Права на редактирование корня меню

В этой инструкции расскажем про настройку прав пользователей на создание и перемещение элементов в корне меню и внутри иерархии элементов.

Это поможет предотвратить хаотичные изменения структуры главного меню и иерархических структур, избежать ошибок с доступами к рабочим элементам и навести порядок в вашем аккаунте.

Основные понятия

Рабочие элементы — это папки, пространства, документы и Story maps.

Иерархия (узел) — это группа элементов, в которой один из элементов является верхнеуровневым, а остальные — вложенными в него. Внутри одной иерархии могут быть также вложены и другие иерархии.

Элементы в корне меню — это элементы или иерархии, которые находятся на самом высоком уровне иерархии. Они расположены на первом уровне в главном меню аккаунта (левая навигационная панель).

Роли пользователей — фиксированные наборы прав пользователя или группы в рабочем элементе или иерархии.

❗️Доступ (роль) к главенствующему элементу иерархии определяет доступ к вложенным элементам внутри него. Перемещая рабочие элементы и вкладывая их друг в друга, вы также изменяете параметры доступов к этим элементам.

В аккаунтах без модуля «Группы пользователей»

Пользователи с ролью «Администратор» могут создавать и перемещать элементы в корне меню, перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль, выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль.

Пользователи с ролью «Редактор» могут создавать и перемещать элементы в корне меню, перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль, выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль.

Пользователи с ролью «Комментатор» могут только просматривать иерархию, в которую они добавлены, и элементы внутри нее. Прав на создание и любое перемещение элементов в иерархии у комментаторов нет.

В аккаунтах с подключенным модулем «Группы пользователей»

Если в аккаунте подключен модуль «Группы пользователей», можно детально регулировать доступ к редактированию корня меню. Это поможет ограничить круг лиц, которые смогут изменять текущий вид основной навигационной панели.

Роль «Редактор в корне меню» позволяет создавать новые элементы в корне меню (через кнопку «Плюс») и перемещать их.

По умолчанию эта роль выдана всем пользователям аккаунта. Вы можете это изменить.

Настройка прав на перемещение и создание элементов в коне меню

По умолчанию все пользователи аккаунта могут перемещать и создавать новые элементы в корне меню. Чтобы это изменить:

• Перейдите в административный раздел «Пользователи» → вкладка «Группы».

• Откройте редактирование группы «Все пользователи» → вкладку «Пространства».

• Если напротив значения «Корень меню» указана роль «Редактор в корне меню», то все пользователи могут создавать новые элементы в корне и перемещать их. Чтобы забрать это право у всех пользователей вы можете полностью удалить этот доступ, нажав на крестик.

  (Далее расскажем, как выдать соответствующие доступы избранным пользователям).

Чтобы предоставить доступ к созданию и перемещению элементов в корне меню избранным пользователям вернитесь в административный раздел «Пользователи» → вкладка «Группы».

• Создайте новую группу для людей, которые смогут редактировать корень меню (либо откройте настройки уже существующей группы с нужными пользователями).

• Перейдите во вкладку «Пространства» и добавьте в список «Корень меню».

• В роли укажите — «Редактор в корне меню».

Таким образом вы ограничите права на редактирование корня меню для всех пользователей аккаунта и дадите разрешение на создание новых элементов в корне и их перемещение только нужным людям.

Ограничение прав только на создание или только на перемещение в корне меню.

На корень меню можно назначать настраиваемые роли, в которых будет доступно только создание или только перемещение.

Например, на картинке ниже роли доступно только создание в корне. То есть он может добавлять новые элементы в корень, но перемещать их и идругие элементы корня не может.

Настройка прав на перемещение рабочих элементов внутри и за пределы иерархии для настраиваемых ролей

В аккаунтах с модулем «Группы пользователей» можно детально регулировать доступы на перемещение рабочих элементов внутри и за пределы любых иерархий с помощью настраиваемых ролей.

В разделе «Пользователи» во вкладке «Роли» вы можете создать роль с уникальными настройками.

• Разрешение «Создание» дает возможность создавать новые элементы внутри иерархии, а также переносить в эту иерархию ранее созданные элементы.

• Разрешение «Перемещение внутри иерархии» дает возможность перемещать рабочие элементы в пределах иерархии, на которую назначена роль.

  (Например, менять порядок документов внутри одной папки, но не выносить из неё)

• Разрешение «Перемещение за пределы иерархии» дает возможность выносить рабочие элементы за пределы иерархии, на которую назначена роль. При этом в новой иерархии, куда пользователь хочет перенести элемент, у него должны быть права на создание. Если он хочет вынести элемент в корень меню, то должен быть доступ на создание элементов в корне.

Выдавать подобные разрешения можно как для всех типов рабочих элементов единовременно, так и по отдельности (для папок, пространств, документов и Story maps).

• Если хотите выдать роли разрешение сразу ко всем элементам, прожмите галочку в списке «Разделы»;

• Если хотите выдать роли разрешение к конкретным типам элементов, то проставьте галочки только в соответствующих списках.

Популярные кейсы на примере

На скриншоте представлены:

• корневая «Папка Б» с иерархией вложенных документов;

• корневая «Папка А» со вложенной «Папкой В» и вложенными документами.

Далее разберем несколько вариантов перемещений и какие доступы для них нужны.

Чтобы переместить «Папку А» выше «Папки Б», нужно:

• разрешение на перемещение в корне меню, так как меняется основная структура навигационного меню;

• разрешение на перемещение папки внутри иерархии в «Папке А».

Чтобы переместить «Документ А-1» в «Папку В», нужно:

• разрешение на перемещение документа внутри иерархии в «Папке А».

Чтобы переместить «Документ А-1» в «Папку Б», нужно:

• разрешение на перемещение документа за пределы иерархии в «Папке А», так как мы выносим документ из папки;

• разрешение на создание документа в «Папке Б», так как перемещение происходит за пределы текущей иерархии.

Чтобы переместить «Документ А-1» в корневое меню, нужно:

• разрешение на создание элементов в корне меню;

• разрешение на перемещение документа за пределы иерархии в «Папке А».

Чтобы переместить «Папку Б» в «Папку А» нужно:

• разрешение на перемещение в корне меню, так как меняется основная структура навигационного меню;

• разрешение на перемещение папки за пределы иерархии в «Папке Б»;

• разрешение на создание папки в «Папке А».