Нерабочие дни

Если ваш сотрудник уйдет в отпуск, на больничный или возьмет отгул, Кайтен учтет нерабочие дни в ресурсном планировании — без лишних таблиц и хаоса в Таймлайне. И автоматически пересчитает длительность задач.

Как это работает в Таймлайне

Включите флажок «Учитывать календарь ресурсов».

После этого задачи не будут распределяться на сотрудников, у которых отмечены Нерабочие дни.

Как открыть доступ к управлению Нерабочими днями

Отмечать, а также согласовывать или отклонять нерабочие дни (отпуск, больничный, отгулы и т. д.) могут только те сотрудники, которым предоставлен доступ к разделу «Нерабочие дни».

1. Перейдите в Администрирование → Пользователи.

2. Выберите нужного сотрудника (например, HR, который будет отмечать отпуска).

3. Включите доступ к разделу «Нерабочие дни».

После этого пользователь сможет управлять отсутствиями коллег в календаре.

Как администратор может отметить нерабочие дни сотруднику

1. Перейдите в Администрирование → Пользователи и откройте вкладку «Нерабочие дни».

3. Выберите сотрудника и отметьте отпуск, больничный или другой период отсутствия в календаре.

Настройка Нерабочих дней в личном профиле

В разделе Администрирование → Настройки компании по умолчанию включена функциональность — «Автоматическое одобрение запросов нерабочего времени».

• Если функция включена, любой сотрудник может указать нерабочие дни в профиле без согласования.

• Если функция выключена, система создаст заявку, которую нужно будет одобрить ответственным сотрудником.

Как сотруднику добавить нерабочие дни

1. Перейдите в Профиль → Нерабочие дни.

2. Выберите даты в календаре. При необходимости укажите причину (например, отпуск, больничный, командировка).

3. Нажмите «Добавить». После этого поведение системы зависит от выбранных настроек компании.

Вариант 1. Функция автоматического одобрения включена

Нерабочее время сотрудника автоматически одобрится — в календаре сотрудника эти дни будут отмечены зеленым.

В ресурсном планировании нагрузка на эти даты не распределяется, так как они считаются выходными.

Вариант 2. Функция автоматического одобрения выключена

После выбора дат создаётся заявка на согласование. В календаре пользователя эти дни выделяются жёлтым цветом.

Заявка появляется в разделе Администрирование → Пользователи → Нерабочие дни у сотрудников, которым предоставлен доступ.

Далее согласующий принимает решение: согласовать или отклонить заявку на отпуск и кликает на соответствующую кнопку в столбце «Действия».

По клику на любую из кнопок откроется модальное окно-подтверждение, в котором можно ввести комментарий, например, почему отпуск отклонили.

Если заявка одобрена, дни автоматически исключаются из ресурсного планирования.

Уведомления

По умолчанию у всех пользователей включены уведомления о добавлении, изменении или удалении нерабочих дней. Сотрудник получит сообщение или письмо, когда ему назначат отпуск или изменят его даты. При желании их можно отключить.

Отображение нерабочих дней на аватарке пользователя

Если у пользователя начинается отпуск, в первый день его отсутствия на аватарке появляется красный значок. Он сохраняется до конца нерабочего периода.

Значок отображается на таймлайне, в ресурсном планировании и в карточках (при открытии). На фасаде карточки значок отсутствия не показывается.

• При наведении на аватарку показывается срок нерабочих дней сотрудника.

Пересчет длительности задачи с учетом Нерабочих дней пользователя

Не нужно вручную сдвигать дедлайны — система сделает это за вас, если будут выполнены все условия.

1. Включите в настройках Таймлайна опцию «Учитывать календарь ресурсов». Без этого пересчет не сработает.

2. Убедитесь, что у ответственного в профиле внесены и подтверждены нерабочие дни. Это можно проверить через Администрирование — Пользователи — Нерабочие дни.

3. Создайте карточку и назначьте ответственного и ресурсы на задачу (в рабочих днях/часах).

4. Готово! Срок задачи на Таймлайне автоматически сдвинулся с учетом нерабочих дней сотрудника.

Подробнее о модуле ГАНТ и Ресурсное планирование