Документация и инструкции
Нерабочие дни
Если ваш сотрудник уйдет в отпуск, на больничный или возьмет отгул, Кайтен учтет нерабочие дни в ресурсном планировании — без лишних таблиц и хаоса в Таймлайне. И автоматически пересчитает длительность задач.
Включите флажок «Учитывать календарь ресурсов».
После этого задачи не будут распределяться на сотрудников, у которых отмечены Нерабочие дни.
Отмечать, а также согласовывать или отклонять нерабочие дни (отпуск, больничный, отгулы и т. д.) могут только те сотрудники, которым предоставлен доступ к разделу «Нерабочие дни».
Перейдите в Администрирование → Пользователи.
Выберите нужного сотрудника (например, HR, который будет отмечать отпуска).
Включите доступ к разделу «Нерабочие дни».
После этого пользователь сможет управлять отсутствиями коллег в календаре.
Перейдите в Администрирование → Пользователи и откройте вкладку «Нерабочие дни».
Выберите сотрудника и отметьте отпуск, больничный или другой период отсутствия в календаре.
В разделе Администрирование → Настройки компании по умолчанию включена функциональность — «Автоматическое одобрение запросов нерабочего времени».
Если функция включена, любой сотрудник может указать нерабочие дни в профиле без согласования.
Если функция выключена, система создаст заявку, которую нужно будет одобрить ответственным сотрудником.
Перейдите в Профиль → Нерабочие дни.
Выберите даты в календаре. При необходимости укажите причину (например, отпуск, больничный, командировка).
Нажмите «Добавить». После этого поведение системы зависит от выбранных настроек компании.
Нерабочее время сотрудника автоматически одобрится — в календаре сотрудника эти дни будут отмечены зеленым.
В ресурсном планировании нагрузка на эти даты не распределяется, так как они считаются выходными.
После выбора дат создаётся заявка на согласование. В календаре пользователя эти дни выделяются жёлтым цветом.
Заявка появляется в разделе Администрирование → Пользователи → Нерабочие дни у сотрудников, которым предоставлен доступ.
Далее согласующий принимает решение: согласовать или отклонить заявку на отпуск и кликает на соответствующую кнопку в столбце «Действия».
По клику на любую из кнопок откроется модальное окно-подтверждение, в котором можно ввести комментарий, например, почему отпуск отклонили.
Если заявка одобрена, дни автоматически исключаются из ресурсного планирования.
По умолчанию у всех пользователей включены уведомления о добавлении, изменении или удалении нерабочих дней. Сотрудник получит сообщение или письмо, когда ему назначат отпуск или изменят его даты. При желании их можно отключить.
Если у пользователя начинается отпуск, в первый день его отсутствия на аватарке появляется красный значок. Он сохраняется до конца нерабочего периода.
Значок отображается на таймлайне, в ресурсном планировании и в карточках (при открытии). На фасаде карточки значок отсутствия не показывается.
При наведении на аватарку показывается срок нерабочих дней сотрудника.
Не нужно вручную сдвигать дедлайны — система сделает это за вас, если будут выполнены все условия.
Включите в настройках Таймлайна опцию «Учитывать календарь ресурсов». Без этого пересчет не сработает.
Убедитесь, что у ответственного в профиле внесены и подтверждены нерабочие дни. Это можно проверить через Администрирование — Пользователи — Нерабочие дни.
Создайте карточку и назначьте ответственного и ресурсы на задачу (в рабочих днях/часах).
Готово! Срок задачи на Таймлайне автоматически сдвинулся с учетом нерабочих дней сотрудника.
