Иерархия ролей внутри группы рабочих элементов
Обычно в компании есть несколько команд или сотрудников, выполняющих разные функции. Каждому сотруднику не обязательно (а чаще даже не желательно) видеть всю информацию о работе всех отделов и сотрудников.
Им нужно:
либо видеть и изменять только ту информацию, которая касается конкретно их задач;
либо обмениваться информацией с сотрудниками и командами, с которыми у них есть смежные области работы.
В Кайтене можно разграничить доступ разных сотрудников к информации с помощью:
создания рабочих областей для разных отделов и направлений компании,
наделения пользователей специальными ролями.
Разберем подробнее.
Глобально в Kaiten существует 5 ролей пользователей:
владелец;
администратор;
редактор;
комментатор;
гостевой пользователь.
В каждом рабочем элементе (на разных пространствах, папках, документах и стори мэпах) у пользователя может быть своя роль, независимо от других элементов. Например, на одном пространстве пользователь можем быть администратором, а на другом — только комментатором.
👉 Подробнее читайте в инструкции «Роли пользователей»
В аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников к пространствам, доскам, задачам, документам, стори мэпам.
Например, пользователю с ролью Редактора на пространстве доступны все функции, кроме удаления досок и колонок, настройки интеграций и административного раздела.
А вы можете создать свою роль, например, «Рядовой сотрудник», который сможет редактировать и перемещать карточки на пространстве, но при этом не сможет настраивать автоматизации и запреты или редактировать доски.
👉 Подробнее читайте в инструкции «Настраиваемые роли пользователей».
Вы можете выдать пользователю любую роль:
в корне меню;
на пространстве;
в папке или документе;
в Story map.
Для этого:
Откройте нужный рабочий элемент (пространство, папку, документ или Story map);
Нажмите на кнопку «Пользователи» (а на пространстве на на иконку с пользователями в правом верхнем углу);
Добавьте нового пользователя или выберете из тех, что уже добавлены;
Укажите нужную роль.
Обратите внимание, что Роль пользователя наследуется от главенствующего элемента ко вложенным.
Если пользователь имеет роль «Администратор» на корневом пространстве, то он также будет иметь доступ администратора ко всем элементам, которые в него вложены.
Соответственно, если пользователь имеет роль «Комментатора» в главенствующему элементу, то он также сможет только просматривать и комментировать вложенные в него элементы.
При необходимости вы можете отдельно предоставить пользователю более высокую роль к вложенному элементу.
Таким образом вы можете создавать иерархию доступов к информации для определенных отделов и команд внутри компании.
Например, можете создать папку «Development» для команды разработки. Внутрь нее добавить нужные пространства, документы и папки. Предоставляя пользователям роли внутри папки, вы автоматически даете им такие же роли ко всему содержимому.
Обратите внимание, что в иерархии наследования приоритет имеет уровень доступа «Пользователю доступны только те карточки, в которых он участник или владелец», но только в том случае, если в текущем пространстве для пользователя не задан иной уровень доступа напрямую.
Рассмотрим на примере такой иерархии:
Если у пользователя в пространстве А — Роль с ограничением доступа только к своим карточкам, а в Б — Роль Администратор, тогда В — наследует роль с пространства А (ограничение доступа только к своим карточкам).
В таком случае вы можете назначить отдельную роль для пользователя на пространстве В, либо снять ограничение на пространстве А.
Перемещение элементов
Перемещая рабочие элементы и вкладывая их друг в друга, вы также изменяете параметры доступов к этим элементам. Следите за тем, чтобы у пользователей были нужные доступы к главенствующему элементу.
Важно! При удалении пользователя из главенствующего рабочего элемента, он также потеряет доступ ко всем вложенным в него элементам.
