнопку «Скопировать ссылку»

1. Скопируйте публичную ссылку.

При импорте перенесутся все вложенные элементы в публичной сущности: пространства, папки, документы, Story Map и карточки.

2. Выберите, куда импортировать:

• в существующую папку;

• в корневое меню;

• как вложенность в текущее пространство.

Для этого нажмите «+» → «Импортировать».

3. В окне импорта выберите «Импорт публичной сущности Kaiten».

4. Вставьте скопированную ссылку и нажмите «Импортировать»

5. Дождитесь, пока закончится импорт.

Все текущие процессы будут отражаться в окне импорта:

• После завершения вам придет уведомление.

Что копируется и не копируется при импорте

Копируется:

• структура публичной сущности: пространства, вложенные папки, документы и Story Map;

• дорожки, колонки, подколонки — вся структура пространств;

• карточки со всеми вложениями и блокировками;

• связи в карточках;

• основные поля в карточках: сроки, метки, чек-листы, описание и т.д.

Не копируется:

• пользовательские поля в карточках, например: поле типа формула, коллективная оценка, голосование и другие;

• комментарии в карточках;

• ответственные и участники — заказчиком карточки станет пользователь, который запустил импорт.

Готовые пространства, которые можно скопировать

Мы подготовили несколько публичных пространств, которые можно сразу импортировать в свой Kaiten — попробуйте:

• Для скрам-команды

• Дашборд руководителя

• Отдел продаж

• HR-процессы

Расскажите, какие шаблоны будут полезны вашей команде, а мы соберем их вместе с экспертами и поделимся с вами — пройдите короткий опрос.