Как приоритизировать задачи в Kaiten

Как не запутаться в карточках в Кайтене и в первую очередь брать в работу наиболее важные задачи?

Покажем несколько способов подсветить приоритеты задач с помощью инструментов Кайтен. Выбирайте любой из них или комбинируйте сразу несколько для более эффективной работы!

Вы узнаете:

Как расположить карточки на доске по приоритетам;
Как выставить приоритетность задач через пользовательские поля;
Как выставить приоритетность задач через метки;
Как разделить задачи на доске по дорожкам в зависимости от приоритетов;
Как с помощью визуальных сигналов показать срочность задач;
Как сортировать карточки в колонках по приоритетам;
Как провести коллективную оценку приоритетности задачи.

Самый простой способ — расположить карточки на досках от важного к менее значимому

Обычно чем выше карточка находится в колонке на досках Кайтен, тем более приоритетной она считается.

Вы можете менять местами карточки в колонках так, как вам это нужно. Просто создайте карточку и переместите ее в нужное место в колонке в зависимости от приоритета.

Обозначить приоритеты через пользовательские поля

Для этого создайте пользовательское поле с типом Селект и перечислите виды приоритетов, которые можно будет указывать для карточек.

Допустим, вы решили, что приоритет будет выставляться по 4-балльной шкале. Тогда «Приоритет 1» присваивается самым срочным задачам, и так по нисходящей до «Приоритета 4».

После того, как пользовательские поля с приоритетами будут заполнены, вы сможете фильтровать карточки на пространстве по этим приоритетам. Для этого нажмите на нужный приоритет на фасаде карточки:

👉 О пользовательских полях вы можете прочитать здесь.

Обозначить приоритеты через выставление меток

Чтобы понимать, какие задачи более приоритетные, а какие менее приоритетные, вы можете создать соответствующие метки для задач разного уровня важности.

Например, можно создать метки «Срочно», «Ждет» и «Longterm» и добавить их в соответствующие карточки:

После создания меток вы можете отфильтровать по ним карточки на пространстве — отобразить только задачи с нужным вам приоритетом.

Это можно сделать, нажав на нужную метку на фасаде карточки или через кнопку «Фильтры» вверху пространства.

👉 О создании меток вы можете прочитать здесь.

Разделение задач на дорожки по приоритетности

Если у вас на доске много задач с разными приоритетами, дорожки помогут подсветить наиболее приоритетные задачи. Исполнители будут понимать, из какой дорожки им наиболее важно взять карточку в работу.

Создайте отдельные дорожки для каждого типа задач в зависимости от приоритетов. Например, «Более приоритетные» и «Менее приоритетные». Расположите дорожку в высоким приоритетом вверху доски, а с меньшим приоритетом — ниже.

Договоритесь внутри команды, какие задачи являются наиболее важными, и отправляйте их на дорожку «Более приоритетные» — так они всегда будут находится в самом верху доски.

👉 Информация о добавлении дорожек и возможностях их использования здесь.

Установление срока и значка «Срочно»

Чтобы показать, что задача приоритетная, вы также можете использовать значок «Срочно». Сделать это можно через поле «Срок», где вы можете поставить дедлайн задаче.

Значок отобразится на фасаде карточки.

И по дедлайну тоже можно отфильтровать задачи на пространстве.

Сортировка карточек в колонках по приоритетам

В Kaiten не обязательно вручную передвигать важные карточки вверх колонки. Для этого есть опция сортировки карточек в колонке. Вы можете отсортировать карточки по названию, размеру, дате создания, дате выполнения и пользовательским полям.

Например, сделать так, чтобы карточки с ближайшими сроками располагались выше в колонке, или расположить вверху карточки с наивысшим приоритетом.

Для этого нажмите на три точки рядом с названием колонки → Управление карточками → Отсортировать карточки:

В открывшемся окне выберите вид сортировки, дорожку и порядок расположения карточек:

👉 Подробнее о сортировке карточек в колонке здесь.

Распределять приоритеты по Размеру карточек

В карточках в Kaiten есть поле Размер — его тоже можно использовать для выставления приоритетности.

Например, максимальный размер — максимальная приоритетность.

Откройте карточку, нажмите на фиолетовую кнопку в левом верхнем углу и выберите пункт «Размер».

После этого в карточке появится поле «Размер». Затем нажмите на ссылку «Установить размер» и введите значение. Нажмите «Сохранить»

Кроме того, вы можете использовать функцию коллективной оценки размера карточки. Это поможет определить приоритет задачи, основываясь на мнении нескольких участников команды.

🔥 Про применение поля «Коллективная оценка» читайте в статье «Как делать то, что принесет больше пользы бизнесу и не косячить со сроками»