Иерархия ролей внутри группы рабочих элементов

Обычно в компании есть несколько команд или сотрудников, выполняющих разные функции. Каждому сотруднику не обязательно (а чаще даже не желательно) видеть всю информацию о работе всех отделов и сотрудников. 

Им нужно:

• либо видеть и изменять только ту информацию, которая касается конкретно их задач;

• либо обмениваться информацией с сотрудниками и командами, с которыми у них есть смежные области работы.

В Кайтене можно разграничить доступ разных сотрудников к информации (пространствам, документам, Story maps) с помощью:

• создания рабочих областей для разных отделов и направлений компании,

• наделения пользователей специальными ролями.

Разберем подробнее. 

В этой статье вы узнаете:

• Какие роли пользователей есть в Kaiten;

• Как настроить иерархию доступов внутри группы рабочих элементов.

Какие есть роли пользователей в Kaiten

Глобально в Kaiten существует 5 ролей пользователей:

В каждом рабочем элементе (на разных пространствах, папках, документах и стори мэпах) у пользователя может быть своя роль, независимо от других элементов. Например, на одном пространстве пользователь можем быть администратором, а на другом — только комментатором.

Важно: если вы являетесь создателем аккаунта в Кайтене, имеете доступ ко всем административным разделам, вы все равно можете иметь роль “только чтение” на пространстве, созданном другим пользователем.

Также важно: Администратор пространства и пользователь с правами доступа к административным разделом — это НЕ одно и то же. Про разницу между ними читайте в нашей инструкции.

👉 Подробнее читайте в инструкции «Роли пользователей»

Настраиваемые роли пользователей

В аккаунтах с модулем «Управление группами пользователей» можно создавать и настраивать свои собственные роли, что позволяет более гибко управлять доступами сотрудников к пространствам, доскам, задачам, документам, стори мэпам.

Например, пользователю с ролью Редактора на пространстве доступны все функции, кроме удаления досок и колонок, настройки интеграций и административного раздела.

А вы можете создать свою роль, например, «Рядовой сотрудник», который сможет редактировать и перемещать карточки на пространстве, но при этом не сможет настраивать автоматизации и запреты или редактировать доски.

👉 Подробнее читайте в инструкции «Роли пользователей»

Иерархия ролей внутри группы рабочих элементов

Вы можете выдать пользователю любую роль:

• в корне меню;

• на пространстве;

• в папке или документе;

• в Story map.

Для этого:

1. Откройте нужный рабочий элемент (пространство, папку, документ или Story map);

2. Нажмите на кнопку «Пользователи» (а на пространстве на на иконку с пользователями в правом верхнем углу);

3. Добавьте нового пользователя или выберете из тех, что уже добавлены;

4. Укажите нужную роль.

Обратите внимание, что Роль пользователя наследуется от главенствующего элемента ко вложенным.

Если пользователь имеет роль «Администратор» на корневом пространстве, то он также будет иметь доступ администратора ко всем элементам, которые в него вложены.

Соответственно, если пользователь имеет роль «Комментатора» в главенствующему элементу, то он также сможет только просматривать и комментировать вложенные в него элементы.

При необходимости вы можете отдельно предоставить пользователю более высокую роль к вложенному элементу.

Таким образом вы можете создавать иерархию доступов к информации для определенных отделов и команд внутри компании.

Например, можете создать папку «Development» для команды разработки. Внутрь нее добавить нужные пространства, документы и папки. Предоставляя пользователям роли внутри папки, вы автоматически даете им такие же роли ко всему содержимому.

Обратите внимание, перемещая рабочие элементы и вкладывая их друг в друга, вы также изменяете параметры доступов к этим элементам. Следите за тем, чтобы у пользователей были нужные доступы к главенствующему элементу.

Важно! При удалении пользователя из главенствующего рабочего элемента, он также потеряет доступ ко всем вложенным в него элементам.

Как изменить текущую роль пользователя

• откройте нужный рабочий элемент (папку, пространство, документ или Story map);

• нажмите на кнопку «Пользователи» (в Story maps, в папке или документе) или на фиолетовый значок «Пользователи» в правой части экрана (на пространствах);

• кликните на нужного пользователя и измените его роль на нужную.

При изменении роли в рабочем элементе важно учесть наследование ролей от главенствующих элементов ко вложенным:

• Если вы меняете роль в главенствующем элементе на более высокую (был комментатор, стал редактор), то во всех вложенных элементах роль пользователя тоже повысится;

• Если вы меняете в главенствующем элементе роль на более низкую (был редактор, стал комментатор), то во всех вложенных элементах роль пользователя тоже понизится);

• Если вы меняете роль во вложенном элементе на более высокую, а в главенствующем документе роль ниже, то у пользователя будет высокая роль только в одном вложенном элементе.

• Если вы меняете роль во вложенном элементе на более низкую, а в главенствующем элементе стоит более высокая, то роль не изменится.

Важный момент, изменить роль может только администратор или пользователь, с настраиваемой ролью, которая позволяет это делать.

Если рядом с аватаром пользователя вы видите значок G (гость), нужно предварительно изменить доступ пользователя к аккаунту на участника, так как он приглашен как гость. Инструкция: Гостевые пользователи: как добавить, как сделать гостя участником в аккаунте.