Документация и инструкции
Как руководителю запустить процесс согласования отпусков и нерабочих дней в Кайтене
Вы можете полностью перенести процесс согласования отпусков и других нерабочих дней в Кайтен, чтобы все рабочие процессы вашей компании оставались внутри платформы. При согласовании отпуска в Кайтен на аватарке сотрудника, который временно отсутствует, появится специальная иконка. Так вся в команде, включая заказчиков задач, будут в курсе, что человек недоступен, а планирование работы становится прозрачным и удобным.
Ниже — как настроить процесс согласования отпусков и нерабочих дней в Кайтне: убрать автосогласование, назначить ответственных за согласование, управлять заявками сотрудников и отмечать нерабочие дни вручную.
В Кайтен по умолчанию включена функция автосогласования, но если вы хотите перенести процесс согласования отпусков прямо в Кайтен, чтобы контролировать загрузку, видеть наличие исполнителей по задачам и уменьшить задержки в работе — перед началом настройки необходимо отключить автосогласование.
Отключить автосогласование может владелец аккаунта или пользователи с доступом к Административному разделу Настройки компании.
Перейдите в Администрирование → Настройки компании.
Найдите параметр «Автоматическое одобрение запросов нерабочего времени» и выберите политику:
Включено — сотрудники сами добавляют нерабочие дни, без участия HR.
Выключено — каждый запрос на отпуск, больничный или отгул поступает на согласование HR/руководителю.
Чтобы HR или руководитель мог видеть запросы сотрудников и управлять отсутствиями, нужно выдать доступ к разделу:
Перейдите в Администрирование → Пользователи.
Выберите нужного сотрудника.
Включите доступ к разделу «Нерабочие дни».
Теперь этот пользователь сможет просматривать календарь отсутствий, одобрять и отклонять заявки, а также корректировать даты нерабочих дней других сотрудников.
Теперь дело за сотрудниками — им нужно в личном профиле сформировать заявку на нерабочие дни (отпуск/больничный/командировка и т.д.).
Подробная инструкция для сотрудников в статье «Инструкция для сотрудников: как оформить заявку на отпуск в Кайтене». Отправьте эту статью команде, чтобы инструкция всегда была под рукой.
Если автосогласование включено — дни автоматически подтверждаются.
Если автосогласование выключено — после оформления заявки сотрудником через личный профиль, в Администрировании → Пользователи → Нерабочие дни появится запрос на рассмотрение HR/руководителя.
Этот шаг выполняется только если автосогласование отключено. В этом случае каждая заявка проходит ручную проверку у HR или назначенного ответственного.
Откройте Администрирование → Пользователи → Нерабочие дни.
Найдите заявку сотрудника в списке запросов. В колонке «Действия» выберите:
✅ — одобрить,
❌ — отклонить.
При отклонении можно добавить комментарий (например, о пересечении с отпуском коллеги).
Со дня начала отсутствия рядом с аватаркой сотрудника появляется значок отсутствия — это видно в задачах, списках, на досках и при назначении ответственных.
При наведении на аватарку отображаются точные даты отсутствия, что помогает командам планировать сроки, перестановки и замены.
Если HR не провёл действие в нужный срок:
Заявка останется в списке ожидания и будет продолжать висеть в блоке запросов.
В календаре сотрудника и в Профиле в разделе «Нерабочие дни» она будет отображаться жёлтым цветом и иметь статус «Ожидает подтверждения».
На задачах и в планировании сотрудник будет считаться доступным, т.к. отпуск ещё не подтверждён.
Значок отсутствия на аватарке не появится, даже если запрошенная дата уже наступила.
Бывают ситуации, когда сотрудник не может самостоятельно подать запрос — например, заболел, находится в больнице или без доступа к ноутбуку. В этом случае HR, руководитель или другой назначенный сотрудник с доступом к разделу «Нерабочие дни» может внести отсутствие вручную — чтобы команда знала, что специалист временно недоступен, и корректно планировала задачи.
Перейдите в Администрирование → Пользователи и откройте вкладку «Нерабочие дни».
Выберите сотрудника и отметьте отпуск, больничный или другой период отсутствия в календаре.
