Модуль Автоматизации

Этот инструмент позволяет автоматизировать повторяющиеся действия в таск-трекере и освободить время для более важных вещей.

Автоматизация — это правило для выполнения автоматических действий, при условии наступления определенных событий.

На тарифе Free доступно 5 автоматизаций на компанию.

На тарифе Pro и Standard без подключенного модуля доступно 15 автоматизаций на компанию, а с подключенным модулем количество автоматизаций неограниченно.

Все автоматизации, созданные до 18.11.22 на всех тарифах продолжат работать, даже при превышении лимита, но создавать новые автоматизации можно только при подключении модуля либо в пределах лимита тарифа.

Где найти

Нажмите на иконку с буквой «А» на правой панели пространства.

Перед вами откроется окно, в котором вы можете создать новые автоматизации и редактировать уже существующие.

Автоматизации создаются отдельно для каждого пространства. Для этого вы должны находиться на нужном пространстве и иметь на нем права администратора или редактора.

Как работают Автоматизации

Для создания автоматизации в левой колонке «Когда» необходимо задать событие, которое сработает как триггер, и настроить дополнительные поля. Здесь же можно добавлять дополнительные условия к основному триггеру.
В правой колонке «Выполнить» нужно выбрать действие, которое должно быть автоматически исполнено, когда произойдет указанное событие. Таких действий может быть несколько.

На скриншоте ниже мы выбирали в качестве триггера событие «Карточка перемещена в» и указали колонку «В работе» на нужной доске. В качестве действия мы выбрали «Назначить ответственным автора события». То есть, если пользователь переместит карточку на этой доске в колонку «В работе», он автоматически добавится в неё ответственным.

Именно событие-триггер запускает автоматизацию. Автоматизация срабатывает, если все условия выполнены на момент срабатывания триггера.

То есть: КОГДА сработал триггер, условия А и Б должны быть выполнены.

Допустим, вы настроили автоматизацию при которой:

триггер — событие «Карточка перемещена»
условие — тип карточки «Баг»
еще условие — поле «Приоритет» равно «Срочно»

✅ Автоматизация сработает: в момент перемещения карточки, если в ней уже добавлен приоритет «Срочно» и установлен тип «Баг».

❌ Автоматизация не сработает: если на момент перемещения карточки, не было выполнено хотя бы одно из дополнительных условий. То есть, если вы переместили карточку, а затем добавили в нее тип «Баг» и приоритет «Срочно», автоматизация не запустится.

После сохранения, автоматизация появится на вкладке Управление.

Вы можете ее отредактировать, скопировать или удалить. Удаление автоматизации доступно только администраторам пространства.

Будьте внимательны, чтобы автоматизации не отменяли действия друг друга.

Обратите внимание: Автоматизация может копироваться на другое пространство полностью корректно или с поломкой. Корректная — переносится на новое пространство и запустится автоматически. С поломкой — если в настройках указаны параметры, недоступные в новом пространстве. Например, конкретная доска или исполнитель. В таком случае настройки будут скопированы, но автоматизация не будет активирована. Кайтен укажет параметры, которые нужно изменить в настройках — затем вы сможете активировать автоматизацию вручную.

Пока что модуль находится в активной разработке, мы добавляем в него новые условия-триггеры и действия для автоматизации. Следите за обновлениями в разделе Что нового в Кайтен.

Вам также могут быть полезны статьи:

👉 Автоматизации — какие действия можно автоматизировать и какие события могут быть триггерами.

👉 Автоматизации по времени — про особый тип автоматизаций, который зависит от сроков задач.

👉 Примеры автоматизаций — как использовать условия и триггеры, чтобы автоматизировать рутинные действия в таск-трекере.