Модуль «Учет времени»
«Учет времени» позволяет сотрудникам фиксировать время, затраченное на выполнение задач, а руководителям — видеть загрузку подчиненных. Этот модуль поможет вам лучше контролировать распределение рабочего времени и планировать сроки.
Возможности модуля
Таймер в карточках и на рабочем пространстве.
В разделе «Учет времени» можно посмотреть записи учета времени за нужный период и отсортировать их по сотрудникам, меткам, доскам и другим параметрам.
Отчет о затраченном времени можно скачать в виде таблицы Excel.
Модуль доступен в платных тарифах Kaiten.
В этой статье вы узнаете:
Как фиксировать время затраченное на работу с карточкой;
Как посмотреть затраченное время сотрудников и кто имеет доступ к этой информации;
Как посмотреть затраченное время по конкретной задаче;
Как посмотреть свое затраченное время;
Как редактировать записи о затраченном времени.
Фиксация времени, затраченного на работу с карточкой (запуск таймера)
Если у вас подключен модуль, то каждый сотрудник может фиксировать, сколько времени у него ушло на работу с карточкой.
Для этого нужно:
Открыть карточку, нажать на иконку с треугольником в верхней части карточки.
В появившемся окне выбрать дату и время начала отчета.
Нажать «Запустить таймер»
Дополнительно также можно указать:
Комментарий — описать что именно сотрудник делал в это время.
Роль — если в карточке несколько участников, сотрудник может указать в какой роли он работал, например, «Дизайнер», «Верстальщик» и т.д. Так руководитель сможет в конце понять, какой тип работы по карточке сколько времени занял.
❗️Не путайте Роли пользователей на пространстве с Ролями для учета времени.
Роли для Учета времени работы с карточкой может создать пользователь с правами доступа к Административному разделу «Роли пользователей»:
После запуска таймера пользователь будет видеть отсчет времени на верхней панели Кайтена.
Чтобы остановить таймер, нажмите на табло с затраченным временем в карточке или на верхней панели.
В появившемся окне нажмите «Остановить таймер и сохранить»
Чтобы данные о времени работы с карточками были точными, договоритесь с командой, что каждый сотрудник должен включать таймер каждый раз, когда начинает работу над задачей, и выключать его, если работа завершена или приостановлена.
Если кто-то забыл вовремя выключить или включить таймер, то запись о затраченном времени можно отредактировать.
Просмотр затраченного времени сотрудников
Просматривать записи о затраченном времени сотрудников можно как в самой карточке (непосредственно по данной задаче) так и в административном разделе «Учет времени» по всем задачам сразу.
Также есть отдельный раздел, где можно посмотреть своё затраченное время и скачать соответствующий отчет.
Просмотр записей о затраченном времени в карточках
Если вы запускаете таймер работы с задачей, в карточке появляется поле с информацией о затраченном времени:
По умолчанию участники задачи видят внутри карточки только учет своего времени. Но вы можете предоставить некоторым или всем сотрудникам возможность видеть записи других пользователей тоже.
Для этого у вас должен быть доступ к Административному разделу «Пользователи» и «Учет времени»:
В левом боковом меню зайдите в административный раздел «Пользователи»
Выберите пользователя, которому хотите предоставить доступ, и нажмите «Редактировать»
Поставьте галочку напротив пункта «Чтение записей коллег в разделе карточки "Учет времени"»
Активируя доступ, вы предоставляете пользователю возможность увидеть записи всех сотрудников, работавших над карточкой.
Просмотр записей о затраченном времени в административном разделе «Учет времени»
Для этого у вас должен быть доступ к Административному разделу «Учет времени». По умолчанию он доступен только владельцу аккаунта. Владелец или коллеги с соответствующим доступом могут предоставить доступ к «Учету времени» другим участникам команды в разделе «Пользователи»:
Если у вас есть доступ, то вы можете просматривать все записи о затраченном времени всех пользователей аккаунта.
Откройте левое боковое Меню → Учет времени.
Там вы будете видеть записи времени всех пользователей. Данные можно отфильтровать по пространствам, сотрудникам, меткам, доскам, колонкам и периоду времени.
Например:
посмотреть, сколько времени конкретный сотрудник работал над задачами на текущей неделе;
узнать, сколько времени у сотрудников заняли задачи определенного типа;
зафиксировать, сколько времени ушло на выполнение задач в текущем спринте.
и так далее.
Отфильтрованную информацию также можно скачать в формате отчета в Excel.
Посмотреть общее время работы над конкретной задачей
Чтобы увидеть общее время работы над задачей:
Откройте нужное пространство и зайдите в раздел «Таблица»
В настройках полей поставьте галочку напротив «Суммарное время».
Также колонка «Суммарное время» есть в сводном отчете и в архиве. Нужно прокрутить таблицу вправо, чтобы ее увидеть.
Просмотр своего затраченного времени
Откройте левое боковое Меню → «Личное» → вкладка «Учет времени».
Таблица показывает, сколько времени вы потратили на задачи в каждый конкретный день. А для пользователей, у которых есть доступ к Ресурсному планированию, таблица также отображает запланированные трудозатраты в разбивке по дням.
Это поможет вам лучше понимать вашу рабочую загрузку и планировать сроки.
С помощью фильтров вы можете выбрать период, за который будут учтены данные. Например, за неделю, за месяц или за указанный промежуток дат.
Слева — отображаются ваши задачи.
В колонке «План» показано общее количество часов (трудозатрат) запланированное на эту задачу в Ресурсном планировании на указанный период.
В колонке «Факт» показана фактическая сумма часов, которые вы потратили на работу над задачей в указанный промежуток времени.
Далее показано распределение вашего рабочего времени в разбивке по дням:
черным цветом отмечены фактически отработанные и учтенные часы;
серым цветом показано количество трудозатрат, которое было запланировано на эту дату в Ресурсном планировании.
Внизу таблицы есть две сводные строки:
Фактическое время — показывает сумму учтенных часов по всем задачам.
Запланированное время — показывает сумму запланированных часов по всем задачам.
Здесь же вы можете скачать отчет о своем затраченном времени в формате Exсel. Для этого нажмите на кнопку «Скачать» в правом верхнем углу экрана.
Редактирование записи о затраченном времени
Если вы забыли вовремя выключить или включить таймер, то запись о затраченном времени можно отредактировать.
Редактирование записи о затраченном времени в карточке
Откройте карточку, нажмите на кнопку с тремя точками, в выпадающем меню выберите пункт «Учет времени».
В открывшемся окне можно изменить или добавить запись.
Если вам нужно отредактировать запись, то нажмите на строчку с записью, отредактируйте данные и нажмите «Сохранить».
Если вам нужно создать новую запись, нажмите на кнопку «Записать время», внесите данные и нажмите «Добавить».
Редактирование записи о затраченном времени в таблице
Также вы можете редактировать свои записи о затраченном времени в Таблице с учетом вашего затраченного времени: левое боковое меню — «Личное», вкладка — «Учет времени».
Нажмите на ячейку с нужной задачей и датой, выберите запись, которую хотите отредактировать, или добавьте новую и укажите количество часов.
